Google Drive Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with Google Drive files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Jego cena to
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and Google Drive.
Jego cena to
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Jego cena to
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own Google Drive folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from Google Drive. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and Google Drive alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in Google Drive with simple availability from Odoo.
Zdjęcia ekranu
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to Google Drive
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to Google Drive;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in Google Drive;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a Google Drive folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from Google Drive if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in Google Drive: each backward sync would recover Google Drive names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from Google Drive to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a Google Drive document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a Google Drive document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Zdjęcia ekranu
Synced files are simply found in Google Drive. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in Google Drive
All document of this type has an own folder
Direct access to Google Drive items
- Click on attachment to open it in Google Drive in a new tab (necessary to be logged in Google Drive);
- Click the icon of cloud to start downloading file from Google Drive (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
Zdjęcia ekranu
Quick access to Google Drive files and folders
Apply to Google Drive right from Odoo chatter
Individual and team drives
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few important peculiarities to take into account
- Take into account that files or folders deleted in Google Drive are really deleted only when you clean trash. Otherwise, such files still exist and would be reflected in Odoo
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Zdjęcia ekranu
Direct access from Odoo documents to Google Drive
Enterprise Documents in Google Drive
Enterprise files in Google Drive
Tricky setup, but works perfectly now
Really solid module. We managed to get a very flexible folder structure (sorted by clients) and synced all our sales orders, invoices and tasks by projects to Google Drive.
Initial setup was a bit of a pain and kinda tricky to configure everything at first, but now it's running smoothly and works perfectly. The faotools team helped a lot. Def worth it if u need to keep your docs organized in Odoo and Google Drive.
Recommended!
Excellent !!!
Great App and great Service from faOtools.
Best module for integration with google drive
The module performs its function correctly and faOtools responds quickly to any problem and, in case of detecting any bug, quickly apply the changes. Its support is 10 stars.
Google Drive Sync logs in Odoo
Zdjęcia ekranu
Logged synchronization activities
Default folders for documents
Wskazówki konfiguracji i instalacji dla Google Drive Odoo Integration Odoo v.13
Login and Google Drive Credentials
- Go to the Google Developer Console via the url https://console.developers.google.com
- Select or create a project
- Find the section 'Dashboard' and press 'ENABLE APIS AND SERVICES'
- Find Google Drive API and push the button to enable its API
- Go to 'Credentials' and press the button 'Configure Consent Screen'. As the User Type select 'External' and push 'Create'
- Add app information
- As an app name select any suitable
- As a user support email and developer contact information select your email address
- Press 'Save and Continue'
- On the 'Scopes' page just press 'Save and Continue'
- As Test Users add your GMail email address, then press 'Save and Continue'
- Then, go to Credentials and push the button 'Create Credentials'
- 'Web application' as the application type
- As the authorized redirect URI add the link in a format [YOURODOOSITENAME]/google_drive_token (e.g. https://odootools.com/google_drive_token).
- Save the app and copy 'Client ID' and 'Client Secret'
- Go to the Odoo Google Drive Settings
- Copy 'Client ID' to the 'App Client ID'
- Copy 'Client Secret' into the field 'App Secret Key'
- Insert previously generated redirect url
- If you use team drives, check the related box. Make sure you really use team drives. In you Google Drive you should find the item 'Team Drives' in the left sidebar. This feature is available only for business and enterprise tariffs
- If the option 'Team Drive' is enabled, introduce its name. It should be absolutely the same as you see it in your Google Drive. Make sure that your user has full rights for this team drive
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Google login page. Check in, agree with all conditions, and grant permissions asked
- After login, Google redirects you back to Odoo. Google Drive - Odoo synchronization is ready to be done.
Google Console: APIs
Google Drive API
Enable Google Drive API
Configuring Google Consent Screen
Setting up External User Type API
Entering Google app details
Google app scopes
Adding authorized users
Creating Google app credentials
Google Drive app redirect URL
Copy app credentials
Enter Google app credentials to Odoo
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Często zadawane pytania o Google Drive Odoo Integration Odoo v.13
Czy wygenerowane foldery Google Drive są automatycznie udostępniane użytkownikom Odoo?
The app itself does not regulate access rights on the Google Drive side. It should be done manually there. Thus, Odoo would create target folders in Google Drive, which by default are not shared, while you can change permissions to any of the folders. For example, to grant full rights for the 'Odoo' directory or to a specific 'Odoo > Sale Orders' or 'Odoo > Sale Orders > SO-001'.
The app works on a single user endpoint principle. So, all sync operations are done under the same Google Drive user (according to the Google API app you have configured).
Usunąłem plik w Google Drive, ale nadal jest w Odoo
Aby usunąć plik całkowicie, opróżnij też kosz w Google Drive.
Pamiętaj, że plik może nadal być w Odoo, bo synchronizacja wsteczna nie przetworzyła jeszcze załącznika. To proces zaplanowany i wymaga czasu.
Czy Google obciąży mnie na podstawie żądań API?
Moduł używa tylko darmowego API, więc Google nic nie naliczy.
Czy mogę zmienić częstotliwość zadań synchronizacji?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Czy mogę skonfigurować inną strukturę synchronizowanych katalogów niż przyjmowana przez synchronizację?
Nie, ta funkcja jest dopiero od wersji 15. Wcześniej moduł działa ze zdefiniowaną strukturą folderów:
Odoo - folder główny synchronizacji
Modele - foldery dla każdego typu dokumentu Odoo. Na przykład «Projects», «Partners». Według domeny mogą być węższe foldery: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» itd.
Obiekty - foldery dla każdego dokumentu, np. «Project 1» lub «Customer 1»
Pliki i foldery powiązane z tym dokumentem Odoo do synchronizacji.
W efekcie możesz mieć na przykład:
Odoo / Projects / Project 1 / pliki i foldery projektu 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / pliki i foldery klienta 1
Struktura jest zawsze płaska: tylko te poziomy. Różnych typów dokumentów nie trzyma się w tej samej gałęzi. W folderze «Customer 1» nie można trzymać jednocześnie zamówień, faktur i projektów. Każdy typ ma własny folder (lub kilka). Inaczej synchronizacja wsteczna nie miałaby kryterium.
Czy powinienem skonfigurować konkretne dostępy użytkowników w Odoo?
Nie, narzędzie opiera się na jednym punkcie końcowym użytkownika. Wszystkie procesy synchronizacji idą pod jednym administratorem chmury (aplikacją). Prawa do utworzonych folderów / plików nie są automatyzowane. Zarządzaj nimi w swoim magazynie w chmurze.
Gdzie przechowywane są zsynchronizowane pliki? Czy są duplikowane w Odoo i w chmurach?
Aplikacja zakłada, że treść binarna załączników jest przechowywana w Cloud Client, a nie na serwerze Odoo. Takie załączniki w Odoo stają się typu URL i można do nich w każdej chwili wejść z pola załączników lub z Cloud Client.
Po konfiguracji nie są potrzebne działania ręczne: synchronizacja jest w pełni automatyczna. Zdecyduj, które typy dokumentów Odoo synchronizować, i ustaw powiązany model dla każdego z nich (klienci, zamówienia sprzedaży lub zakupu, zadania, projekty itd.).
Czy mogę mieć kilka folderów dla tego samego typu dokumentu? Na przykład projekty wewnętrzne i projekty klientów?
Tak, możesz. Przygotuj regułę dla każdej i zastosuj filtry: na przykład według typu projektu.
Uczyń filtry wzajemnie wykluczającymi, aby dokument był jednoznacznie przypisany. Na przykład: «klient, ale nie dostawca», «dostawca, ale nie klient». W przeciwnym razie folder dokumentu przeskakiwałby z jednego modelu na inny.
Czy wystarczy sama aplikacja Cloud Storage Solution?
Nie, narzędzie to tylko rdzeń techniczny. Potrzebujesz też konektora swojego klienta chmury.
Czy to w porządku, jeśli mam dużo obiektów do synchronizacji, na przykład 10000?
Tak, choć przy wielu folderach/załącznikach proces może być wolny. Klienci zgłaszali jednak środowiska z >10k partnerów i ~5k wariantów produktu, a procesy były akceptowalne.
Kilka punktów:
- Synchronizacja jest tak zbudowana, że każdy element zostanie zsynchronizowany i nie zginie, choć może to nie być szybkie. Gwarantują to kolejki FIFO i commit każdego zadania.
- Liczbę obiektów można ograniczyć logicznie. Konfiguracja modeli pozwala wykluczyć przestarzałe pozycje (np. zarchiwizowani partnerzy lub zamówienia sprzed 2 lat).
Czy można włączyć synchronizację w czasie rzeczywistym?
Nie. Mamy mocne powody, by unikać synchronizacji w czasie rzeczywistym:
Wydajność. Przy synchronicznym czasie rzeczywistym każde wysłanie pliku pokazuje ekran ładowania.
Konflikty. Jeśli 2 użytkowników jednocześnie zmieni element, sytuacja może być nierozwiązywalna. Przy zwykłych zadaniach poprawimy to później; w czasie rzeczywistym potrzebna byłaby kolejka, jeszcze bardziej myląca.
Funkcjonalność. Zwłaszcza zmiana nazwy i przebudowa. Synchronizacja wsteczna ściśle opiera się na logice katalogów i przy każdym uruchomieniu sprawdza 100 % elementów. Po każdej aktualizacji byłyby to tysiące żądań na sekundę. W przeciwnym razie zmiany zostałyby utracone.
Czy mogę synchronizować załączniki z kilkoma klientami chmury
No, this feature becomes available only from version 15.
Używamy specjalnego edytora w chmurach (np. OnlyOffice, Office 365 itd.). Czy pliki otworzą się w tym edytorze?
Tak, w zależności od konfiguracji klienta chmury.
Jakie sa zasady aktualizacji Waszych narzedzi?
Zgodnie z biezacymi zasadami Odoo Apps Store:
- Modul kupiony dla wersji 12.0 lub starszej daje dostep do wszystkich wersji do 12.0.
- Od wersji 13.0 kazda wersja modulu musi byc kupiona osobno.
- Niezaleznie od wersji zakup daje prawo do wszystkich aktualizacji i poprawek w ramach wersji glownej.
Zespol faOtools nie kontroluje tych zasad. Pytania kierujcie bezposrednio do przedstawicieli Odoo Apps Store.
Jak zainstalowac aplikacje na Odoo.sh?
Najbardziej bezposrednie podejscie to wbudowany przeplyw sklepu Odoo:
1. Otworz strone modulu i kliknij Deploy on odoo.sh
2. Zostaniesz przekierowany do GitHub. Zaloguj sie i kliknij Create a new repo lub uzyj istniejacego. Repozytorium musi byc prywatne. Publikowanie aplikacji na licencji OPL-1 jest zabronione. W razie potrzeby utworz nowe repo dla projektu Odoo.sh
3. Nastepnie w odoo.sh kliknij Deploy, potwierdz i kliknij Continue. Instalacja sie rozpoczyna.
Te kroki instaluja aplikacje na galezi production. Dla innych galezi lub aktualizacji:
1. Pobierz kod zrodlowy ze sklepu Odoo
2. Zrob commit modulu do repozytorium GitHub. Zaden folder/plik aplikacji nie moze byc w .gitignore. Repo tworzone przez odoo.sh moga ignorowac wazne sciezki (np. /lib). Przeslij wszystkie katalogi i pliki modulu
3. Wdroz docelowa galaz projektu odoo.sh lub poczekaj na automatyczny build, jesli tak ustawiono.
Jak zainstalowac aplikacje na wlasnym serwerze?
2. Uruchom ponownie serwer Odoo;
3. Wlacz tryb programisty (ustawienia techniczne);
4. Zaktualizuj liste aplikacji (menu Aplikacje);
5. Znajdz aplikacje i kliknij Activate/Install;
6. Postepuj zgodnie ze wskazowkami na stronie aplikacji, jesli istnieja.
Aplikacja ma dodatkowe dodatki. Czy moge kupic je pozniej?
Tak. Odoo automatycznie dodaje zaleznosci do koszyka: wylacz juz zakupione narzedzia, aby nie zaplacic dwa razy.
Wdrozyłem aplikacje na Odoo.sh i widze ostrzezenie/blad w testach
Czerwone/pomaranczowe ostrzezenie nie wplywa na funkcje aplikacji. Czasem nasze moduly nie przechodza standardowych testow automatycznych, bo te zakladaja zachowanie sprzeczne z celami aplikacji. Na przyklad zmieniamy obliczanie ceny, a testy Odoo porownuja cene koncowa ze standardowym algorytmem.
Najpierw sprawdz funkcje wdroznej bazy. Czy wszystko dziala?
Jesli nadal uwazasz, ze ostrzezenie wplywa na rzeczywiste funkcje, skontaktuj sie z nami i przeslij pelne logi instalacji oraz pelna liste wdroznych modulow (rdzen i firmy trzecie).
Czy moge kupic aplikacje bezposrednio u Was?
Nie, dystrybuujemy narzedzia tylko przez oficjalny sklep aplikacji Odoo.
Chcialbym uzyskac znizke
Niestety nie mamy srodkow technicznych, by oferowac ceny indywidualne.
Czy moge zainstalowac aplikacje na bazie Odoo Online (SaaS)?
Nie, aplikacji innych firm nie mozna uzywac na Odoo Online. Odoo SaaS blokuje te mozliwosc.
Narzedzie zalezy od innych aplikacji. Czy musze je kupic?
Tak, narzedzie wymaga wszystkich modulow oznaczonych jako zaleznosci. Cena na stronie aplikacji juz je obejmuje.
Jaka jest cena modulu w dolarach amerykanskich? Dlaczego sie zmienila?
Ceny naszych modulow sa w euro. Sklep Odoo przelicza je na inne waluty wedlug wewnetrznego kursu. Dlatego cena w dolarach amerykanskich moze sie zmienic po aktualizacji kursu.
Sformułowania aplikacji i witryny w językach innych niż angielski są wspomagane przez AI i zgodne z oficjalnymi tłumaczeniami Odoo. Jeśli zauważysz błąd, wyślij zgłoszenie o poprawność tłumaczeń a naprawimy to.
Błąd Raportowanie
Jeśli zauważysz błędy lub niespójne działanie, napisz do nas. Gwarantujemy poprawki w 60 dni od zakupu i dalej ulepszamy narzędzia.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Dołącz jak najwięcej szczegółów: zrzuty ekranu, logi serwera Odoo i pełny opis odtworzenia problemu. Zwykle kilka dni roboczych zajmuje plan (gdy błąd potwierdzono) albo wskazówki (w przeciwnym razie).
Publiczne Funkcjonalności Zgłoszenia Moduł Pomysły BEZPŁATNIE Rozwój
Jesteśmy mocno zmotywowani do ulepszania narzędzi i wdzięczni za każdą opinię. Jeśli wymagania są użyteczne publicznie i da się je sprawnie wdrożyć, zespół wpisze je na listę zadań.
Taka lista zadań jest przetwarzana regularnie i nie zakłada dodatkowych opłat. Choć nie możemy obiecać terminów i ostatecznego projektu, to dobry sposób na pożądane funkcje bez inwestycji i ryzyka.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Narzędzie do: safely zachowaj hasła w Odoo dla udostępniony użyj. Udostępniony vaults
198€
Narzędzie do: ustaw up KPI targets i kontrola ich fulfillment przez periods. KPI dashboards. Dashboard designer. KPI charts
198€
Narzędzie do: build deep i ustrukturyzowany baza wiedzy dla wewnętrzny i zewnętrzny użyj. Knowledge System. KMS. Wiki-like revisions.
398€
Narzędzie do zarządzania usługami czasowymi od rezerwacji po sprzedaż i opinie
Narzędzie do zarządzania Odoo z ulubionych czatów AI przez MCP. Claude. Każde AI z MCP.
198€
Narzędzie do elastycznego układania załączników Odoo w folderach i synchronizacji katalogów z klientami chmury: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box i NAS. DMS. Menedżer plików. System zarządzania dokumentami
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z OneDrive pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z ownCloud/Nextcloud pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z DropBox pliki w oba ways