Google Drive Odoo Integration v.10
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with Google Drive files in both ways
Synchronization is bilateral. All Odoo attachments are put in Google Drive regularly. Google Drive files create attachments in Odoo in case they are placed in a correct folder. Look at the sections From Odoo to Google Drive and From Google Drive to Odoo
Integration is automatic in both ways. Based on scheduled jobs, Odoo send attachments to Google Drive and retrieve files from there
Any Odoo document might be synced: customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. You decide by your own which records should be in Google Drive, and which should be left in Odoo
Synchronization works both for individual drives and team drives (Google Suite business and enterprise tariffs). In the latter case the root folder Odoo is place within a chosen team drive, in the first case - within a current user drive
All synced files are easily accessible though clicking on an attachment. Odoo automatically redirects you to a file previewer. Among others it might be Google Documents and Google Spreadsheets. Besides, you might open a whole document folder by clicking on 'Open folder' on the attachment widget
All sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities' and access history through the button 'Sync logs'
The tool is compatible with Odoo reporting and mailing apps. If such an app faces a synced file, it retrieves a real content from Google Drive. In particular, the reports 'always reload' feature and messages & mass mailing attachments work properly
Integration is based on a single user endpoint. It means that you should login in Google Drive only once. Afterwards for integrations Odoo would use that credentials disregarding an actual Odoo user. Make sure, however, that real Odoo users have an access to Google Drive to open URLs linked to their attachments
- Prepare and keep updated folders' structure in Google Drive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in Google Drive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in Google Drive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in Google Drive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from Google Drive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in Google Drive, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in Google Drive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- Google Drive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be Google Drive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding Google Drive directory
- In case you remove a directory in Google Drive, but it still exists in Odoo, Google Drive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and Google Drive)
- Folders renaming in Google Drive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to Google Drive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in Google Drive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in Google Drive. Depending on your Google Drive configurations it might be Google Documents, Google Spreadsheets, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in Google Drive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in Google Drive as well.
Take into account that file names should be managed in Google Drive: each backward sync would recover Google Drive names, Odoo is here less important.
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in Google Drive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from Google Drive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from Google Drive
- If you deleted a document type or a document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by Google Drive.
Backward Google Drive sync might take quite much time, since each folder should be checked (the more folders, the more time the backward sync requires). It is recommended to make frequency oftener than once an hour or two hours.
- Take into account that files or folders deleted in Google Drive are really deleted only when you clean trash. Otherwise, such files still exist and would be reflected in Odoo
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Login and Google Drive Credentials
- Go to the Google Developer Console via the url https://console.developers.google.com
- Select or create a project
- Find the section 'Dashboard' and press 'ENABLE APIS AND SERVICES'
- Find Google Drive API and push the button to enable its API
- Go to 'Credentials' and press the button 'Configure Consent Screen'. As the User Type select 'External' and push 'Create'
- Add app information
- As an app name select any suitable
- As a user support email and developer contact information select your email address
- Press 'Save and Continue'
- On the 'Scopes' page just press 'Save and Continue'
- As Test Users add your GMail email address, then press 'Save and Continue'
- Then, go to Credentials and push the button 'Create Credentials'
- 'Web application' as the application type
- As the authorized redirect URI add the link in a format [YOURODOOSITENAME]/google_drive_token (e.g. https://odootools.com/google_drive_token).
- Save the app and copy 'Client ID' and 'Client Secret'
- Go to the Odoo Google Drive Settings
- Copy 'Client ID' to the 'App Client ID'
- Copy 'Client Secret' into the field 'App Secret Key'
- Insert previously generated redirect url
- If you use team drives, check the related box. Make sure you really use team drives. In you Google Drive you should find the item 'Team Drives' in the left sidebar. This feature is available only for business and enterprise tariffs
- If the option 'Team Drive' is enabled, introduce its name. It should be absolutely the same as you see it in your Google Drive. Make sure that your user has full rights for this team drive
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Google login page. Check in, agree with all conditions, and grant permissions asked
- After login, Google redirects you back to Odoo. Google Drive - Odoo synchronization is ready to be done.
Scheduled jobs
- Turn on debug mode
- Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
- Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'
Часто задаваемые вопросы о Google Drive Odoo Integration Odoo v.10
Предоставляется ли общий доступ к созданным папкам Google Drive автоматически между пользователями Odoo?
The app itself does not regulate access rights on the Google Drive side. It should be done manually there. Thus, Odoo would create target folders in Google Drive, which by default are not shared, while you can change permissions to any of the folders. For example, to grant full rights for the 'Odoo' directory or to a specific 'Odoo > Sale Orders' or 'Odoo > Sale Orders > SO-001'.
The app works on a single user endpoint principle. So, all sync operations are done under the same Google Drive user (according to the Google API app you have configured).
Я удалил файл в Google Drive, но он всё ещё в Odoo
Чтобы удалить файл полностью, очистите также корзину в Google Drive.
Также учтите, что файл может ещё быть в Odoo, потому что обратная синхронизация ещё не обработала вложение. Это запланированный процесс, требуется время.
Будет ли Google брать плату за запросы API?
Модуль использует только бесплатный API, поэтому Google не будет взимать плату.
Можно ли изменить частоту заданий синхронизации?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Можно ли настроить другую структуру синхронизируемых каталогов, не ту, что задаёт синхронизация?
Нет, эта возможность есть только с версии 15. До неё модуль работает с заранее заданной структурой папок:
Odoo — корневая папка синхронизации
Модели — папки для каждого типа документов Odoo. Например, «Projects», «Partners». По домену могут быть более узкие папки: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» и т. д.
Объекты — папки для каждого документа, например «Project 1» или «Customer 1»
Файлы и папки, связанные с этим документом Odoo и подлежащие синхронизации.
В итоге может получиться, например:
Odoo / Projects / Project 1 / файлы и папки проекта 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / файлы и папки клиента 1
Структура всегда плоская: только эти уровни иерархии. Разные типы документов нельзя держать в одной ветке. В папке «Customer 1» нельзя хранить файлы и заказов, и счетов, и проектов. У каждого типа документа своя папка (или несколько). Иначе обратная синхронизация будет невозможна: не на что опереться.
Нужно ли настраивать отдельные права пользователей в Odoo?
Нет, инструмент работает через одну пользовательскую конечную точку. Все процессы синхронизации идут от имени одного облачного администратора (приложения). Права на созданные папки и файлы не назначаются автоматически. Настройте их в своём облачном хранилище.
Где хранятся синхронизированные файлы? Дублируются ли они в Odoo и в облаках?
Приложение предполагает, что двоичное содержимое вложений хранится в Cloud Client, а не на сервере Odoo. Такие вложения в Odoo становятся типа URL, и к ним можно в любой момент обратиться из блока вложений или из Cloud Client.
После настройки ручные действия не нужны: синхронизация полностью автоматическая. Решите, какие типы документов Odoo синхронизировать, и настройте связанную модель для каждого из них (клиенты, заказы на продажу или закупку, задачи, проекты и т. д.).
Можно ли создать несколько папок для одного типа документов? Например, внутренние проекты и клиентские проекты?
Да, можно. Для этого подготовьте правило для каждой папки и задайте фильтры: например, по типу проекта.
Сделайте фильтры взаимоисключающими, чтобы документ однозначно попадал в одну папку. Например: «клиент, но не поставщик», «поставщик, но не клиент». Иначе папка документа будет перескакивать с одной модели на другую.
Достаточно ли только приложения Cloud Storage Solution?
Нет, инструмент — только техническое ядро. Нужен ещё коннектор вашего облачного клиента.
Нормально ли, если нужно синхронизировать много объектов, например 10000?
Да, хотя при большом числе папок и вложений процесс может быть медленным. При этом клиенты сообщали о средах с >10 тыс. партнёров и ~5 тыс. вариантов продуктов — процессы оставались приемлемыми.
Несколько важных моментов:
- Синхронизация устроена так, что любой элемент будет синхронизирован и не потеряется, хотя это может быть небыстро. Это гарантируют очереди FIFO и фиксация каждого задания.
- Число объектов можно ограничить логически. Настройка моделей позволяет не синхронизировать устаревшие записи (например, нет смысла синхронизировать архивных партнёров или заказы двухлетней давности).
Можно ли сделать синхронизацию в реальном времени?
Нет. Есть веские причины не делать синхронизацию в реальном времени:
Производительность. При синхронизации в реальном времени каждая загрузка файла приводит к экрану ожидания.
Конфликты. Если двое одновременно меняют элемент, ситуация может стать неразрешимой. При регулярных заданиях это можно исправить позже; в реальном времени пришлось бы ставить изменения в очередь, что ещё сильнее запутает пользователей.
Функциональность. В частности, переименование и перестройка элементов. Обратная синхронизация строго опирается на логику каталогов, и при каждом запуске проверяется 100% элементов. Если делать это после каждого обновления, будут тысячи запросов в секунду. Если нет — изменения потеряются.
Можно ли синхронизировать вложения с несколькими облачными клиентами
No, this feature becomes available only from version 15.
Мы используем специальный редактор в облаках (например OnlyOffice, Office 365 и т. д.). Будут ли файлы открываться в этом редакторе?
Да, в зависимости от конфигурации облачного клиента.
Какова политика обновлений ваших инструментов?
По текущим правилам Odoo Apps Store:
- Модуль, купленный для версии 12.0 и ниже, даёт доступ ко всем версиям до 12.0 включительно.
- С версии 13.0 каждую версию модуля нужно покупать отдельно.
- Независимо от версии покупка даёт право на все обновления и исправления в рамках этой мажорной версии.
Команда faOtools эти правила не задаёт. Вопросы направляйте напрямую представителям Odoo Apps Store.
Как установить приложение на Odoo.sh?
Самый прямой способ - встроенный сценарий магазина Odoo:
1. Откройте страницу модуля и нажмите Deploy on odoo.sh
2. Вас перенаправит на GitHub. Войдите в аккаунт и нажмите Create a new repo или выберите существующий. Репозиторий должен быть закрытым: публиковать приложения по лицензии OPL-1 нельзя. При необходимости создайте новый репозиторий для проекта Odoo.sh
3. Затем в odoo.sh нажмите Deploy, подтвердите решение и нажмите Continue. Так запустится установка.
Эти шаги ставят приложение на production-ветку проекта. Для других веток или обновления модуля:
1. Скачайте исходный код из магазина Odoo
2. Закоммитьте модуль в нужный репозиторий GitHub. Ни одна папка или файл приложения не должны попасть в .gitignore. Репозитории, которые создаёт odoo.sh, по умолчанию могут игнорировать важные пути (например /lib). Загрузите все каталоги и файлы модуля без исключений
3. Разверните целевую ветку проекта odoo.sh или дождитесь автоматической сборки, если так настроено.
Как установить приложение на свой сервер?
2. Перезапустите сервер Odoo;
3. Включите режим разработчика (технические настройки);
4. Обновите список приложений (меню приложений);
5. Найдите приложение и нажмите Activate/Install;
6. Следуйте рекомендациям на странице приложения, если они есть.
У приложения есть дополнительные модули. Можно купить их позже?
Да. При этом Odoo сам кладёт все зависимости в корзину: исключите уже купленные инструменты, чтобы не заплатить дважды.
Я развернул приложение на Odoo.sh и вижу предупреждение или ошибку в тестах
Odoo Красное или оранжевое предупреждение не влияет на функции приложения. Иногда наши модули не проходят стандартные автотесты, потому что те ждут поведение, которое противоречит целям приложения. Например, мы меняем расчёт цены, а тесты ядра сравнивают итог со стандартным алгоритмом.
Сначала проверьте саму развёрнутую базу: всё ли работает?
Если всё же считаете, что предупреждение ломает функции, напишите нам и пришлите полные логи установки и полный список установленных модулей (ядро и сторонние).
Можно ли купить приложение напрямую у вас?
Нет, мы распространяем инструменты только через официальный магазин приложений Odoo.
Я хочу получить скидку
К сожалению, у нас нет технической возможности давать индивидуальные цены.
Можно ли поставить приложение на базу Odoo Online (SaaS)?
Нет, сторонние приложения нельзя использовать на Odoo Online. Odoo SaaS это блокирует.
У инструмента есть зависимости. Нужно ли их покупать?
Да, для корректной работы нужны все модули из зависимостей. Цена на странице приложения уже включает необходимые зависимости.
Какова цена модуля в долларах США? Почему она меняется?
Цены на наши модули заданы в евро. Магазин Odoo пересчитывает их в другие валюты по своему внутреннему курсу. Поэтому цена в долларах США может меняться при обновлении курса.
Тексты приложения и веб-сайта на языках, отличных от английского, переведены с помощью ИИ и согласованы с официальными переводами Odoo. Если вы заметили ошибку, отправьте тикет о переводе и мы исправим его.
Отправка отчетов об ошибках
Если вы столкнулись с ошибками или непоследовательным поведением, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы гарантируем предоставление исправлений в течение 60 дней с момента покупки и очень заинтересованы в улучшении наших инструментов даже по истечении этого периода.
Чтобы связаться с нами, вам не нужен номер телефона или кредитная карта. Вам нужно всего лишь пройти короткую регистрацию по электронной почте, которая займет не более 30 секунд.
Укажите в запросе как можно больше сведений: снимки экрана, журналы сервера Odoo, полное описание воспроизведения проблемы и так далее. Обычно подготовка рабочего плана по проблеме (если ошибка подтверждена) или рекомендаций по необходимым действиям (в противном случае) занимает несколько рабочих дней.
Запросы на публичные функции и идеи модулей (бесплатная разработка)
Мы очень заинтересованы в улучшении наших инструментов и будем благодарны за любые отзывы. Если ваши требования общедоступны и могут быть эффективно реализованы, команда включит их в наш список дел.
Такой список дел обрабатывается регулярно и не предполагает дополнительных комиссий. Хотя мы не можем обещать сроки и окончательный дизайн, это может быть хорошим способом получить желаемые функции без вложений и рисков.
Чтобы связаться с нами, вам не нужен номер телефона или кредитная карта. Вам нужно всего лишь пройти короткую регистрацию по электронной почте, которая займет не более 30 секунд.
Инструмент, чтобы безопасно хранить пароли в Odoo для совместной работы. Общие хранилища
198€
Инструмент, чтобы задавать цели KPI и контролировать выполнение по периодам. Дашборды KPI. Конструктор. Графики
198€
Инструмент, чтобы строить глубокую базу знаний для своих и внешних. Knowledge System. KMS. Правки как в вики
398€
Инструмент для услуг по записи: от бронирования до продаж и отзывов
Инструмент, чтобы управлять Odoo из любимых AI-чатов через MCP. Claude. Любой AI с MCP.
198€
Инструмент, чтобы раскладывать вложения Odoo по папкам и синхронизировать каталоги с Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box и NAS. Файловый менеджер. DMS
Инструмент для двусторонней синхронизации вложений Odoo с OneDrive
Инструмент для двусторонней синхронизации вложений Odoo с ownCloud/Nextcloud
Инструмент для двусторонней синхронизации вложений Odoo с DropBox