Google Drive Odoo Integration v.10
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with Google Drive files in both ways
Synchronization is bilateral. All Odoo attachments are put in Google Drive regularly. Google Drive files create attachments in Odoo in case they are placed in a correct folder. Look at the sections From Odoo to Google Drive and From Google Drive to Odoo
Integration is automatic in both ways. Based on scheduled jobs, Odoo send attachments to Google Drive and retrieve files from there
Any Odoo document might be synced: customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. You decide by your own which records should be in Google Drive, and which should be left in Odoo
Synchronization works both for individual drives and team drives (Google Suite business and enterprise tariffs). In the latter case the root folder Odoo is place within a chosen team drive, in the first case - within a current user drive
All synced files are easily accessible though clicking on an attachment. Odoo automatically redirects you to a file previewer. Among others it might be Google Documents and Google Spreadsheets. Besides, you might open a whole document folder by clicking on 'Open folder' on the attachment widget
All sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities' and access history through the button 'Sync logs'
The tool is compatible with Odoo reporting and mailing apps. If such an app faces a synced file, it retrieves a real content from Google Drive. In particular, the reports 'always reload' feature and messages & mass mailing attachments work properly
Integration is based on a single user endpoint. It means that you should login in Google Drive only once. Afterwards for integrations Odoo would use that credentials disregarding an actual Odoo user. Make sure, however, that real Odoo users have an access to Google Drive to open URLs linked to their attachments
- Prepare and keep updated folders' structure in Google Drive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in Google Drive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in Google Drive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in Google Drive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from Google Drive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in Google Drive, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in Google Drive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- Google Drive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be Google Drive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding Google Drive directory
- In case you remove a directory in Google Drive, but it still exists in Odoo, Google Drive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and Google Drive)
- Folders renaming in Google Drive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to Google Drive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in Google Drive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in Google Drive. Depending on your Google Drive configurations it might be Google Documents, Google Spreadsheets, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in Google Drive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in Google Drive as well.
Take into account that file names should be managed in Google Drive: each backward sync would recover Google Drive names, Odoo is here less important.
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in Google Drive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from Google Drive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from Google Drive
- If you deleted a document type or a document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by Google Drive.
Backward Google Drive sync might take quite much time, since each folder should be checked (the more folders, the more time the backward sync requires). It is recommended to make frequency oftener than once an hour or two hours.
- Take into account that files or folders deleted in Google Drive are really deleted only when you clean trash. Otherwise, such files still exist and would be reflected in Odoo
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Login and Google Drive Credentials
- Go to the Google Developer Console via the url https://console.developers.google.com
- Select or create a project
- Find the section 'Dashboard' and press 'ENABLE APIS AND SERVICES'
- Find Google Drive API and push the button to enable its API
- Go to 'Credentials' and press the button 'Configure Consent Screen'. As the User Type select 'External' and push 'Create'
- Add app information
- As an app name select any suitable
- As a user support email and developer contact information select your email address
- Press 'Save and Continue'
- On the 'Scopes' page just press 'Save and Continue'
- As Test Users add your GMail email address, then press 'Save and Continue'
- Then, go to Credentials and push the button 'Create Credentials'
- 'Web application' as the application type
- As the authorized redirect URI add the link in a format [YOURODOOSITENAME]/google_drive_token (e.g. https://odootools.com/google_drive_token).
- Save the app and copy 'Client ID' and 'Client Secret'
- Go to the Odoo Google Drive Settings
- Copy 'Client ID' to the 'App Client ID'
- Copy 'Client Secret' into the field 'App Secret Key'
- Insert previously generated redirect url
- If you use team drives, check the related box. Make sure you really use team drives. In you Google Drive you should find the item 'Team Drives' in the left sidebar. This feature is available only for business and enterprise tariffs
- If the option 'Team Drive' is enabled, introduce its name. It should be absolutely the same as you see it in your Google Drive. Make sure that your user has full rights for this team drive
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Google login page. Check in, agree with all conditions, and grant permissions asked
- After login, Google redirects you back to Odoo. Google Drive - Odoo synchronization is ready to be done.
Scheduled jobs
- Turn on debug mode
- Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
- Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'
Questions fréquentes sur Google Drive Odoo Integration Odoo v.10
Les dossiers Google Drive générés sont-ils automatiquement partagés entre les utilisateurs Odoo ?
The app itself does not regulate access rights on the Google Drive side. It should be done manually there. Thus, Odoo would create target folders in Google Drive, which by default are not shared, while you can change permissions to any of the folders. For example, to grant full rights for the 'Odoo' directory or to a specific 'Odoo > Sale Orders' or 'Odoo > Sale Orders > SO-001'.
The app works on a single user endpoint principle. So, all sync operations are done under the same Google Drive user (according to the Google API app you have configured).
J'ai supprimé un fichier dans Google Drive, mais il est toujours dans Odoo
Pour supprimer un fichier complètement, videz aussi la corbeille dans Google Drive.
Gardez aussi à l'esprit que le fichier peut encore être dans Odoo, car la synchro inverse n'a pas encore traité la pièce jointe. C'est un processus planifié, il faut un peu de temps.
Google me facturera-t-il en fonction des requêtes API ?
Le module n'utilise que l'API gratuite, Google ne vous facturera donc pas.
Puis-je modifier la fréquence des tâches de synchronisation ?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Puis-je configurer une structure de répertoires synchronisés différente de celle prévue par la synchronisation ?
Non, cette fonctionnalité n'existe qu'à partir de la version 15. Avant, le module utilise une structure de dossiers prédéfinie :
Odoo - dossier racine de la synchro
Modèles - dossiers pour chaque type de document Odoo. Par exemple «Projects», «Partners». Selon le domaine, des dossiers plus précis : «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects», etc.
Objets - dossiers pour chaque document, p. ex. «Project 1» ou «Customer 1»
Fichiers et dossiers liés à ce document Odoo à synchroniser.
Vous pouvez ainsi avoir par exemple :
Odoo / Projects / Project 1 / fichiers et dossiers du projet 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1 ; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / fichiers et dossiers du client 1
Cette structure est toujours plate : seulement ces niveaux. On ne peut pas mélanger plusieurs types de documents dans la même branche. Dans le dossier «Customer 1» on ne peut pas garder à la fois commandes, factures et projets. Chaque type a son (ou ses) dossier(s). Sinon, la synchro inverse serait impossible, faute de critère.
Dois-je configurer des accès utilisateurs spécifiques dans Odoo ?
Non, l'outil s'appuie sur un seul point de terminaison utilisateur. Tous les processus de synchro s'exécutent sous un seul administrateur cloud (application). Les droits des dossiers / fichiers créés ne sont pas automatisés. Gérez-les dans votre solution de stockage cloud.
Où sont stockés les fichiers synchronisés ? Sont-ils dupliqués dans Odoo et dans les clouds ?
L'application suppose que le contenu binaire des pièces jointes est conservé dans le Cloud Client plutôt que sur le serveur Odoo. Ces pièces jointes deviennent de type URL dans Odoo, et vous pouvez y accéder à tout moment depuis la zone des pièces jointes ou depuis le Cloud Client.
Après la configuration, aucune action manuelle n'est requise : la synchronisation est entièrement automatique. Choisissez quels types de documents Odoo synchroniser et configurez un modèle lié pour chacun (clients, commandes de vente ou d'achat, tâches, projets, etc.).
Puis-je avoir plusieurs dossiers pour le même type de document ? Par exemple, des projets internes et des projets clients ?
Oui, c'est possible. Pour cela, préparez une règle pour chacune, puis appliquez des filtres : par exemple selon le type de projet.
Rendez les filtres mutuellement exclusifs pour qu'un document soit clairement attribué. Par exemple : « client mais pas fournisseur », « fournisseur mais pas client ». Sinon, le dossier d'un document passerait d'un modèle à un autre.
Ai-je besoin uniquement de l'application Cloud Storage Solution ?
Non, l'outil n'est qu'un noyau technique. Il vous faut aussi le connecteur de votre client cloud.
Est-ce acceptable si j'ai beaucoup d'objets à synchroniser, par exemple 10000 ?
Oui, même si avec beaucoup de dossiers/pièces jointes le processus peut être lent. Des clients ont toutefois signalé des environnements avec >10k partenaires et ~5k variantes de produits, et les processus restaient acceptables.
Quelques points à souligner :
- La synchro est conçue pour qu'aucun élément ne soit perdu, même si ce n'est pas toujours rapide. Des files FIFO et la validation de chaque tâche le garantissent.
- Le nombre d'objets peut être limité logiquement. La configuration des modèles permet d'exclure les éléments obsolètes (par ex. pas de synchro des partenaires archivés ou des commandes de 2 ans).
Est-il possible de rendre la synchronisation en temps réel ?
Non. Nous avons de solides raisons d'éviter une synchro en temps réel :
Performances. Si la synchro est en temps réel, chaque envoi de fichier affiche un écran de chargement.
Conflits. Si 2 utilisateurs modifient un élément en même temps, la situation peut devenir insoluble. Avec des tâches régulières, on peut corriger ensuite ; en temps réel, il faudrait une file d'attente, encore plus déroutante.
Fonctionnalités. Notamment le renommage et la restructuration. La synchro inverse s'appuie strictement sur la logique des répertoires et, à chaque synchro, 100 % des éléments sont contrôlés. Après chaque mise à jour, ce seraient des milliers de requêtes par seconde. Sinon, les changements seraient perdus.
Puis-je synchroniser les pièces jointes vers plusieurs clients cloud
No, this feature becomes available only from version 15.
Nous utilisons un éditeur spécial dans nos clouds (p. ex. OnlyOffice, Office 365, etc.). Les fichiers s'ouvriraient-ils dans cet éditeur ?
Oui, selon la configuration de votre client cloud.
Quelles sont les politiques de mise a jour de vos outils ?
Selon les politiques actuelles de l'Odoo Apps Store :
- Chaque module achete pour la version 12.0 et anterieure donne acces a toutes les versions jusqu'a 12.0.
- A partir de la version 13.0, chaque version du module doit etre achetee separement.
- Quel que soit le numero, l'achat donne droit a toutes les mises a jour et corrections au sein d'une version majeure.
L'equipe faOtools ne controle pas ces politiques. Pour toute question, contactez directement les representants de l'Odoo Apps Store.
Comment installer votre application sur Odoo.sh ?
L'approche la plus directe est le flux integre de la boutique Odoo :
1. Ouvrez la page du module et cliquez sur Deploy on odoo.sh
2. Vous etes redirige vers GitHub. Connectez-vous, puis cliquez sur Create a new repo ou utilisez un depot existant. Le depot doit etre prive. Il est interdit de publier les applications sous licence OPL-1. Creez un nouveau depot pour le projet Odoo.sh si besoin
3. Ensuite, dans odoo.sh, cliquez sur Deploy, confirmez et cliquez sur Continue. L'installation demarre.
Ces etapes installent l'application sur la branche de production. Pour d'autres branches ou une mise a jour :
1. Telechargez le code source depuis la boutique Odoo
2. Commitez le module dans le depot GitHub requis. Aucun dossier/fichier de l'app ne doit etre ignore (.gitignore). Les depots crees par odoo.sh ignorent parfois des chemins importants (par ex. /lib). Envoyez tous les repertoires et fichiers du module
3. Deployez la branche cible du projet odoo.sh, ou attendez la construction automatique si vos parametres le prevoient.
Comment installer votre application sur mon propre serveur ?
2. Redemarrez le serveur Odoo;
3. Activez le mode developpeur (parametres techniques);
4. Mettez a jour la liste des applications (menu Applications);
5. Trouvez l'application et cliquez sur Activate/Install;
6. Suivez les consignes de la page de l'application s'il y en a.
Votre application a des modules complementaires. Puis-je les acheter plus tard ?
Oui. Odoo ajoute automatiquement toutes les dependances au panier : excluez les outils deja achetes pour eviter un double paiement.
J'ai deploye votre application sur Odoo.sh et je vois un avertissement/erreur dans les tests
Un avertissement rouge/orange n'affecte pas les fonctions de l'application. Parfois nos modules echouent aux tests automatiques standard, car ceux-ci attendent un comportement contraire aux objectifs de l'app. Par exemple, nous changeons le calcul du prix alors que les tests Odoo comparent le prix final a l'algorithme standard.
Verifiez d'abord les fonctions de la base deployee. Tout fonctionne-t-il ?
Si vous pensez encore que l'avertissement affecte les fonctions reelles, contactez-nous avec les journaux d'installation complets et la liste complete des modules deployes (coeur et tiers).
Puis-je acheter votre application directement aupres de vous ?
Non, nous distribuons les outils uniquement via le magasin officiel d'applications Odoo.
Je souhaiterais une reduction
Malheureusement, nous n'avons pas les moyens techniques de proposer des prix individuels.
Puis-je installer l'application sur ma base Odoo Online (SaaS) ?
Non, les applications tierces ne peuvent pas etre utilisees sur Odoo Online. Odoo SaaS bloque cette possibilite.
Votre outil depend d'autres applications. Dois-je les acheter ?
Oui, l'outil a besoin de tous les modules indiques en dependances. Le prix affiche sur la page inclut deja ces dependances.
Quel est le prix du module en dollars US ? Pourquoi a-t-il change ?
Le prix de nos modules est fixe en euros. La boutique Odoo convertit les prix selon son taux de change interne. Le prix en dollars US peut donc changer lorsque ce taux est mis a jour.
Les textes de l'application et du site web dans des langues autres que l'anglais sont assistés par l'IA et alignés sur les traductions officielles d'Odoo. Si vous remarquez une erreur, envoyer un ticket de traduction et nous le corrigerons.
Signalement de bogues
Si vous rencontrez des bugs ou des comportements incohérents, n'hésitez pas à nous contacter. Nous garantissons de fournir des correctifs dans les 60 jours suivant l'achat et sommes extrêmement intéressés par l'amélioration de nos outils même après cette période.
Vous n'avez pas besoin d'un numéro de téléphone ou d'une carte de crédit pour nous contacter. Vous ne devez passer qu'une courte inscription par courriel, qui ne prend pas plus de 30 secondes.
Veuillez inclure autant de details que possible dans votre demande : captures d'ecran, journaux du serveur Odoo, description complete de la procedure de reproduction du probleme, etc. Il faut generalement quelques jours ouvrables pour preparer un plan d'action concernant un probleme (si un bogue est confirme) ou vous fournir des recommandations sur la marche a suivre (dans le cas contraire).
Demandes de fonctionnalités publiques et idées de modules (développement gratuit)
Nous sommes fortement motivés pour améliorer nos outils et serions reconnaissants pour tout retour. Si vos exigences sont d'utilité publique et peuvent être mises en œuvre efficacement, l'équipe les inclura dans notre liste de tâches.
Une telle liste de tâches est traitée régulièrement et n'implique pas de frais supplémentaires. Bien que nous ne puissions pas promettre de délais ni de conception finale, cela pourrait être un bon moyen d'obtenir les fonctionnalités souhaitées sans investissements ni risques.
Vous n'avez pas besoin d'un numéro de téléphone ou d'une carte de crédit pour nous contacter. Vous ne devez passer qu'une courte inscription par courriel, qui ne prend pas plus de 30 secondes.
L'outil pour garder les mots de passe dans Odoo en usage partage. Coffres partages
198€
L'outil pour fixer des cibles KPI et controler leur atteinte par periode. Tableaux de bord. Graphiques
198€
L'outil pour construire une base de connaissances structuree, interne et externe. KMS. Revisions type wiki
398€
L'outil pour gerer des services sur creneaux, de la reservation aux ventes et avis
L'outil pour piloter Odoo depuis vos chats IA via MCP. Claude. Toute IA compatible MCP.
198€
L'outil pour classer les pieces jointes Odoo en dossiers et synchroniser avec Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box et NAS. Gestionnaire de fichiers. DMS
L'outil pour synchroniser les pieces jointes Odoo avec OneDrive dans les deux sens
L'outil pour synchroniser les pieces jointes Odoo avec ownCloud/Nextcloud dans les deux sens
L'outil pour synchroniser les pieces jointes Odoo avec DropBox dans les deux sens