Google Drive Odoo Integration v.10
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with Google Drive files in both ways
Synchronization is bilateral. All Odoo attachments are put in Google Drive regularly. Google Drive files create attachments in Odoo in case they are placed in a correct folder. Look at the sections From Odoo to Google Drive and From Google Drive to Odoo
Integration is automatic in both ways. Based on scheduled jobs, Odoo send attachments to Google Drive and retrieve files from there
Any Odoo document might be synced: customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. You decide by your own which records should be in Google Drive, and which should be left in Odoo
Synchronization works both for individual drives and team drives (Google Suite business and enterprise tariffs). In the latter case the root folder Odoo is place within a chosen team drive, in the first case - within a current user drive
All synced files are easily accessible though clicking on an attachment. Odoo automatically redirects you to a file previewer. Among others it might be Google Documents and Google Spreadsheets. Besides, you might open a whole document folder by clicking on 'Open folder' on the attachment widget
All sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities' and access history through the button 'Sync logs'
The tool is compatible with Odoo reporting and mailing apps. If such an app faces a synced file, it retrieves a real content from Google Drive. In particular, the reports 'always reload' feature and messages & mass mailing attachments work properly
Integration is based on a single user endpoint. It means that you should login in Google Drive only once. Afterwards for integrations Odoo would use that credentials disregarding an actual Odoo user. Make sure, however, that real Odoo users have an access to Google Drive to open URLs linked to their attachments
- Prepare and keep updated folders' structure in Google Drive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in Google Drive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in Google Drive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in Google Drive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from Google Drive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in Google Drive, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in Google Drive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- Google Drive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be Google Drive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding Google Drive directory
- In case you remove a directory in Google Drive, but it still exists in Odoo, Google Drive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and Google Drive)
- Folders renaming in Google Drive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to Google Drive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in Google Drive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in Google Drive. Depending on your Google Drive configurations it might be Google Documents, Google Spreadsheets, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in Google Drive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in Google Drive as well.
Take into account that file names should be managed in Google Drive: each backward sync would recover Google Drive names, Odoo is here less important.
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in Google Drive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from Google Drive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from Google Drive
- If you deleted a document type or a document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by Google Drive.
Backward Google Drive sync might take quite much time, since each folder should be checked (the more folders, the more time the backward sync requires). It is recommended to make frequency oftener than once an hour or two hours.
- Take into account that files or folders deleted in Google Drive are really deleted only when you clean trash. Otherwise, such files still exist and would be reflected in Odoo
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Login and Google Drive Credentials
- Go to the Google Developer Console via the url https://console.developers.google.com
- Select or create a project
- Find the section 'Dashboard' and press 'ENABLE APIS AND SERVICES'
- Find Google Drive API and push the button to enable its API
- Go to 'Credentials' and press the button 'Configure Consent Screen'. As the User Type select 'External' and push 'Create'
- Add app information
- As an app name select any suitable
- As a user support email and developer contact information select your email address
- Press 'Save and Continue'
- On the 'Scopes' page just press 'Save and Continue'
- As Test Users add your GMail email address, then press 'Save and Continue'
- Then, go to Credentials and push the button 'Create Credentials'
- 'Web application' as the application type
- As the authorized redirect URI add the link in a format [YOURODOOSITENAME]/google_drive_token (e.g. https://odootools.com/google_drive_token).
- Save the app and copy 'Client ID' and 'Client Secret'
- Go to the Odoo Google Drive Settings
- Copy 'Client ID' to the 'App Client ID'
- Copy 'Client Secret' into the field 'App Secret Key'
- Insert previously generated redirect url
- If you use team drives, check the related box. Make sure you really use team drives. In you Google Drive you should find the item 'Team Drives' in the left sidebar. This feature is available only for business and enterprise tariffs
- If the option 'Team Drive' is enabled, introduce its name. It should be absolutely the same as you see it in your Google Drive. Make sure that your user has full rights for this team drive
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Google login page. Check in, agree with all conditions, and grant permissions asked
- After login, Google redirects you back to Odoo. Google Drive - Odoo synchronization is ready to be done.
Scheduled jobs
- Turn on debug mode
- Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
- Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'
Często zadawane pytania o Google Drive Odoo Integration Odoo v.10
Czy wygenerowane foldery Google Drive są automatycznie udostępniane użytkownikom Odoo?
The app itself does not regulate access rights on the Google Drive side. It should be done manually there. Thus, Odoo would create target folders in Google Drive, which by default are not shared, while you can change permissions to any of the folders. For example, to grant full rights for the 'Odoo' directory or to a specific 'Odoo > Sale Orders' or 'Odoo > Sale Orders > SO-001'.
The app works on a single user endpoint principle. So, all sync operations are done under the same Google Drive user (according to the Google API app you have configured).
Usunąłem plik w Google Drive, ale nadal jest w Odoo
Aby usunąć plik całkowicie, opróżnij też kosz w Google Drive.
Pamiętaj, że plik może nadal być w Odoo, bo synchronizacja wsteczna nie przetworzyła jeszcze załącznika. To proces zaplanowany i wymaga czasu.
Czy Google obciąży mnie na podstawie żądań API?
Moduł używa tylko darmowego API, więc Google nic nie naliczy.
Czy mogę zmienić częstotliwość zadań synchronizacji?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Czy mogę skonfigurować inną strukturę synchronizowanych katalogów niż przyjmowana przez synchronizację?
Nie, ta funkcja jest dopiero od wersji 15. Wcześniej moduł działa ze zdefiniowaną strukturą folderów:
Odoo - folder główny synchronizacji
Modele - foldery dla każdego typu dokumentu Odoo. Na przykład «Projects», «Partners». Według domeny mogą być węższe foldery: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» itd.
Obiekty - foldery dla każdego dokumentu, np. «Project 1» lub «Customer 1»
Pliki i foldery powiązane z tym dokumentem Odoo do synchronizacji.
W efekcie możesz mieć na przykład:
Odoo / Projects / Project 1 / pliki i foldery projektu 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / pliki i foldery klienta 1
Struktura jest zawsze płaska: tylko te poziomy. Różnych typów dokumentów nie trzyma się w tej samej gałęzi. W folderze «Customer 1» nie można trzymać jednocześnie zamówień, faktur i projektów. Każdy typ ma własny folder (lub kilka). Inaczej synchronizacja wsteczna nie miałaby kryterium.
Czy powinienem skonfigurować konkretne dostępy użytkowników w Odoo?
Nie, narzędzie opiera się na jednym punkcie końcowym użytkownika. Wszystkie procesy synchronizacji idą pod jednym administratorem chmury (aplikacją). Prawa do utworzonych folderów / plików nie są automatyzowane. Zarządzaj nimi w swoim magazynie w chmurze.
Gdzie przechowywane są zsynchronizowane pliki? Czy są duplikowane w Odoo i w chmurach?
Aplikacja zakłada, że treść binarna załączników jest przechowywana w Cloud Client, a nie na serwerze Odoo. Takie załączniki w Odoo stają się typu URL i można do nich w każdej chwili wejść z pola załączników lub z Cloud Client.
Po konfiguracji nie są potrzebne działania ręczne: synchronizacja jest w pełni automatyczna. Zdecyduj, które typy dokumentów Odoo synchronizować, i ustaw powiązany model dla każdego z nich (klienci, zamówienia sprzedaży lub zakupu, zadania, projekty itd.).
Czy mogę mieć kilka folderów dla tego samego typu dokumentu? Na przykład projekty wewnętrzne i projekty klientów?
Tak, możesz. Przygotuj regułę dla każdej i zastosuj filtry: na przykład według typu projektu.
Uczyń filtry wzajemnie wykluczającymi, aby dokument był jednoznacznie przypisany. Na przykład: «klient, ale nie dostawca», «dostawca, ale nie klient». W przeciwnym razie folder dokumentu przeskakiwałby z jednego modelu na inny.
Czy wystarczy sama aplikacja Cloud Storage Solution?
Nie, narzędzie to tylko rdzeń techniczny. Potrzebujesz też konektora swojego klienta chmury.
Czy to w porządku, jeśli mam dużo obiektów do synchronizacji, na przykład 10000?
Tak, choć przy wielu folderach/załącznikach proces może być wolny. Klienci zgłaszali jednak środowiska z >10k partnerów i ~5k wariantów produktu, a procesy były akceptowalne.
Kilka punktów:
- Synchronizacja jest tak zbudowana, że każdy element zostanie zsynchronizowany i nie zginie, choć może to nie być szybkie. Gwarantują to kolejki FIFO i commit każdego zadania.
- Liczbę obiektów można ograniczyć logicznie. Konfiguracja modeli pozwala wykluczyć przestarzałe pozycje (np. zarchiwizowani partnerzy lub zamówienia sprzed 2 lat).
Czy można włączyć synchronizację w czasie rzeczywistym?
Nie. Mamy mocne powody, by unikać synchronizacji w czasie rzeczywistym:
Wydajność. Przy synchronicznym czasie rzeczywistym każde wysłanie pliku pokazuje ekran ładowania.
Konflikty. Jeśli 2 użytkowników jednocześnie zmieni element, sytuacja może być nierozwiązywalna. Przy zwykłych zadaniach poprawimy to później; w czasie rzeczywistym potrzebna byłaby kolejka, jeszcze bardziej myląca.
Funkcjonalność. Zwłaszcza zmiana nazwy i przebudowa. Synchronizacja wsteczna ściśle opiera się na logice katalogów i przy każdym uruchomieniu sprawdza 100 % elementów. Po każdej aktualizacji byłyby to tysiące żądań na sekundę. W przeciwnym razie zmiany zostałyby utracone.
Czy mogę synchronizować załączniki z kilkoma klientami chmury
No, this feature becomes available only from version 15.
Używamy specjalnego edytora w chmurach (np. OnlyOffice, Office 365 itd.). Czy pliki otworzą się w tym edytorze?
Tak, w zależności od konfiguracji klienta chmury.
Jakie sa zasady aktualizacji Waszych narzedzi?
Zgodnie z biezacymi zasadami Odoo Apps Store:
- Modul kupiony dla wersji 12.0 lub starszej daje dostep do wszystkich wersji do 12.0.
- Od wersji 13.0 kazda wersja modulu musi byc kupiona osobno.
- Niezaleznie od wersji zakup daje prawo do wszystkich aktualizacji i poprawek w ramach wersji glownej.
Zespol faOtools nie kontroluje tych zasad. Pytania kierujcie bezposrednio do przedstawicieli Odoo Apps Store.
Jak zainstalowac aplikacje na Odoo.sh?
Najbardziej bezposrednie podejscie to wbudowany przeplyw sklepu Odoo:
1. Otworz strone modulu i kliknij Deploy on odoo.sh
2. Zostaniesz przekierowany do GitHub. Zaloguj sie i kliknij Create a new repo lub uzyj istniejacego. Repozytorium musi byc prywatne. Publikowanie aplikacji na licencji OPL-1 jest zabronione. W razie potrzeby utworz nowe repo dla projektu Odoo.sh
3. Nastepnie w odoo.sh kliknij Deploy, potwierdz i kliknij Continue. Instalacja sie rozpoczyna.
Te kroki instaluja aplikacje na galezi production. Dla innych galezi lub aktualizacji:
1. Pobierz kod zrodlowy ze sklepu Odoo
2. Zrob commit modulu do repozytorium GitHub. Zaden folder/plik aplikacji nie moze byc w .gitignore. Repo tworzone przez odoo.sh moga ignorowac wazne sciezki (np. /lib). Przeslij wszystkie katalogi i pliki modulu
3. Wdroz docelowa galaz projektu odoo.sh lub poczekaj na automatyczny build, jesli tak ustawiono.
Jak zainstalowac aplikacje na wlasnym serwerze?
2. Uruchom ponownie serwer Odoo;
3. Wlacz tryb programisty (ustawienia techniczne);
4. Zaktualizuj liste aplikacji (menu Aplikacje);
5. Znajdz aplikacje i kliknij Activate/Install;
6. Postepuj zgodnie ze wskazowkami na stronie aplikacji, jesli istnieja.
Aplikacja ma dodatkowe dodatki. Czy moge kupic je pozniej?
Tak. Odoo automatycznie dodaje zaleznosci do koszyka: wylacz juz zakupione narzedzia, aby nie zaplacic dwa razy.
Wdrozyłem aplikacje na Odoo.sh i widze ostrzezenie/blad w testach
Czerwone/pomaranczowe ostrzezenie nie wplywa na funkcje aplikacji. Czasem nasze moduly nie przechodza standardowych testow automatycznych, bo te zakladaja zachowanie sprzeczne z celami aplikacji. Na przyklad zmieniamy obliczanie ceny, a testy Odoo porownuja cene koncowa ze standardowym algorytmem.
Najpierw sprawdz funkcje wdroznej bazy. Czy wszystko dziala?
Jesli nadal uwazasz, ze ostrzezenie wplywa na rzeczywiste funkcje, skontaktuj sie z nami i przeslij pelne logi instalacji oraz pelna liste wdroznych modulow (rdzen i firmy trzecie).
Czy moge kupic aplikacje bezposrednio u Was?
Nie, dystrybuujemy narzedzia tylko przez oficjalny sklep aplikacji Odoo.
Chcialbym uzyskac znizke
Niestety nie mamy srodkow technicznych, by oferowac ceny indywidualne.
Czy moge zainstalowac aplikacje na bazie Odoo Online (SaaS)?
Nie, aplikacji innych firm nie mozna uzywac na Odoo Online. Odoo SaaS blokuje te mozliwosc.
Narzedzie zalezy od innych aplikacji. Czy musze je kupic?
Tak, narzedzie wymaga wszystkich modulow oznaczonych jako zaleznosci. Cena na stronie aplikacji juz je obejmuje.
Jaka jest cena modulu w dolarach amerykanskich? Dlaczego sie zmienila?
Ceny naszych modulow sa w euro. Sklep Odoo przelicza je na inne waluty wedlug wewnetrznego kursu. Dlatego cena w dolarach amerykanskich moze sie zmienic po aktualizacji kursu.
Sformułowania aplikacji i witryny w językach innych niż angielski są wspomagane przez AI i zgodne z oficjalnymi tłumaczeniami Odoo. Jeśli zauważysz błąd, wyślij zgłoszenie o poprawność tłumaczeń a naprawimy to.
Błąd Raportowanie
Jeśli zauważysz błędy lub niespójne działanie, napisz do nas. Gwarantujemy poprawki w 60 dni od zakupu i dalej ulepszamy narzędzia.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Dołącz jak najwięcej szczegółów: zrzuty ekranu, logi serwera Odoo i pełny opis odtworzenia problemu. Zwykle kilka dni roboczych zajmuje plan (gdy błąd potwierdzono) albo wskazówki (w przeciwnym razie).
Publiczne Funkcjonalności Zgłoszenia Moduł Pomysły BEZPŁATNIE Rozwój
Jesteśmy mocno zmotywowani do ulepszania narzędzi i wdzięczni za każdą opinię. Jeśli wymagania są użyteczne publicznie i da się je sprawnie wdrożyć, zespół wpisze je na listę zadań.
Taka lista zadań jest przetwarzana regularnie i nie zakłada dodatkowych opłat. Choć nie możemy obiecać terminów i ostatecznego projektu, to dobry sposób na pożądane funkcje bez inwestycji i ryzyka.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Narzędzie do: safely zachowaj hasła w Odoo dla udostępniony użyj. Udostępniony vaults
198€
Narzędzie do: ustaw up KPI targets i kontrola ich fulfillment przez periods. KPI dashboards. Dashboard designer. KPI charts
198€
Narzędzie do: build deep i ustrukturyzowany baza wiedzy dla wewnętrzny i zewnętrzny użyj. Knowledge System. KMS. Wiki-like revisions.
398€
Narzędzie do zarządzania usługami czasowymi od rezerwacji po sprzedaż i opinie
Narzędzie do zarządzania Odoo z ulubionych czatów AI przez MCP. Claude. Każde AI z MCP.
198€
Narzędzie do elastycznego układania załączników Odoo w folderach i synchronizacji katalogów z klientami chmury: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box i NAS. DMS. Menedżer plików. System zarządzania dokumentami
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z OneDrive pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z ownCloud/Nextcloud pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z DropBox pliki w oba ways