DropBox Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Il suo prezzo è
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Il suo prezzo è
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Il suo prezzo è
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own DropBox folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in DropBox with simple availability from Odoo.
Schermate
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to DropBox
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to DropBox;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in DropBox;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a DropBox folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from DropBox if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from DropBox to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a DropBox document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a DropBox document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Schermate
Synced files are simply found in DropBox. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in DropBox
All document of this type has an own folder
Direct access to DropBox items
- Click on attachment to open it in DropBox in a new tab (necessary to be logged in DropBox). Have also a look at the section Dropbox URLs below;
- Click the icon of cloud to start downloading file from DropBox (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
DropBox URLs
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account.
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts).
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced.
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, do not switch off the feature 'No links to DropBox from Odoo'.
Schermate
Quick access to DropBox files and folders
Apply to DropBox right from Odoo chatter
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few other peculiarities to take into account
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Schermate
Direct access from Odoo documents to DropBox
Enterprise Documents in DropBox
Enterprise files in DropBox
DropBox Sync logs in Odoo
Schermate
Logged synchronization activities
Default folders for documents
All DropBox tariffs
Suggerimenti di configurazione e installazione per DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Python dependency
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Domande frequenti su DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Posso modificare la frequenza dei job di sincronizzazione?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Posso configurare una struttura delle directory sincronizzate diversa da quella prevista dalla sincronizzazione?
No, questa funzione esiste solo dalla versione 15. Prima il modulo usa una struttura di cartelle predefinita:
Odoo - cartella radice della sync
Modelli - cartelle per ogni tipo di documento Odoo. Ad esempio «Projects», «Partners». Per dominio possono esserci cartelle più specifiche: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects», ecc.
Oggetti - cartelle per ogni documento, es. «Project 1» o «Customer 1»
File e cartelle di questo documento Odoo da sincronizzare.
Potete così avere ad esempio:
Odoo / Projects / Project 1 / file e cartelle del progetto 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / file e cartelle del cliente 1
La struttura è sempre piatta: solo questi livelli. Tipi di documento diversi non stanno nello stesso ramo. Nella cartella «Customer 1» non si tengono insieme ordini, fatture e progetti. Ogni tipo ha la/e propria/e cartella/e. Altrimenti la sync inversa non avrebbe un criterio.
Devo impostare accessi utente specifici in Odoo?
No, lo strumento usa un unico endpoint utente. Tutti i processi di sync avvengono sotto un solo admin cloud (app). I diritti delle cartelle / file creati non sono automatizzati. Gestiteli nella vostra soluzione di storage cloud.
Dove vengono salvati i file sincronizzati? Sono duplicati in Odoo e nei cloud?
L'app presuppone che il contenuto binario degli allegati sia conservato nel Cloud Client e non sul server Odoo. Tali allegati in Odoo diventano di tipo URL e potete accedervi in qualsiasi momento dalla casella allegati o dal Cloud Client.
Dopo la configurazione non servono azioni manuali: la sincronizzazione è completamente automatica. Decidete quali tipi di documento Odoo sincronizzare e impostate un modello correlato per ciascuno (clienti, ordini di vendita o acquisto, attività, progetti, ecc.).
Posso avere più cartelle per lo stesso tipo di documento? Ad esempio, progetti interni e progetti cliente?
Sì, è possibile. Preparate una regola per ciascuna e applicate dei filtri: ad esempio per tipo di progetto.
Rendete i filtri mutuamente esclusivi così un documento viene assegnato in modo certo. Ad esempio: «cliente ma non fornitore», «fornitore ma non cliente». Altrimenti la cartella del documento passerebbe da un modello all'altro.
Mi basta solo l'app Cloud Storage Solution?
No, lo strumento è solo un nucleo tecnico. Serve anche il connettore del vostro client cloud.
Va bene se ho molti oggetti da sincronizzare, ad esempio 10000?
Sì, anche se con molte cartelle/allegati il processo può essere lento. I clienti hanno comunque segnalato ambienti con >10k partner e ~5k varianti prodotto, e i processi erano accettabili.
Alcuni punti:
- La sync è costruita perché ogni elemento venga sincronizzato e non perso, anche se non è veloce. Code FIFO e il commit di ogni job lo garantiscono.
- Il numero di oggetti può essere limitato logicamente. La configurazione dei modelli consente di escludere elementi obsoleti (es. partner archiviati o ordini di 2 anni fa).
È possibile rendere la sincronizzazione in tempo reale?
No. Abbiamo ragioni solide per evitare la sincronizzazione in tempo reale:
Prestazioni. Se la sync è in tempo reale, ogni caricamento file mostra la schermata di attesa.
Conflitti. Se 2 utenti modificano un elemento insieme, la situazione può restare irrisolta. Con job regolari si può correggere dopo; in tempo reale servirebbe una coda, ancora più fuorviante.
Funzionalità. In particolare rinomina e ristrutturazione. La sync inversa si basa strettamente sulla logica delle directory e a ogni sync controlla il 100 % degli elementi. Dopo ogni aggiornamento sarebbero migliaia di richieste al secondo. Altrimenti le modifiche andrebbero perse.
Posso sincronizzare gli allegati con più client cloud
No, this feature becomes available only from version 15.
Usiamo un editor speciale nei nostri cloud (ad es. OnlyOffice, Office 365, ecc.). I file si aprirebbero in quell'editor?
Sì, in base alla configurazione del client cloud.
Quali sono le politiche di aggiornamento dei vostri strumenti?
Secondo le politiche attuali dell'Odoo Apps Store:
- Ogni modulo acquistato per la versione 12.0 o precedente da accesso a tutte le versioni fino alla 12.0.
- Dalla versione 13.0 ogni versione del modulo va acquistata separatamente.
- Indipendentemente dalla versione, l'acquisto da diritto a tutti gli aggiornamenti e le correzioni entro una major version.
Il team faOtools non controlla queste politiche. Per qualsiasi domanda, contattate direttamente i rappresentanti dell'Odoo Apps Store.
Come installo l'app su Odoo.sh?
L'approccio piu diretto e il flusso integrato dello store Odoo:
1. Apri la pagina del modulo e fai clic su Deploy on odoo.sh
2. Verrai reindirizzato a GitHub. Accedi e fai clic su Create a new repo o usa uno esistente. Il repository deve essere privato. Non e consentito pubblicare le app con licenza OPL-1. Se serve, crea un nuovo repo per il progetto Odoo.sh
3. Poi, in odoo.sh, fai clic su Deploy, conferma e fai clic su Continue. Parte l'installazione.
Questi passaggi installano l'app sul branch di produzione. Per altri branch o per aggiornare:
1. Scarica il codice sorgente dallo store Odoo
2. Esegui il commit del modulo nel repository GitHub. Nessuna cartella/file dell'app deve essere in .gitignore. I repo creati da odoo.sh a volte ignorano percorsi importanti (es. /lib). Carica tutte le directory e i file del modulo
3. Esegui il deploy del branch di destinazione del progetto odoo.sh oppure attendi la build automatica se previsto.
Come installo l'app sul mio server?
2. Riavvia il server Odoo;
3. Attiva la modalita sviluppatore (impostazioni tecniche);
4. Aggiorna l'elenco delle app (menu Applicazioni);
5. Trova l'app e premi Activate/Install;
6. Segui le linee guida nella pagina dell'app, se ci sono.
L'app ha componenti extra. Posso acquistarli dopo?
Si. Odoo aggiunge automaticamente le dipendenze al carrello: escludi gli strumenti gia acquistati per non pagare due volte.
Ho distribuito l'app su Odoo.sh e vedo un avviso/errore nei test
Un avviso rosso/arancione non influisce sulle funzioni dell'app. A volte i nostri moduli non superano i test automatici standard perche questi assumono un comportamento in conflitto con gli obiettivi dell'app. Ad esempio cambiamo il calcolo del prezzo, mentre i test Odoo confrontano il prezzo finale con l'algoritmo standard.
Controllate prima le funzioni del database distribuito. Funziona tutto?
Se pensate ancora che l'avviso influisca sulle funzioni reali, contattateci e inviate i log di installazione completi e l'elenco completo dei moduli distribuiti (core e di terze parti).
Posso acquistare l'app direttamente da voi?
No, distribuiamo gli strumenti solo tramite lo store ufficiale delle app Odoo.
Vorrei uno sconto
Purtroppo non abbiamo i mezzi tecnici per prezzi individuali.
Posso installare l'app sul database Odoo Online (SaaS)?
No, le app di terze parti non si possono usare su Odoo Online. Odoo SaaS blocca questa possibilita.
Lo strumento dipende da altre app. Devo acquistarle?
Si, lo strumento richiede tutti i moduli indicati nelle dipendenze. Il prezzo sulla pagina dell'app le include gia.
Qual e il prezzo del modulo in dollari USA? Perche e cambiato?
Il prezzo dei nostri moduli e in euro. Lo store Odoo converte le valute secondo il proprio tasso interno. Quindi il prezzo in dollari USA puo cambiare quando il tasso viene aggiornato.
I testi dell'app e del sito web in lingue diverse dall'inglese sono realizzati con l'assistenza dell'IA e allineati alle traduzioni ufficiali di Odoo. Se noti un errore, invia un ticket di traduzione e lo correggeremo.
Segnalazione degli errori
Se riscontri bug o comportamenti incoerenti, non esitare a contattarci. Garantiamo di fornire soluzioni entro 60 giorni dall'acquisto e siamo fortemente interessati a migliorare i nostri strumenti anche dopo questo periodo.
Non hai bisogno di un numero di telefono o di una carta di credito per contattarci. Dovresti solo effettuare una breve registrazione via e-mail, che non richiede più di 30 secondi.
Includi nella richiesta il maggior numero possibile di dettagli: schermate, registri del server Odoo, una descrizione completa di come riprodurre il problema e cosi via. In genere sono necessari alcuni giorni lavorativi per preparare un piano operativo relativo a un problema (se viene confermato un bug) o fornire indicazioni su cosa fare (in caso contrario).
Richieste di funzionalità pubbliche e idee per moduli (sviluppo gratuito)
Siamo fortemente motivati a migliorare i nostri strumenti e saremmo grati per qualsiasi feedback. Se le tue esigenze sono di uso pubblico e possono essere implementate in modo efficiente, il team le includerà nella nostra lista di cose da fare.
Tale elenco di cose da fare viene elaborato regolarmente e non prevede costi aggiuntivi. Sebbene non possiamo garantire scadenze e progettazione finale, potrebbe essere un buon modo per ottenere le funzionalità desiderate senza investimenti e rischi.
Non hai bisogno di un numero di telefono o di una carta di credito per contattarci. Dovresti solo effettuare una breve registrazione via e-mail, che non richiede più di 30 secondi.
Lo strumento per conservare le password in Odoo in modo sicuro e condiviso. Vault
198€
Lo strumento per impostare target KPI e controllarne il raggiungimento per periodo. Dashboard. Grafici
198€
Lo strumento per una knowledge base strutturata, interna ed esterna. KMS. Revisioni tipo wiki
398€
Lo strumento per servizi su appuntamento, dalla prenotazione a vendite e recensioni
Lo strumento per gestire Odoo dalle chat IA tramite MCP. Claude. Qualsiasi IA con MCP.
198€
Lo strumento per strutturare gli allegati Odoo in cartelle e sincronizzare con Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box e NAS. Gestione file. DMS
Lo strumento per sincronizzare gli allegati Odoo con OneDrive in entrambi i sensi
Lo strumento per sincronizzare gli allegati Odoo con Google Drive in entrambi i sensi
Lo strumento per sincronizzare gli allegati Odoo con ownCloud/Nextcloud in entrambi i sensi