KnowSystem: Knowledge Base System v.19

Estructura y navegación

• Cree una jerarquía de secciones de conocimiento para cambiar de área al instante, por grande que crezca la base.
• Defina un árbol de etiquetas para navegación rápida y una estructuración transversal más profunda.
• Introduzca una tipología de conocimiento para distinguir tipos de artículos de un clic.
• Cree, actualice y reordene etiquetas, secciones y tipos dentro de KnowSystem, e imprima cada artículo bajo una etiqueta o sección elegida.
• Busque secciones y etiquetas al instante en el panel de navegación.

Seleccione, ordene y actúe en lote

• Ordene artículos por vistas, puntuación de likes, título, autor, sección y fechas de creación o escritura.
• Marque artículos paso a paso: la selección no se borra con una nueva búsqueda ni al abrir un registro; luego ejecute acciones masivas sobre todo lo elegido.
• Actualice el conocimiento en lote: asigne una nueva sección (también arrastrando artículos al panel de navegación), añada o quite etiquetas, imprima muchos artículos en un PDF, siga/deje de seguir debates, publique/despublique, exporte a Excel, archive o restaure, añada a recorridos y a documentación, marque como favorito y duplique.

Cinco editores, un modelo de artículo

• Bloques en el backend - arrastre y suelte para componer artículos profesionales en el backend de Odoo. El editor usa HTML estricto compatible con impresión y maquetas de mensajes; reordene bloques y ajuste ancho, alto y estilos.
• Constructor web - aplique estilos avanzados, snippets, animaciones y widgets con el editor de sitio de Odoo. Ideal para páginas de portal vistosas; evítelo en artículos internos o impresos, porque los estilos avanzados suelen chocar con impresión y maquetas del compositor.
• Texto plano - deje ciertos artículos como texto simple para compatibilidad ilimitada con impresiones y correos, y copie el contenido al portapapeles para compartir rápido.
• Editor HTML estándar - el editor Odoo conocido, con comandos de barra integrados para piezas en línea rápidas.
• HTML en bruto - pase al editor de código en cualquier momento para añadir cualquier etiqueta y estilo, incluidos elementos listos para Bootstrap e iframes.

Plantillas para rapidez y consistencia

• Plantillas reutilizables - prepare plantillas de conocimiento para tipos de artículo recurrentes como procedimientos, FAQ o notas de versión, para que los colaboradores no partan de una página en blanco.
• Guarde cualquier artículo como plantilla - convierta un artículo existente bien estructurado en plantilla reutilizable de un clic y haga crecer su biblioteca.
• Redacción más rápida y coherente - empiece artículos nuevos desde una plantilla para ahorrar tiempo y mantener una estructura y aspecto uniformes en toda la base.
• El editor adecuado para cada página - cambie el tipo de editor de un artículo cuando el contenido lo pida, para que cada página use la herramienta más adecuada sin recrearla.

Conocimiento dentro de cualquier documento Odoo

• Active 'Articles by Documents' para añadir una entrada rápida de conocimiento a cualquier vista formulario Odoo.
• Busque por etiquetas, sección o contenido para un resumen rápido y lea el artículo sin salir del registro.
• Vincule etiquetas a tipos de documento para que los artículos adecuados aparezcan por defecto; p. ej. asigne a los tickets de asistencia la etiqueta 'odoo/helpdesk' y se rellena en cada ticket.
• Active 'KnowSystem in systray' para llegar a la base desde cualquier parte de Odoo, sea cual sea la pantalla.

Aplique el conocimiento en la comunicación

• Active 'Articles in Email Composers' para referenciar o citar conocimiento en mensajes Odoo.
• Vea artículos relacionados con el debate actual e insértelos con el comando del editor '/' > KnowSystem; el contenido se añade al mensaje.
• Adjunte automáticamente una versión PDF del artículo o artículos citados.
• Comparta enlaces con colegas o socios como backend, sitio/portal o URL de portal con token.
• Active 'Articles in Activities' para insertar artículos o sus enlaces en actividades Odoo.

Recorridos de aprendizaje guiados

• Active 'Tours' para combinar artículos en una secuencia ordenada de pasos de aprendizaje.
• Lance un recorrido en una interfaz dedicada para estudiar paso a paso y compártalo con todos o con grupos de usuarios concretos.
• Siga el progreso de los empleados en sus instrucciones y directrices.

Comparta y publique

• 'Portal KnowSystem' comparte conocimiento con socios externos; 'Public KnowSystem' lo abre a visitantes del sitio.
• Configure etiquetas KnowSystem o publique artículos para controlar exactamente qué se comparte.
• Combine artículos en documentación avanzada; 'Portal Documentation' y 'Public Documentation' deciden quién puede leerla.

Crear y estructurar

• Combine artículos en documentación avanzada que cubra todo un aspecto de negocio, organizativo o funcional.
• Cree una sección simplemente seleccionando y ordenando artículos: KnowSystem genera la página del sitio automáticamente.
• Reutilice el mismo artículo en varias secciones de documentación.
• Cree un número ilimitado de páginas de documentación, estructuradas por categorías.
• Personalice cada página: active la barra de búsqueda y el índice, y añada o quite imágenes y textos de vista previa.

Compartir, navegar y versionar

• Publique la documentación para todos, o asigne etiquetas KnowSystem para dar acceso a socios Odoo elegidos.
• Decida qué ocurre si un lector no tiene acceso a un artículo incluido: ignorar la restricción, ocultar ese fragmento o mostrar un aviso de seguridad.
• Muestre un índice automático, construido a partir de los encabezados de los artículos incluidos, para navegar rápido.
• Active la búsqueda en todo el texto o solo en encabezados, con palabras clave sensibles o no a mayúsculas.
• Aplique el versionado para evitar trabajo duplicado en especificaciones, manuales de usuario y directrices de software.

Conocimiento en el portal de socios Odoo

• Active 'Portal KnowSystem' para dar a cada socio Odoo un portal web personal construido con los artículos que elija compartir.
• Diseñe un artículo para una compañía concreta, o reutilice la misma experiencia de conocimiento en muchos clientes.
• Los artículos llegan a un usuario de portal si están (a) publicados o (b) llevan etiquetas relacionadas con el usuario.
• Asigne una etiqueta a un socio de dos formas: rellene 'KnowSystem tags' en la ficha del socio, o defina 'Allowed partners' en la etiqueta.
• Opcionalmente permita a los socios imprimir artículos, darles like y compartirlos.

Base de conocimiento pública de autoservicio

• Active 'Public KnowSystem' para abrir el conocimiento a visitantes no autenticados del sitio y ofrecer autoservicio real.
• Solo se muestran artículos publicados: publique con la acción masiva 'Publish' o la casilla 'Visible on current website'.
• Publique también etiquetas y tipos de artículo para que aparezcan en el portal; las secciones solo se muestran cuando contienen artículos visibles.
• Personalice el portal: muestre u oculte la navegación por etiquetas y tipos (o toda la navegación), añada una introducción e indicaciones de navegación, y defina tooltips de sección.

Trabajo en equipo y uso

• El historial completo de revisiones del artículo se guarda en Odoo, al estilo wiki. Si un usuario rompe algo, bastan 2 clics para recuperar la versión correcta.
• Los usuarios participan en los debates de artículos y se suscriben a actualizaciones.
• Comparta artículos con token con cualquier contacto.
• Siga estadísticas por artículo: colaboradores, vistas, likes y dislikes, con qué frecuencia se usa en mensajería y quién lo marcó como favorito.
• Programe actividades para seguir mejorando la base y archive artículos automáticamente tras una fecha elegida.

Conocimiento multilingüe

• Traduzca artículos a todos los idiomas instalados en Odoo, para que los usuarios lean y editen en el idioma que elijan.
• Evite trabajo duplicado con 'Copy from another translation', pero asegúrese de que realmente necesita un régimen multilingüe, porque entonces cada artículo debe mantenerse al día en todos los idiomas.
• Cambie el idioma justo en el editor del backend para revisar o actualizar cualquier traducción.

Muestre conocimiento en fichas de producto

• Añade una entrada de conocimiento de producto a todas las páginas de producto eCommerce de serie.
• Ocultelo para plantillas concretas (el ajuste 'Do not show eCommerce FAQ') o para todo un eShop en un sitio (la opción 'FAQ view' - 'Do not show').
• Defina su propio título de botón ('FAQ button text'); el valor por defecto es ' Frequently asked questions', pero puede cambiarlo a cualquier cosa, p. ej. 'Product docs' o 'Instructions': se permiten etiquetas HTML simples.
• Elija 'KnowSystem portal link' para 'FAQ view' y envíe a los compradores a la navegación completa, restringida a artículos vinculados al producto actual.
• O elija 'Popup accordion' para abrir todos los artículos coincidentes en un popup, de modo que el comprador se quede en la ficha de producto.

Asocie el FAQ correcto al producto correcto

• Vincule plantillas de producto a KnowSystem; muestre artículos para conjuntos concretos de valores de atributo y ocúltelos para otros, p. ej. FAQ distintas para mesas de acero y aluminio.
• Defina conocimiento para atributos Odoo o valores de atributo con independencia del producto real, p. ej. documentación complementaria para cada variante que tenga 'legs' o 'custom legs'.
• Aplique ajustes globales por sitio para mantener la misma base FAQ en todos los artículos vendidos allí.
• Apunte a secciones, etiquetas o artículos KnowSystem concretos en cada capa. Se selecciona un fragmento de conocimiento si cumple cualquiera de los criterios; en secciones y etiquetas también se tienen en cuenta los nodos hijos.
• Los artículos aparecen solo si un usuario puede acceder a ellos, así que los visitantes del sitio ven solo los publicados.

• Servicio de asistencia - una vez resuelto un reto, registre la solución en KnowSystem para reutilizarla entre compañeros y autoservicio de clientes.
• Ventas & CRM - un ayudante del comercial para información de producto, ofertas actuales y preguntas frecuentes de clientes.
• Gestión de proyectos - conserve y recupere fácilmente el conocimiento de soluciones existentes, herramientas, pistas y experimentos.
• RR. HH. - prepare instrucciones, directrices, recorridos de aprendizaje, formación y cualquier conocimiento codificado de la rutina de su compañía.

• Marketing - organice una biblioteca en línea de casos de uso de producto, conocimiento experto y documentación bien estructurada.
• Legal - sistematice políticas y la gestión de contratos/aprobaciones, y mantenga un clasificador completo de marcas y licencias.
• Tecnologías de la información - comparta manuales y directrices de configuración fáciles de alcanzar, a una búsqueda de distancia.

Añada campos sin código

• No se requiere conocimiento técnico: añada un campo e introduzca detalles para mostrar una nueva propiedad de los artículos.
• Elija entre una gama completa de tipos: texto de una línea (char), texto plano, texto enriquecido (HTML), enteros o decimales, lista desplegable con sus opciones, casilla (boolean), fecha o fecha-hora, subida de archivo (binary) y una referencia a otro registro Odoo como un pedido de venta o un contacto (many2one).
• Elija la posición del campo en la interfaz de una lista cerrada de opciones.
• Marque un campo como obligatorio para forzar a los usuarios a introducir un valor.

Adapte por tipo, comparta y proteja

• Use tipos de artículo para mostrar propiedades solo en los artículos adecuados: 'user guidelines' y 'technical specifications' pueden llevar atributos completamente distintos.
• Funciona tanto en el backend de KnowSystem como en el portal de intercambio de conocimiento.
• Los campos personalizados se pueden importar y exportar.
• Solo los administradores de KnowSystem pueden crear campos personalizados.