Google Drive Odoo Integration v.10
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with Google Drive files in both ways
Synchronization is bilateral. All Odoo attachments are put in Google Drive regularly. Google Drive files create attachments in Odoo in case they are placed in a correct folder. Look at the sections From Odoo to Google Drive and From Google Drive to Odoo
Integration is automatic in both ways. Based on scheduled jobs, Odoo send attachments to Google Drive and retrieve files from there
Any Odoo document might be synced: customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. You decide by your own which records should be in Google Drive, and which should be left in Odoo
Synchronization works both for individual drives and team drives (Google Suite business and enterprise tariffs). In the latter case the root folder Odoo is place within a chosen team drive, in the first case - within a current user drive
All synced files are easily accessible though clicking on an attachment. Odoo automatically redirects you to a file previewer. Among others it might be Google Documents and Google Spreadsheets. Besides, you might open a whole document folder by clicking on 'Open folder' on the attachment widget
All sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities' and access history through the button 'Sync logs'
The tool is compatible with Odoo reporting and mailing apps. If such an app faces a synced file, it retrieves a real content from Google Drive. In particular, the reports 'always reload' feature and messages & mass mailing attachments work properly
Integration is based on a single user endpoint. It means that you should login in Google Drive only once. Afterwards for integrations Odoo would use that credentials disregarding an actual Odoo user. Make sure, however, that real Odoo users have an access to Google Drive to open URLs linked to their attachments
- Prepare and keep updated folders' structure in Google Drive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in Google Drive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in Google Drive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in Google Drive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from Google Drive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in Google Drive, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in Google Drive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- Google Drive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be Google Drive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding Google Drive directory
- In case you remove a directory in Google Drive, but it still exists in Odoo, Google Drive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and Google Drive)
- Folders renaming in Google Drive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to Google Drive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in Google Drive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in Google Drive. Depending on your Google Drive configurations it might be Google Documents, Google Spreadsheets, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in Google Drive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in Google Drive as well.
Take into account that file names should be managed in Google Drive: each backward sync would recover Google Drive names, Odoo is here less important.
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in Google Drive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from Google Drive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from Google Drive
- If you deleted a document type or a document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by Google Drive.
Backward Google Drive sync might take quite much time, since each folder should be checked (the more folders, the more time the backward sync requires). It is recommended to make frequency oftener than once an hour or two hours.
- Take into account that files or folders deleted in Google Drive are really deleted only when you clean trash. Otherwise, such files still exist and would be reflected in Odoo
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Login and Google Drive Credentials
- Go to the Google Developer Console via the url https://console.developers.google.com
- Select or create a project
- Find the section 'Dashboard' and press 'ENABLE APIS AND SERVICES'
- Find Google Drive API and push the button to enable its API
- Go to 'Credentials' and press the button 'Configure Consent Screen'. As the User Type select 'External' and push 'Create'
- Add app information
- As an app name select any suitable
- As a user support email and developer contact information select your email address
- Press 'Save and Continue'
- On the 'Scopes' page just press 'Save and Continue'
- As Test Users add your GMail email address, then press 'Save and Continue'
- Then, go to Credentials and push the button 'Create Credentials'
- 'Web application' as the application type
- As the authorized redirect URI add the link in a format [YOURODOOSITENAME]/google_drive_token (e.g. https://odootools.com/google_drive_token).
- Save the app and copy 'Client ID' and 'Client Secret'
- Go to the Odoo Google Drive Settings
- Copy 'Client ID' to the 'App Client ID'
- Copy 'Client Secret' into the field 'App Secret Key'
- Insert previously generated redirect url
- If you use team drives, check the related box. Make sure you really use team drives. In you Google Drive you should find the item 'Team Drives' in the left sidebar. This feature is available only for business and enterprise tariffs
- If the option 'Team Drive' is enabled, introduce its name. It should be absolutely the same as you see it in your Google Drive. Make sure that your user has full rights for this team drive
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Google login page. Check in, agree with all conditions, and grant permissions asked
- After login, Google redirects you back to Odoo. Google Drive - Odoo synchronization is ready to be done.
Scheduled jobs
- Turn on debug mode
- Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
- Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'
Gyakran ismételt kérdések: Google Drive Odoo Integration Odoo v.10
A létrehozott Google Drive-mappák automatikusan megosztásra kerülnek az Odoo-felhasználók között?
The app itself does not regulate access rights on the Google Drive side. It should be done manually there. Thus, Odoo would create target folders in Google Drive, which by default are not shared, while you can change permissions to any of the folders. For example, to grant full rights for the 'Odoo' directory or to a specific 'Odoo > Sale Orders' or 'Odoo > Sale Orders > SO-001'.
The app works on a single user endpoint principle. So, all sync operations are done under the same Google Drive user (according to the Google API app you have configured).
Töröltem egy fájlt a Google Drive-ban, de még mindig az Odoo-ban van
A fájl teljes törléséhez ürítse a Google Drive Lomtárát is.
A fájl még az Odoo-ban lehet, mert a visszafelé szinkron még nem dolgozta fel a mellékletet. Ez ütemezett folyamat, idő kell hozzá.
A Google az API-kérések alapján számláz?
A modul csak az ingyenes API-t használja, ezért a Google nem számláz.
Megváltoztathatom a szinkronizálási feladatok gyakoriságát?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Beállíthatok a szinkronizálás által feltételezettől eltérő könyvtárszerkezetet?
Nem, ez a funkció csak a 15-ös verziótól érhető el. Előtte a modul előre megadott mappaszerkezettel dolgozik:
Odoo - a szinkron gyökérmappája
Modellek - mappa minden Odoo-dokumentumtípushoz. Például «Projects», «Partners». Tartomány szerint lehetnek szűkebb mappák: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» stb.
Objektumok - mappa minden dokumentumhoz, pl. «Project 1» vagy «Customer 1»
Az adott Odoo-dokumentumhoz tartozó, szinkronizálandó fájlok és mappák.
Így például ez lehet:
Odoo / Projects / Project 1 / az 1. projekt fájljai és mappái
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / az 1. ügyfél fájljai és mappái
A szerkezet mindig lapos: csak ezek a szintek. Különböző dokumentumtípusok nem lehetnek ugyanabban az ágban. A «Customer 1» mappában nem tarthatók együtt rendelések, számlák és projektek. Minden típusnak saját mappája (vagy mappái) van. Különben a visszafelé szinkronnak nem lenne szempontja.
Be kell állítanom speciális felhasználói hozzáféréseket az Odoo-ban?
Nem, az eszköz egyetlen felhasználói végpontra támaszkodik. Minden szinkronfolyamat egy felhőadminisztrátor (alkalmazás) alatt fut. A létrehozott mappák / fájlok jogai nem automatizáltak. Ezeket a felhőtárhelyen kell kezelni.
Hol tárolódnak a szinkronizált fájlok? Duplikálódnak az Odoo-ban és a felhőkben?
Az alkalmazás azt feltételezi, hogy a mellékletek bináris tartalma a Cloud Clientban van, nem az Odoo-kiszolgálón. Az ilyen mellékletek az Odoo-ban URL típusúak lesznek, és bármikor elérhetők a mellékletmezőből vagy a Cloud Clientból.
A beállítás után nincs szükség kézi lépésekre: a szinkronizálás teljesen automatikus. Döntse el, mely Odoo-dokumentumtípusokat kell szinkronizálni, és állítson be hozzájuk kapcsolódó modellt (ügyfelek, értékesítési vagy beszerzési rendelések, feladatok, projektek stb.).
Lehet több mappám ugyanahhoz a dokumentumtípushoz? Például belső projektek és ügyfélprojektek?
Igen, lehet. Készítsen szabályt mindegyikhez, majd alkalmazzon szűrőket: például a projekt típusa szerint.
Tegye a szűrőket egymást kizáróvá, hogy a dokumentum egyértelműen hozzárendelhető legyen. Például: «ügyfél, de nem szállító», «szállító, de nem ügyfél». Különben a dokumentum mappája modellről modellre ugrana.
Elég csak a Cloud Storage Solution alkalmazás?
Nem, az eszköz csak technikai mag. A felhőklient csatlakozójára is szükség van.
Rendben van, ha sok objektumot kell szinkronizálni, például 10000-et?
Igen, bár sok mappa/melléklet esetén a folyamat lassú lehet. Ügyfeleink azonban >10 ezer partneres és ~5 ezer termékváltozatos környezeteket jelentettek, és a folyamatok elfogadhatók voltak.
Néhány pont:
- A szinkron úgy van felépítve, hogy minden elem szinkronizálódik és nem vész el, még ha nem is gyors. FIFO-sorok és minden feladat commitja ezt garantálják.
- Az objektumok száma logikusan korlátozható. A modellek beállítása kizárhatja az elavult tételeket (pl. archivált partnerek vagy 2 éves rendelések).
Lehet valós idejű a szinkronizálás?
Nem. Erős okaink vannak a valós idejű szinkron kerülésére:
Teljesítmény. Valós idejű szinkronnál minden fájlfeltöltés betöltőképernyőt ad.
Ütközések. Ha 2 felhasználó egyszerre módosít egy elemet, a helyzet megoldhatatlan lehet. Rendszeres feladatoknál utólag javítható; valós időben sorra lenne szükség, ami még félrevezetőbb.
Működés. Különösen az átnevezés és az átszervezés. A visszafelé szinkron szigorúan a könyvtárlogikára támaszkodik, és minden futáskor az elemek 100%-át ellenőrzi. Minden frissítés után ez másodpercenként több ezer kérés lenne. Különben a változások elvesznének.
Szinkronizálhatom a mellékleteket több felhőklientre
No, this feature becomes available only from version 15.
Speciális szerkesztőt használunk a felhőinkben (pl. OnlyOffice, Office 365). Megnyílnának a fájlok abban a szerkesztőben?
Igen, a felhőklient beállításától függően.
Mik az eszkozeik frissitesi szabalyai?
Az Odoo Apps Store aktualis szabalyai szerint:
- A 12.0-s vagy korabbi verziohoz vasarolt modul hozzaferest ad minden 12.0-ig tarto verziohoz.
- A 13.0-s verzitol minden modulverziot kulon kell megvasarolni.
- A verzioszamtol fuggetlenul a vasarlas jogot ad az adott foverzion beluli osszes frissitesre es hibajavitasra.
A faOtools csapat nem iranyitja ezeket a szabalyokat. Kerdesekkel kozvetlenul az Odoo Apps Store kepviseloit keresse.
Hogyan telepitem az alkalmazast Odoo.sh-re?
A legkozvetlenebb megkozelites az Odoo-aruhaz beepitett munkafolyamata:
1. Nyissa meg a modul oldalat, es kattintson a Deploy on odoo.sh gombra
2. A GitHub oldalra kerul. Jelentkezzen be, majd kattintson a Create a new repo gombra, vagy hasznaljon egy meglevot. A tarhaznak privatnak kell lennie. OPL-1 licencu alkalmazasok nem tehetok kozze. Szukseg eseten hozzon letre uj repot az Odoo.sh-projekthez
3. Ezutan az odoo.sh-en kattintson a Deploy gombra, erositse meg, majd kattintson a Continue gombra. Elindul a telepites.
Ezek a lepesek a production agra telepitik az alkalmazast. Mas agakhoz vagy frissiteshez:
1. Toltse le a forraskodot az Odoo-aruhazbol
2. Commitolja a modult a GitHub-tarhazba. Egyik alkalmazasmappa/-fajl sem kerulhet a .gitignore-ba. Az odoo.sh altal letrehozott tarhazak fontos utvonalakat (pl. /lib) hagyhatnak figyelmen kivul. Toltse fel az osszes modulkonyvtarat es fajlt
3. Deployolja az odoo.sh-projekt celagat, vagy varja meg az automatikus buildet, ha a beallitasok igy szolnak.
Hogyan telepitem az alkalmazast a sajat szerveremre?
2. Inditsa ujra az Odoo-kiszolgalot;
3. Kapcsolja be a fejlesztoi uzemmodot (technikai beallitasok);
4. Frissitse az alkalmazaslistat (Alkalmazasok menu);
5. Keresse meg az alkalmazast, es kattintson az Activate/Install gombra;
6. Kovesse az alkalmazasoldal utmutatasait, ha vannak.
Az alkalmazasnak extra kiegeszitoi vannak. Megvehetem oket kesobb?
Igen. Az Odoo automatikusan a kosarba teszi a fuggosegeket: zarja ki a mar megvasarolt eszkozoket, hogy ne fizessen ketszer.
Telepitettem az alkalmazast Odoo.sh-re, es figyelmeztetest/hibat latok a tesztekben
A piros/narancs figyelmeztetes nem befolyasolja az alkalmazas funkcioit. Neha a moduljaink nem mennek at a standard automatikus teszteken, mert azok az alkalmazas celjaival ellentetes viselkedest varnak. Peldaul megvaltoztatjuk az arszamitast, mikozben az Odoo-tesztek a vegso arat a standard algoritmussal hasonlitjak ossze.
Eloszor ellenorizze a telepitett adatbazis funkciot. Minden mukodik?
Ha megis ugy gondolja, hogy a figyelmeztetes valos funkciokat erint, irjon nekunk, es kuldje el a teljes telepitesi naplokat es a telepitett modulok teljes listajat (mag es harmadik fel).
Megvehetem az alkalmazast kozvetlenul onoktol?
Nem, az eszkozoket csak a hivatalos Odoo alkalmazasboltban forgalmazzuk.
Kedvezmenyt szeretnek
Sajnos nincs technikai lehetosegunk egyedi arakat adni.
Telepithetem az alkalmazast az Odoo Online (SaaS) adatbazisomra?
Nem, harmadik feles alkalmazasok nem hasznalhatok az Odoo Online-on. Az Odoo SaaS ezt blokkolja.
Az eszkoz mas alkalmazasoktol fugg. Meg kell vennem oket?
Igen, az eszkoznek szuksege van minden fuggosegkent jelolt modulra. Az alkalmazasoldal ara mar tartalmazza ezeket a fuggosegeket.
Mennyi a modul ara amerikai dollarban? Miert valtozott?
Moduljaink ara euroban van megadva. Az Odoo-aruhaz a belso arfolyama szerint valt mas penznemekre. Ezert az amerikai dollar ar valtozhat, amikor az arfolyam frissul.
Az alkalmazás és a webhely angolon kívüli nyelveken mesterséges intelligenciával készülnek és az hivatalos Odoo-fordításokhoz igazodnak. Ha hibát talál, küldjön fordításhelyességi jegyet és kijavítjuk.
Hiba Kimutatás
Ha hibát vagy következetlen viselkedést lát, írjon nekünk. A vásárlástól 60 napon belül javítást vállalunk, és utána is fejlesztjük az eszközöket.
Nem kell telefonszám vagy bankkártya a kapcsolatfelvételhez. Elég egy rövid e-mailes regisztráció, ami 30 másodpercnél nem tart tovább.
Adjon meg minél több részletet: képernyőképek, Odoo-kiszolgálónaplók és a hiba reprodukálásának teljes leírása. Általában néhány munkanap kell a munkatervhez (ha a hiba megerősített) vagy az iránymutatáshoz (egyébként).
Nyilvános Jellemzők Kérelmek Modul Ötletek Szabad Fejlesztés
Erősen motiváltak vagyunk az eszközeink fejlesztésére, és hálásak minden visszajelzésért. Ha az igények közhasznúak és hatékonyan megvalósíthatók, a csapat felveszi őket a teendők listájára.
Az ilyen teendőlista rendszeresen feldolgozásra kerül, extra díj nélkül. Bár határidőt és végleges dizájnt nem ígérhetünk, jó módja lehet a kívánt funkciók befektetés és kockázat nélküli megszerzésének.
Nem kell telefonszám vagy bankkártya a kapcsolatfelvételhez. Elég egy rövid e-mailes regisztráció, ami 30 másodpercnél nem tart tovább.
Eszköz jelszavak biztonságos, megosztott tárolására Odooban. Megosztott trezorok
198€
Eszköz KPI-célok beállításához és teljesítésük időszakos ellenőrzéséhez. KPI-irányítópultok. Dashboard-tervező. KPI-diagramok
198€
Eszköz mély és strukturált tudásbázis építéséhez belső és külső használatra. Knowledge System. KMS. Wiki-szerű revíziók.
398€
Eszköz időalapú szolgáltatáskezeléshez a foglalástól az értékesítésig és az értékelésekig
Eszköz az Odoo kezeléséhez a kedvenc AI-csevegőkből MCP-n keresztül. Claude. Bármely MCP-t támogató AI.
198€
Eszköz Odoo mellékletek mappákba rendezéséhez és könyvtárak szinkronizálásához felhőklientekkel: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box és NAS. DMS. Fájlkezelő. Dokumentumkezelő rendszer
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához OneDrive-fájlokkal
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához ownCloud/Nextcloud-fájlokkal
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához DropBox-fájlokkal