KnowSystem: Knowledge Base System v.19

Cấu trúc và điều hướng

• Xây hệ thống phân cấp mục kiến thức để chuyển khu vực ngay, dù cơ sở lớn đến đâu.
• Định nghĩa cây thẻ để điều hướng nhanh và cấu trúc sâu, xuyên suốt.
• Đưa vào một phân loại kiến thức để phân biệt các loại bài viết chỉ với một cú nhấp.
• Tạo, cập nhật và sắp lại thẻ, mục và loại ngay trong KnowSystem — rồi in mọi bài thuộc thẻ hoặc mục đã chọn.
• Tìm mục và thẻ ngay trên bảng điều hướng.

Chọn, sắp xếp và thao tác hàng loạt

• Sắp xếp bài theo lượt xem, điểm thích, tiêu đề, tác giả, mục và ngày tạo hoặc ghi.
• Chọn bài từng bước - lựa chọn không bị xóa khi tìm mới hoặc mở bản ghi - rồi chạy thao tác hàng loạt trên mọi thứ đã chọn.
• Cập nhật kiến thức hàng loạt: gán mục mới (kể cả kéo bài vào bảng điều hướng), thêm hoặc gỡ thẻ, in nhiều bài thành một PDF, theo dõi/bỏ theo dõi thảo luận, xuất bản/gỡ xuất bản, xuất Excel, lưu trữ hoặc khôi phục, thêm vào tour học và tài liệu, đánh dấu yêu thích và nhân bản.

Năm trình soạn, một mô hình bài viết

• Khối dựng backend - kéo và thả để soạn bài viết chuyên nghiệp ngay trong backend Odoo. Trình soạn thảo dựa trên HTML nghiêm ngặt, tương thích với in ấn và bố cục tin nhắn; sắp xếp lại các khối và điều chỉnh chiều rộng, chiều cao và kiểu.
• Trình tạo website - áp kiểu nâng cao, snippet, hoạt ảnh và tiện ích qua trình soạn website có sẵn của Odoo. Lý tưởng cho trang cổng đẹp; tránh dùng cho bài nội bộ hoặc in, vì kiểu nâng cao thường mâu thuẫn bố cục in và soạn thư.
• Văn bản thuần - giữ một số bài ở dạng văn bản đơn giản để tương thích không giới hạn với bản in và email, rồi sao chép nội dung vào clipboard để chia sẻ nhanh.
• Trình soạn HTML chuẩn - trình soạn Odoo quen thuộc với lệnh gạch chéo tích hợp cho đoạn chèn nhanh.
• HTML thô - chuyển sang trình soạn mã bất cứ lúc nào để thêm thẻ và kiểu, kể cả phần tử sẵn sàng cho Bootstrap và iframe.

Mẫu cho tốc độ và nhất quán

• Mẫu dùng lại - chuẩn bị mẫu kiến thức cho các loại bài lặp lại như quy trình, FAQ hoặc ghi chú phát hành, để người viết không bao giờ bắt đầu từ trang trống.
• Lưu bất kỳ bài nào thành mẫu - biến bài đã có, cấu trúc tốt thành mẫu dùng lại chỉ một cú nhấp và dần xây thư viện riêng.
• Soạn thảo nhanh, nhất quán - bắt đầu bài viết mới từ một mẫu để tiết kiệm thời gian và giữ cấu trúc, giao diện đồng nhất trên toàn cơ sở tri thức.
• Đúng trình soạn cho từng trang - đổi loại trình soạn của bài khi nội dung cần, để mọi trang dùng công cụ phù hợp nhất mà không phải tạo lại.

Kiến thức trong mọi tài liệu Odoo

• Bật 'Articles by Documents' để thêm lối vào tri thức nhanh trên mọi dạng xem biểu mẫu Odoo.
• Tìm theo thẻ, mục hoặc nội dung để xem nhanh, và đọc bài mà không rời bản ghi.
• Liên kết thẻ với loại tài liệu để bài đúng hiện mặc định - ví dụ gán phiếu helpdesk thẻ 'odoo/helpdesk' và nó được điền sẵn trên mọi phiếu.
• Bật 'KnowSystem in systray' để vào cơ sở từ mọi nơi trong Odoo, dù đang ở màn hình nào.

Áp dụng tri thức trong trao đổi

• Bật 'Articles in Email Composers' để tham chiếu hoặc trích dẫn tri thức trong tin nhắn Odoo.
• Xem bài liên quan cuộc thảo luận hiện tại và chèn bằng lệnh trình soạn '/' > KnowSystem; nội dung được thêm vào thư.
• Tự động đính kèm bản PDF của (các) bài được dẫn.
• Chia sẻ liên kết với đồng nghiệp hoặc đối tác dạng backend, trang web/cổng thông tin, hoặc URL cổng có token.
• Bật 'Articles in Activities' để chèn bài hoặc liên kết của chúng vào hoạt động Odoo.

Tour học có hướng dẫn

• Bật 'Tours' để ghép bài viết thành chuỗi bước học có thứ tự.
• Mở tour trong giao diện riêng để học từng bước, rồi chia sẻ với mọi người hoặc nhóm người dùng cụ thể.
• Theo dõi tiến độ nhân viên theo hướng dẫn và quy tắc của bạn.

Chia sẻ và xuất bản

• 'Portal KnowSystem' chia sẻ kiến thức với đối tác bên ngoài; 'Public KnowSystem' mở kiến thức đó cho khách truy cập trang web.
• Cấu hình thẻ KnowSystem hoặc đăng bài để kiểm soát đúng nội dung được chia sẻ.
• Ghép bài viết thành tài liệu nâng cao; 'Portal Documentation' và 'Public Documentation' quyết định ai được đọc.

Tạo và cấu trúc

• Ghép bài thành tài liệu nâng cao bao trùm cả một khía cạnh kinh doanh, tổ chức hoặc chức năng.
• Tạo mục chỉ bằng cách chọn và sắp xếp bài — KnowSystem tự tạo trang website.
• Tái sử dụng cùng bài viết trên nhiều phần tài liệu.
• Tạo số trang tài liệu không giới hạn, sắp theo danh mục.
• Tùy chỉnh từng trang: bật/tắt thanh tìm kiếm và mục lục, thêm hoặc gỡ ảnh và chữ xem trước.

Chia sẻ, điều hướng và phiên bản

• Xuất bản tài liệu cho mọi người, hoặc gán thẻ KnowSystem để cấp quyền cho đối tác Odoo đã chọn.
• Quyết định điều gì xảy ra khi người đọc không có quyền với bài được đưa vào: bỏ qua hạn chế, ẩn phần đó, hoặc hiện cảnh báo bảo mật.
• Hiện mục lục tự động, xây từ tiêu đề các bài đã gồm, để điều hướng nhanh.
• Bật tìm trên toàn văn hoặc chỉ tiêu đề, với từ khóa phân biệt hoặc không phân biệt hoa thường.
• Áp dụng phiên bản để tránh làm trùng thông số, hướng dẫn người dùng và chỉ dẫn phần mềm.

Kiến thức trên cổng đối tác Odoo

• Bật 'Portal KnowSystem' để mỗi đối tác Odoo có cổng web riêng từ các bài bạn chọn chia sẻ.
• Thiết kế bài cho một công ty cụ thể, hoặc tái sử dụng cùng trải nghiệm kiến thức cho nhiều khách.
• Bài đến người dùng cổng khi (a) đã xuất bản, hoặc (b) mang thẻ liên quan người dùng.
• Gán thẻ cho đối tác theo hai cách: điền 'KnowSystem tags' trên biểu mẫu đối tác, hoặc định nghĩa 'Allowed partners' trên thẻ.
• Tùy chọn cho phép đối tác in bài viết, thích và chia sẻ.

Cơ sở tri thức tự phục vụ công khai

• Bật 'Public KnowSystem' để mở tri thức cho khách trang web chưa đăng nhập — tự phục vụ thực sự.
• Chỉ hiện bài đã xuất bản - xuất bản bằng hành động hàng loạt 'Publish' hoặc hộp 'Visible on current website'.
• Xuất bản cả thẻ và loại bài để chúng hiện trên cổng; mục chỉ hiện khi đã có bài nhìn thấy được.
• Tùy chỉnh cổng thông tin: hiện hoặc ẩn điều hướng theo thẻ và loại (hoặc cả điều hướng), thêm phần giới thiệu và gợi ý điều hướng, đặt chú giải mục.

Làm việc nhóm và sử dụng

• Toàn bộ lịch sử sửa bài được giữ trong Odoo, kiểu wiki. Nếu người dùng làm hỏng gì, chỉ cần 2 cú nhấp để khôi phục đúng phiên bản.
• Người dùng tham gia thảo luận bài viết và đăng ký cập nhật.
• Chia sẻ bài viết có token với bất kỳ liên hệ nào.
• Theo dõi thống kê từng bài: người đóng góp, lượt xem, thích và không thích, tần suất dùng trong tin nhắn, và ai đánh dấu yêu thích.
• Đặt hoạt động để kho kiến thức cải thiện, và tự lưu trữ bài sau ngày đã chọn.

Kiến thức đa ngôn ngữ

• Dịch bài sang mọi ngôn ngữ đã cài trong Odoo, để người dùng đọc và sửa bằng ngôn ngữ họ chọn.
• Tránh làm đôi với 'Copy from another translation' — nhưng hãy chắc bạn thật sự cần chế độ đa ngôn ngữ, vì khi đó mọi bài phải được cập nhật ở tất cả ngôn ngữ.
• Đổi ngôn ngữ ngay trong trình soạn backend để xem hoặc cập nhật bản dịch.

Hiện kiến thức trên trang sản phẩm

• Thêm mục tri thức sản phẩm vào mọi trang eCommerce ngay khi cài.
• Ẩn với mẫu cụ thể (cài đặt 'Do not show eCommerce FAQ') hoặc cả eShop trên một website (tùy chọn 'FAQ view' - 'Do not show').
• Đặt tiêu đề nút riêng ('văn bản nút FAQ'); mặc định là ' Câu hỏi thường gặp', nhưng bạn có thể đổi thành bất kỳ nội dung nào, ví dụ 'Tài liệu sản phẩm' hoặc 'Hướng dẫn' - cho phép thẻ HTML đơn giản.
• Chọn «Liên kết cổng KnowSystem» cho «Chế độ xem FAQ» để đưa người mua đến điều hướng đầy đủ, giới hạn các bài liên kết với sản phẩm hiện tại.
• Hoặc chọn 'Popup accordion' để mở mọi bài khớp trong cửa sổ bật, để người mua ở lại trang sản phẩm.

Khớp đúng FAQ với đúng sản phẩm

• Liên kết mẫu sản phẩm với KnowSystem; hiện bài cho tập giá trị thuộc tính cụ thể và ẩn với tập khác - ví dụ FAQ khác cho bàn thép và nhôm.
• Định nghĩa kiến thức cho thuộc tính hoặc giá trị thuộc tính Odoo bất kể sản phẩm thực — ví dụ tài liệu bổ sung cho mọi biến thể có 'chân' hoặc 'chân tùy chỉnh'.
• Áp dụng cài đặt toàn cục theo website để cùng cơ sở FAQ cho mọi mục bán trên đó.
• Nhắm mục KnowSystem, thẻ hoặc bài cụ thể trên mỗi lớp. Một mẩu kiến thức được chọn nếu thỏa bất kỳ tiêu chí nào; với mục và thẻ, nút con cũng được tính.
• Bài chỉ hiện nếu người dùng truy cập được, nên khách website chỉ thấy bài đã xuất bản.

• Helpdesk - khi một vấn đề được giải quyết, ghi giải pháp vào KnowSystem để đồng nghiệp dùng lại và khách tự phục vụ.
• Bán hàng & CRM - trợ lý cho nhân viên bán hàng về thông tin sản phẩm, ưu đãi hiện tại và câu hỏi thường gặp của khách.
• Quản lý dự án - lưu và dễ dàng truy xuất kiến thức về các giải pháp, công cụ, gợi ý và thử nghiệm sẵn có.
• HR - chuẩn bị hướng dẫn, quy tắc, tour học tập, đào tạo và mọi kiến thức đã mã hóa về quy trình thường ngày trong công ty.

• Marketing - tổ chức thư viện trực tuyến gồm tình huống dùng sản phẩm, kiến thức chuyên gia và tài liệu có cấu trúc tốt.
• Pháp lý - hệ thống hóa chính sách và quản lý hợp đồng/phê duyệt, đồng thời giữ bộ phân loại đầy đủ về thương hiệu và giấy phép.
• Công nghệ thông tin - chia sẻ sổ tay và hướng dẫn cấu hình dễ tới, chỉ một lần tìm kiếm.

Thêm trường mà không cần mã

• Không cần kiến thức kỹ thuật - thêm trường và nhập chi tiết để hiện thuộc tính mới cho bài viết.
• Chọn từ đủ loại: văn bản một dòng (char), văn bản thuần, văn bản phong phú (HTML), số nguyên hoặc thực, danh sách thả với tùy chọn riêng, hộp kiểm (boolean), ngày hoặc ngày-giờ, tải tệp (binary), và tham chiếu tới bản ghi Odoo khác như đơn bán hoặc liên hệ (many2one).
• Chọn vị trí trường trên giao diện từ danh sách tùy chọn đóng.
• Đánh dấu trường bắt buộc để buộc người dùng nhập giá trị.

Tùy chỉnh theo loại, chia sẻ và bảo mật

• Dùng loại bài để chỉ hiện thuộc tính đúng bài - 'user guidelines' và 'technical specifications' có thể mang thuộc tính hoàn toàn khác.
• Hoạt động cả trên backend KnowSystem và cổng chia sẻ tri thức.
• Trường tùy chỉnh có thể nhập và xuất.
• Chỉ quản trị viên KnowSystem mới được tạo trường tùy chỉnh.