KnowSystem: Knowledge Base System v.19

Structure et navigation

• Construisez une hiérarchie de sections de connaissances pour passer d'un domaine à l'autre instantanément, quelle que soit la taille de la base.
• Définissez un arbre d'étiquettes pour une navigation rapide et une structuration transversale plus profonde.
• Introduisez une typologie de connaissances pour distinguer les sortes d'articles en un clic.
• Créez, mettez à jour et réordonnez étiquettes, sections et types directement dans KnowSystem - et imprimez chaque article d'une étiquette ou section choisie.
• Recherchez sections et étiquettes instantanément sur le panneau de navigation.

Sélectionnez, triez et agissez en masse

• Triez les articles par vues, score de likes, titre, auteur, section et dates de création ou d'écriture.
• Cochez les articles pas à pas - la sélection n'est pas effacée par une nouvelle recherche ni à l'ouverture d'un enregistrement - puis lancez des actions de masse sur tout ce que vous avez choisi.
• Mettez à jour le savoir en lot : assignez une nouvelle section (y compris en glissant les articles sur le panneau de navigation), ajoutez ou retirez des étiquettes, imprimez plusieurs articles en un PDF, suivez/ne suivez plus les discussions, publiez/dépubliez, exportez vers Excel, archivez ou restaurez, ajoutez aux parcours et à la documentation, marquez comme favori et dupliquez.

Cinq éditeurs, un modèle d'article

• Blocs de construction backend - glissez-déposez pour composer des articles professionnels dans le backend Odoo. L'éditeur s'appuie sur un HTML strict, compatible avec l'impression et la mise en page des messages ; réordonnez les blocs et ajustez largeur, hauteur et styles.
• Éditeur de site - appliquez styles avancés, extraits, animations et widgets via l'éditeur de site intégré d'Odoo. Idéal pour de belles pages portail ; évitez-le pour les articles internes ou imprimés, car les styles avancés contredisent souvent l'impression et les mises en page du compositeur.
• Texte brut - gardez certains articles en texte simple pour une compatibilité illimitée avec impressions et e-mails, et copiez leur contenu dans le presse-papiers pour un partage rapide.
• Éditeur HTML standard - l'éditeur Odoo familier avec ses commandes slash intégrées pour des morceaux inline rapides.
• HTML brut - passez à l'éditeur de code à tout moment pour ajouter n'importe quels tags et styles, y compris des éléments prêts pour Bootstrap et des iframes.

Modèles pour vitesse et cohérence

• Modèles réutilisables - préparez des modèles de connaissances dédiés pour des types d'articles récurrents comme procédures, FAQ ou notes de version, afin que les contributeurs ne partent jamais d'une page blanche.
• Enregistrez n'importe quel article comme modèle - transformez un article existant bien structuré en modèle réutilisable en un clic et faites grandir votre bibliothèque au fil du temps.
• Rédaction plus rapide et cohérente - partez d'un modèle pour les nouveaux articles afin de gagner du temps et garder une structure et un look uniformes dans toute la base de connaissances.
• Le bon éditeur pour chaque page - changez le type d'éditeur d'un article dès que le contenu l'exige, pour que chaque page utilise l'outil le plus adapté sans la recréer.

Le savoir dans tout document Odoo

• Activez 'Articles by Documents' pour ajouter une entrée de connaissances rapide à toute vue formulaire Odoo.
• Recherchez par étiquettes, section ou contenu pour un aperçu rapide, et lisez l'article sans quitter l'enregistrement.
• Liez des étiquettes à des types de documents pour que les bons articles apparaissent par défaut - p. ex. attribuez aux tickets d'assistance l'étiquette 'odoo/helpdesk' et elle est préremplie sur chaque ticket.
• Activez 'KnowSystem in systray' pour atteindre la base depuis n'importe où dans Odoo, quel que soit l'écran.

Appliquez le savoir dans la communication

• Activez 'Articles in Courriel Composers' pour référencer ou citer le savoir dans les messages Odoo.
• Voyez les articles liés à la discussion en cours et insérez-les avec la commande d'éditeur '/' > KnowSystem ; le contenu est ajouté au message.
• Joignez automatiquement une version PDF du ou des articles référencés.
• Partagez des liens avec collègues ou partenaires en backend, site/portail, ou URL portail tokenisées.
• Activez 'Articles in Activities' pour insérer des articles ou leurs liens dans les activités Odoo.

Parcours d'apprentissage guidés

• Activez 'Tours' pour combiner des articles en une séquence ordonnée d'étapes d'apprentissage.
• Lancez un parcours dans une interface dédiée pour étudier pas à pas, et partagez-le avec tout le monde ou des groupes d'utilisateurs précis.
• Suivez la progression des employés dans vos consignes et directives.

Partagez et publiez

• 'Portal KnowSystem' partage le savoir avec des partenaires externes ; 'Public KnowSystem' l'ouvre aux visiteurs du site.
• Configurez les étiquettes KnowSystem ou publiez des articles pour contrôler exactement ce qui est partagé.
• Combinez des articles en documentation avancée ; 'Portal Documentation' et 'Public Documentation' décident qui peut la lire.

Créez et structurez

• Combinez des articles en documentation avancée qui couvre tout un aspect métier, organisationnel ou fonctionnel.
• Créez une section simplement en sélectionnant et ordonnant des articles - KnowSystem génère la page du site automatiquement.
• Réutilisez le même article dans plusieurs sections de documentation.
• Construisez un nombre illimité de pages de documentation, structurées par catégories.
• Personnalisez chaque page : activez la barre de recherche et la table des matières, et ajoutez ou retirez images et textes d'aperçu.

Partagez, naviguez et versionnez

• Publiez la documentation pour tout le monde, ou assignez des étiquettes KnowSystem pour accorder l'accès à des partenaires Odoo choisis.
• Décidez ce qui se passe lorsqu'un lecteur n'a pas accès à un article inclus : ignorer la restriction, masquer ce morceau, ou afficher un avertissement de sécurité.
• Affichez une table des matières automatique, construite à partir des en-têtes des articles inclus, pour une navigation rapide.
• Activez la recherche sur tout le texte ou seulement les en-têtes, avec mots-clés sensibles ou insensibles à la casse.
• Appliquez le versionnage pour éviter le double travail sur spécifications, manuels utilisateur et consignes logicielles.

Le savoir dans le portail partenaire Odoo

• Activez 'Portal KnowSystem' pour donner à chaque partenaire Odoo un portail web personnel construit à partir des articles que vous choisissez de partager.
• Concevez un article pour une société précise, ou réutilisez la même expérience de connaissances auprès de nombreux clients.
• Les articles atteignent un utilisateur portail lorsqu'ils sont (a) publiés, ou (b) portent des étiquettes liées à l'utilisateur.
• Assignez une étiquette à un partenaire de deux façons : renseignez 'KnowSystem tags' sur la fiche partenaire, ou définissez 'Allowed partners' sur l'étiquette.
• Autorisez éventuellement les partenaires à imprimer des articles, les aimer et les partager.

Base de connaissances publique en libre-service

• Activez 'Public KnowSystem' pour ouvrir le savoir aux visiteurs du site non authentifiés, pour un vrai libre-service.
• Seuls les articles publiés s'affichent - publiez via l'action de masse 'Publish' ou la case 'Visible on current website'.
• Publiez aussi étiquettes et types d'articles pour qu'ils apparaissent dans le portail ; les sections ne s'affichent que lorsqu'elles contiennent des articles visibles.
• Personnalisez le portail : affichez ou masquez la navigation par étiquettes et types (ou toute la navigation), ajoutez une introduction et des indices de navigation, et définissez des infobulles de section.

Travail d'équipe et usage

• L'historique complet des révisions d'article est conservé dans Odoo, façon wiki. Si un utilisateur casse quelque chose, 2 clics suffisent pour récupérer la bonne version.
• Les utilisateurs prennent part aux discussions d'articles et s'abonnent aux mises à jour.
• Partagez des articles tokenisés avec n'importe quel contact.
• Suivez les statistiques par article : contributeurs, vues, likes et dislikes, fréquence d'usage dans la messagerie, et qui l'a marqué comme favori.
• Planifiez des activités pour faire progresser la base, et archivez automatiquement les articles après une date choisie.

Savoir multilingue

• Traduisez les articles dans chaque langue installée dans Odoo, pour que les utilisateurs lisent et éditent dans la langue de leur choix.
• Évitez le double travail avec 'Copy from another translation' - mais assurez-vous d'avoir vraiment besoin d'un régime multilingue, car chaque article devra alors rester à jour dans toutes les langues.
• Changez de langue directement dans l'éditeur backend pour relire ou mettre à jour n'importe quelle traduction.

Affichez le savoir sur les pages produit

• Ajoute une entrée de connaissances produit à toutes les pages produit eCommerce, prêt à l'emploi.
• Masquez-la pour des modèles précis (le paramètre 'Do not show eCommerce FAQ') ou pour tout un eShop sur un site (l'option 'FAQ view' - 'Do not show').
• Définissez votre propre titre de bouton ('FAQ button text') ; la valeur par défaut est ' Frequently asked questions', mais vous pouvez le changer en n'importe quoi, p. ex. 'Product docs' ou 'Instructions' - les balises HTML simples sont autorisées.
• Choisissez 'KnowSystem portal link' pour 'FAQ view' afin d'envoyer les acheteurs vers la navigation complète, limitée aux articles liés au produit actuel.
• Ou choisissez 'Popup accordion' pour ouvrir tous les articles correspondants dans une fenêtre, afin que les acheteurs restent sur la page produit.

Associez la bonne FAQ au bon produit

• Liez des modèles produit à KnowSystem ; affichez des articles pour des jeux précis de valeurs d'attributs et masquez-les pour d'autres - p. ex. FAQ différentes pour tables acier et aluminium.
• Définissez le savoir pour des attributs Odoo ou des valeurs d'attribut indépendamment du produit réel - par exemple une documentation complémentaire pour chaque variante qui a 'legs' ou 'custom legs'.
• Appliquez des paramètres globaux par site pour garder la même base FAQ sur tous les articles vendus là.
• Ciblez des sections, étiquettes ou articles KnowSystem précis à chaque couche. Un morceau de savoir est sélectionné s'il satisfait l'un des critères ; pour sections et étiquettes, les nœuds enfants sont aussi pris en compte.
• Les articles n'apparaissent que si un utilisateur y a accès, donc les visiteurs du site ne voient que ceux qui sont publiés.

• Assistance - une fois un défi résolu, enregistrez sa solution dans KnowSystem pour réutilisation par les collègues et libre-service des clients.
• Ventes & CRM - un aide-vendeur pour l'information produit, les offres en cours et les questions fréquentes des clients.
• Gestion de projet - conservez et retrouvez facilement le savoir des solutions existantes, outils, astuces et expériences.
• RH - préparez consignes, directives, parcours d'apprentissage, formations et tout savoir codifié de la routine de votre société.

• Marketing - organisez une bibliothèque en ligne de cas d'usage produit, de savoir d'experts et de documentation bien structurée.
• Juridique - systématisez politiques et gestion des contrats/approbations, et tenez un classificateur complet des marques et licences.
• Technologies de l'information - partagez des manuels et consignes de configuration faciles à joindre, à une recherche près.

Ajoutez des champs sans code

• Aucune connaissance technique requise - ajoutez un champ et saisissez les détails pour afficher une nouvelle propriété des articles.
• Choisissez parmi toute une gamme de types : texte d'une ligne (char), texte brut, texte riche (HTML), nombres entiers ou décimaux, liste déroulante avec vos propres options, case à cocher (boolean), date ou date-heure, téléversement de fichier (binary), et une référence à un autre enregistrement Odoo tel qu'une commande client ou un contact (many2one).
• Choisissez la position d'interface du champ dans une liste fermée d'options.
• Marquez un champ comme obligatoire pour forcer les utilisateurs à saisir une valeur.

Adaptez par type, partagez et sécurisez

• Utilisez les types d'articles pour n'afficher les propriétés que sur les bons articles - 'user guidelines' et 'technical specifications' peuvent porter des attributs complètement différents.
• Fonctionne à la fois dans le backend KnowSystem et le portail de partage des connaissances.
• Les champs personnalisés peuvent être importés et exportés.
• Seuls les administrateurs KnowSystem peuvent créer des champs personnalisés.