KnowSystem: Knowledge Base System v.19

Структура и навигация

• Постройте иерархию разделов знаний, чтобы мгновенно переключаться между областями, как бы ни росла база.
• Задайте дерево тегов для быстрой навигации и более глубокой сквозной структуры.
• Введите типологию знаний, чтобы отличать виды статей одним кликом.
• Создавайте, обновляйте и меняйте порядок тегов, разделов и типов прямо в KnowSystem — и печатайте все статьи выбранного тега или раздела.
• Ищите разделы и теги мгновенно на панели навигации.

Выбирайте, сортируйте и действуйте пакетом

• Сортируйте статьи по просмотрам, рейтингу лайков, названию, автору, разделу и датам создания или записи.
• Отмечайте статьи шаг за шагом — выбор не сбрасывается новым поиском и при открытии записи — затем запускайте массовые действия по всему выбранному.
• Обновляйте знания пакетом: назначайте новый раздел (в том числе перетаскиванием на панель навигации), добавляйте или снимайте теги, печатайте много статей одним PDF, подписывайтесь на обсуждения, публикуйте/снимайте с публикации, выгружайте в Excel, архивируйте или восстанавливайте, добавляйте в учебные туры и документацию, помечайте избранным и дублируйте.

Пять редакторов, одна модель статьи

• Блоки в бэкенде — собирайте профессиональные статьи перетаскиванием прямо в бэкенде Odoo. Редактор опирается на строгий HTML, совместимый с печатью и вёрсткой сообщений; меняйте порядок блоков и их ширину, высоту и стили.
• Конструктор сайта — применяйте продвинутые стили, сниппеты, анимации и виджеты встроенным редактором сайта Odoo. Удобно для красивых портальных страниц; для внутренних или печатных статей лучше не использовать: сложные стили часто ломают печать и композер.
• Простой текст — оставляйте отдельные статьи простым текстом для полной совместимости с печатью и письмами и копируйте содержимое в буфер для быстрой отправки.
• Стандартный HTML-редактор — привычный редактор Odoo со встроенными slash-командами для быстрых вставок.
• Сырой HTML — в любой момент переключитесь в редактор кода, чтобы добавить любые теги и стили, включая элементы Bootstrap и iframe.

Шаблоны для скорости и единообразия

• Переиспользуемые шаблоны — готовьте шаблоны знаний для повторяющихся типов статей: процедуры, FAQ, заметки о релизах, чтобы авторы не начинали с пустой страницы.
• Сохраните любую статью как шаблон — превратите готовую хорошо структурированную статью в переиспользуемый шаблон одним кликом и наращивайте свою библиотеку.
• Быстрее и единообразнее — начинайте новые статьи с шаблона, чтобы экономить время и держать единую структуру и вид всей базы знаний.
• Нужный редактор для каждой страницы — меняйте тип редактора статьи, когда этого требует контент, без пересоздания страницы.

Знания внутри любого документа Odoo

• Включите 'Articles by Documents', чтобы добавить быстрый вход в знания в любую форму Odoo.
• Ищите по тегам, разделу или содержимому для быстрого обзора и читайте статью, не покидая запись.
• Связывайте теги с типами документов, чтобы нужные статьи появлялись по умолчанию — например, назначьте тикетам helpdesk тег 'odoo/helpdesk', и он будет подставляться на каждом тикете.
• Включите 'KnowSystem in systray', чтобы открывать базу из любой точки Odoo, на каком бы экране вы ни были.

Применяйте знания в переписке

• Включите 'Articles in Email Composers', чтобы ссылаться на знания или цитировать их в сообщениях Odoo.
• Смотрите статьи, связанные с текущим обсуждением, и вставляйте их командой редактора '/' > KnowSystem; содержимое добавляется в сообщение.
• Автоматически прикрепляйте PDF-версию цитируемых статей.
• Делитесь ссылками с коллегами или партнёрами как бэкенд, сайт/портал или токенизированные URL портала.
• Включите 'Articles in Activities', чтобы вставлять статьи или их ссылки в активности Odoo.

Учебные туры

• Включите 'Tours', чтобы собирать статьи в упорядоченную последовательность шагов обучения.
• Запускайте тур в отдельном интерфейсе, изучайте шаг за шагом и делитесь им со всеми или с выбранными группами.
• Отслеживайте прогресс сотрудников по вашим инструкциям и регламентам.

Публикация и доступ

• 'Portal KnowSystem' делится знаниями с внешними партнёрами; 'Public KnowSystem' открывает их посетителям сайта.
• Настраивайте теги KnowSystem или публикуйте статьи, чтобы точно контролировать, чем вы делитесь.
• Собирайте статьи в продвинутую документацию; 'Portal Documentation' и 'Public Documentation' определяют, кто может её читать.

Создание и структура

• Собирайте статьи в продвинутую документацию, которая покрывает целый бизнес-, организационный или функциональный аспект.
• Создайте раздел, просто выбрав и упорядочив статьи — KnowSystem сам генерирует страницу сайта.
• Используйте одну статью в нескольких разделах документации.
• Собирайте неограниченное число страниц документации, структурированных по категориям.
• Настраивайте каждую страницу: включайте поиск и оглавление, добавляйте или убирайте превью-изображения и тексты.

Публикация, навигация и версии

• Публикуйте документацию для всех или назначайте теги KnowSystem, чтобы дать доступ выбранным партнёрам Odoo.
• Решите, что происходит, если у читателя нет доступа к включённой статье: игнорировать ограничение, скрыть фрагмент или показать предупреждение безопасности.
• Показывайте автоматическое оглавление из заголовков включённых статей для быстрой навигации.
• Включите поиск по всему тексту или только по заголовкам, с учётом или без учёта регистра.
• Применяйте версионирование, чтобы не дублировать работу над спецификациями, руководствами и регламентами ПО.

Знания в портале партнёра Odoo

• Включите 'Portal KnowSystem', чтобы у каждого партнёра Odoo был личный веб-портал из статей, которыми вы делитесь.
• Оформите статью для одной конкретной компании или используйте тот же опыт знаний у многих клиентов.
• Статья попадает к пользователю портала, если она (a) опубликована или (b) несёт связанные с пользователем теги.
• Назначьте тег партнёру двумя способами: заполните 'KnowSystem tags' в карточке партнёра или задайте 'Allowed partners' на теге.
• При желании разрешите партнёрам печатать статьи, ставить лайки и делиться.

Публичная база знаний самообслуживания

• Включите 'Public KnowSystem', чтобы открыть знания неаутентифицированным посетителям сайта для настоящего самообслуживания.
• Показываются только опубликованные статьи — публикуйте массовым действием 'Publish' или флажком 'Visible on current website'.
• Публикуйте также теги и типы статей, чтобы они появились на портале; разделы показываются, только когда в них есть видимые статьи.
• Настройте портал: показывать или скрывать навигацию по тегам и типам (или всю навигацию), добавить введение и подсказки навигации, задать подсказки разделов.

Командная работа и использование

• Полная история правок статьи хранится в Odoo, как в вики. Если пользователь что-то сломал, нужную версию можно вернуть за 2 клика.
• Пользователи участвуют в обсуждениях статей и подписываются на обновления.
• Делитесь токенизированными статьями с любым контактом.
• Следите за статистикой статьи: авторы, просмотры, лайки и дизлайки, как часто она используется в переписке и кто добавил в избранное.
• Ставьте активности, чтобы база улучшалась, и автоархивируйте статьи после выбранной даты.

Многоязычные знания

• Переводите статьи на все языки, установленные в Odoo, чтобы пользователи читали и правили на выбранном языке.
• Избегайте двойной работы с 'Copy from another translation' — но убедитесь, что многоязычный режим действительно нужен: тогда каждую статью придётся держать актуальной на всех языках.
• Переключайте язык прямо в редакторе бэкенда, чтобы просматривать или обновлять любой перевод.

Показывайте знания на страницах товаров

• Добавляет блок знаний о товаре на все страницы товаров eCommerce из коробки.
• Скрывайте его для отдельных шаблонов (настройка 'Do not show eCommerce FAQ') или для всего eShop на сайте (опция 'FAQ view' - 'Do not show').
• Задайте свой заголовок кнопки ('FAQ button text'); по умолчанию это ' Frequently asked questions', но можно заменить на что угодно, например 'Product docs' или 'Instructions' — простые HTML-теги разрешены.
• Выберите 'KnowSystem portal link' для 'FAQ view', чтобы отправить покупателей в полную навигацию, ограниченную статьями текущего товара.
• Или выберите 'Popup accordion', чтобы открыть все подходящие статьи во всплывающем окне: покупатель остаётся на странице товара.

Сопоставьте нужный FAQ с нужным товаром

• Связывайте шаблоны товаров с KnowSystem; показывайте статьи для определённых наборов значений атрибутов и скрывайте для других — например, разные FAQ для столов из стали и алюминия.
• Задавайте знания для атрибутов Odoo или их значений независимо от конкретного товара — например, дополнительную документацию для каждого варианта с 'legs' или 'custom legs'.
• Применяйте глобальные настройки по сайту, чтобы одна база FAQ работала для всех товаров, продаваемых там.
• На каждом уровне указывайте разделы, теги или конкретные статьи KnowSystem. Фрагмент знаний выбирается, если он удовлетворяет любому критерию; для разделов и тегов учитываются и дочерние узлы.
• Статьи появляются, только если у пользователя есть к ним доступ, поэтому посетители сайта видят только опубликованные.

• Helpdesk — когда задача решена, зафиксируйте решение в KnowSystem для повторного использования коллегами и самообслуживания клиентов.
• Продажи & CRM — помощник продавца по информации о товарах, текущим предложениям и частым вопросам клиентов.
• Управление проектами — храните и легко находите знания о готовых решениях, инструментах, подсказках и экспериментах.
• HR — готовьте инструкции, регламенты, учебные туры, обучение и любые кодифицированные знания о рутине компании.

• Маркетинг — организуйте онлайн-библиотеку сценариев использования продукта, экспертных знаний и хорошо структурированной документации.
• Юристы — систематизируйте политики и управление договорами/утверждениями и ведите полный классификатор товарных знаков и лицензий.
• Информационные технологии — делитесь доступными руководствами и регламентами конфигурации в одном поиске.

Поля без кода

• Технические знания не нужны: добавьте поле и введите детали, чтобы показать новое свойство статей.
• Выбирайте из полного набора типов: однострочный текст (char), простой текст, форматированный (HTML), целые или дробные числа, выпадающий список со своими вариантами, флажок (boolean), дата или дата-время, загрузка файла (binary) и ссылка на другую запись Odoo, например заказ на продажу или контакт (many2one).
• Выберите положение поля в интерфейсе из закрытого списка вариантов.
• Отметьте поле обязательным, чтобы пользователи обязательно вводили значение.

Настройка по типу, доступ и защита

• Используйте типы статей, чтобы свойства показывались только у нужных статей: у 'user guidelines' и 'technical specifications' могут быть совершенно разные атрибуты.
• Работает и в бэкенде KnowSystem, и на портале обмена знаниями.
• Пользовательские поля можно импортировать и экспортировать.
• Создавать пользовательские поля могут только администраторы KnowSystem.