DropBox Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Sein Preis ist
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Sein Preis ist
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Sein Preis ist
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own DropBox folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in DropBox with simple availability from Odoo.
Screenshots
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to DropBox
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to DropBox;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in DropBox;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a DropBox folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from DropBox if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from DropBox to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a DropBox document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a DropBox document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Screenshots
Synced files are simply found in DropBox. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in DropBox
All document of this type has an own folder
Direct access to DropBox items
- Click on attachment to open it in DropBox in a new tab (necessary to be logged in DropBox). Have also a look at the section Dropbox URLs below;
- Click the icon of cloud to start downloading file from DropBox (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
DropBox URLs
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account.
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts).
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced.
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, do not switch off the feature 'No links to DropBox from Odoo'.
Screenshots
Quick access to DropBox files and folders
Apply to DropBox right from Odoo chatter
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few other peculiarities to take into account
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Screenshots
Direct access from Odoo documents to DropBox
Enterprise Documents in DropBox
Enterprise files in DropBox
DropBox Sync logs in Odoo
Screenshots
Logged synchronization activities
Default folders for documents
All DropBox tariffs
Konfigurations- und Installationstipps für DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Python dependency
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Häufig gestellte Fragen zu DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Kann ich die Häufigkeit der Synchronisierungsjobs ändern?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Kann ich eine andere Struktur der synchronisierten Verzeichnisse einrichten als die von der Synchronisierung vorgesehene?
Nein, diese Funktion gibt es erst ab Version 15. Davor arbeitet das Modul mit einer festen Ordnerstruktur:
Odoo - Stammordner für den Sync
Modelle - Ordner je Odoo-Dokumenttyp. Zum Beispiel «Projects», «Partners». Über die Domain kann es spezifischere Ordner geben: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» usw.
Objekte - Ordner je Dokument, z. B. «Project 1» oder «Customer 1»
Dateien und Ordner zu diesem Odoo-Dokument, die synchronisiert werden.
Daraus kann zum Beispiel werden:
Odoo / Projects / Project 1 / Dateien und Ordner zu Projekt 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / Dateien und Ordner zu Kunde 1
Die Struktur ist immer flach: nur diese Hierarchieebenen. Verschiedene Dokumenttypen gehören nicht in denselben Zweig. Im Ordner «Customer 1» können nicht zugleich Aufträge, Rechnungen und Projekte liegen. Jeder Dokumenttyp hat eigene(n) Ordner. Sonst wäre der Rückwärts-Sync nicht möglich, weil kein Kriterium bleibt.
Muss ich in Odoo spezielle Benutzerzugriffe einrichten?
Nein, das Tool nutzt einen einzigen Benutzer-Endpunkt. Alle Sync-Prozesse laufen unter einem Cloud-Admin (App). Zugriffsrechte für erstellte Ordner / Dateien werden nicht automatisiert. Verwalten Sie diese in Ihrer Cloud-Speicherlösung.
Wo werden die synchronisierten Dateien gespeichert? Werden sie in Odoo und in den Clouds dupliziert?
Die App geht davon aus, dass der Binärinhalt der Anhänge im Cloud Client statt auf dem Odoo-Server liegt. Solche Anhänge werden in Odoo vom Typ URL, und Sie können jederzeit aus der Anhangsbox oder aus dem Cloud Client darauf zugreifen.
Nach der Einrichtung sind keine manuellen Schritte nötig, die Synchronisierung läuft vollautomatisch. Legen Sie fest, welche Odoo-Dokumenttypen synchronisiert werden, und richten Sie für jeden ein zugehöriges Modell ein (Kunden, Verkaufs- oder Einkaufsaufträge, Aufgaben, Projekte usw.).
Kann ich mehrere Ordner für denselben Dokumenttyp anlegen? Zum Beispiel interne Projekte und Kundenprojekte?
Ja, das geht. Legen Sie dazu für jede Variante eine Regel an und setzen Sie Filter, zum Beispiel nach Projekttyp.
Machen Sie die Filter einander ausschließend, damit ein Dokument eindeutig zugeordnet wird. Zum Beispiel: „Kunde, aber nicht Lieferant“, „Lieferant, aber nicht Kunde“. Sonst springt der Dokumentordner von einem Modell zum anderen.
Brauche ich nur die App Cloud Storage Solution?
Nein, das Tool ist nur der technische Kern. Sie brauchen außerdem den Connector für Ihren Cloud-Client.
Ist es in Ordnung, wenn ich viele Objekte synchronisieren muss, zum Beispiel 10000?
Ja, auch wenn bei vielen Ordnern/Anhängen der Prozess langsam sein kann. Kunden berichteten jedoch von Umgebungen mit >10k Partnern und ~5k Produktvarianten, und die Abläufe waren akzeptabel.
Einige Punkte:
- Der Sync ist so gebaut, dass jedes Element synchronisiert wird und nicht verloren geht, auch wenn es nicht schnell ist. FIFO-Warteschlangen und das Commit jedes Jobs garantieren das.
- Die Objektzahl lässt sich logisch begrenzen. Die Modellkonfiguration erlaubt, veraltete Elemente auszuschließen (z. B. archivierte Partner oder Aufträge von vor 2 Jahren).
Ist eine Echtzeit-Synchronisierung möglich?
Nein. Es gibt starke Gründe gegen Echtzeit-Sync:
Leistung. Bei Echtzeit-Sync führt jeder Datei-Upload zum Ladebildschirm.
Konflikte. Ändern 2 Benutzer gleichzeitig ein Element, kann das unlösbar werden. Bei regulären Jobs können wir das danach beheben; in Echtzeit müsste eine Warteschlange her, das wäre noch verwirrender.
Funktion. Besonders Umbenennen und Umstrukturieren. Der Rückwärts-Sync stützt sich strikt auf die Verzeichnisslogik und prüft bei jedem Lauf 100 % der Elemente. Nach jeder Änderung wären das Tausende Anfragen pro Sekunde. Sonst gingen Änderungen verloren.
Kann ich Anhänge mit mehreren Cloud-Clients synchronisieren
No, this feature becomes available only from version 15.
Wir nutzen einen speziellen Editor in unseren Clouds (z. B. OnlyOffice, Office 365 usw.). Würden Dateien in diesem Editor geöffnet?
Ja, abhängig von der Konfiguration Ihres Cloud-Clients.
Wie sind die Update-Richtlinien Ihrer Tools?
Laut den aktuellen Richtlinien des Odoo Apps Store:
- Ein fur Version 12.0 oder fruher gekauftes Modul gibt Zugang zu allen Versionen bis 12.0.
- Ab Version 13.0 muss jede Modulversion separat gekauft werden.
- Unabhangig von der Version berechtigt der Kauf zu allen Updates und Fehlerbehebungen innerhalb einer Hauptversion.
Das faOtools-Team steuert diese Richtlinien nicht. Fragen richten Sie bitte direkt an die Vertreter des Odoo Apps Store.
Wie installiere ich Ihre App auf Odoo.sh?
Der direkteste Weg ist der integrierte Ablauf des Odoo Stores:
1. Offnen Sie die Modulseite und klicken Sie auf Deploy on odoo.sh
2. Sie werden zu GitHub weitergeleitet. Melden Sie sich an und klicken Sie auf Create a new repo oder nutzen Sie ein vorhandenes. Das Repository muss privat sein. Apps unter OPL-1 durfen nicht offentlich gemacht werden. Legen Sie bei Bedarf ein neues Repo fur das Odoo.sh-Projekt an
3. Gehen Sie zu odoo.sh, klicken Sie auf Deploy, bestatigen Sie und klicken Sie auf Continue. Die Installation startet.
Damit wird die App auf dem Production-Branch installiert. Fur andere Branches oder Updates:
1. Laden Sie den Quellcode aus dem Odoo Store
2. Committen Sie das Modul in das GitHub-Repository. Keine App-Ordner/Dateien durfen in .gitignore stehen. Von odoo.sh erzeugte Repos ignorieren oft wichtige Pfade (z. B. /lib). Laden Sie alle Modulverzeichnisse und Dateien hoch
3. Deployen Sie den Ziel-Branch des odoo.sh-Projekts oder warten Sie auf den automatischen Build.
Wie installiere ich Ihre App auf meinem eigenen Server?
2. Starten Sie den Odoo-Server neu;
3. Schalten Sie den Entwicklermodus ein (technische Einstellungen);
4. Aktualisieren Sie die App-Liste (Apps-Menü);
5. Finden Sie die App und klicken Sie auf Activate/Install;
6. Folgen Sie den Hinweisen auf der App-Seite, falls vorhanden.
Ihre App hat Zusatzmodule. Kann ich sie spater kaufen?
Ja. Odoo legt alle Abhangigkeiten automatisch in den Warenkorb. SchlieBen Sie bereits gekaufte Tools aus, um nicht doppelt zu zahlen.
Ich habe Ihre App auf Odoo.sh bereitgestellt und sehe eine Warnung/einen Fehler in den Tests
Eine rote/orange Warnung beeinflusst die Funktionen der App nicht. Manchmal bestehen unsere Module die Standard-Automatiktests nicht, weil diese ein Verhalten erwarten, das unseren Zielen widerspricht. Zum Beispiel andern wir die Preisberechnung, wahrend die Odoo-Tests den Endpreis mit dem Standardalgorithmus vergleichen.
Prufen Sie zuerst die Funktionen der bereitgestellten Datenbank. Funktioniert alles?
Wenn Sie dennoch annehmen, dass die Warnung echte Funktionen betrifft, senden Sie uns die vollstandigen Installationsprotokolle und die vollstandige Liste der bereitgestellten Module (Kern und Drittanbieter).
Kann ich Ihre App direkt bei Ihnen kaufen?
Nein, wir vertreiben die Tools nur uber den offiziellen Odoo Apps Store.
Ich mochte einen Rabatt
Leider haben wir keine technischen Mittel fur individuelle Preise.
Kann ich die App auf meiner Odoo Online (SaaS)-Datenbank installieren?
Nein, Drittanbieter-Apps konnen nicht auf Odoo Online genutzt werden. Odoo SaaS blockiert das.
Ihr Tool hangt von anderen Apps ab. Muss ich diese kaufen?
Ja, das Tool benotigt alle als Abhangigkeit markierten Module. Der Preis auf der App-Seite enthalt bereits alle noetigen Abhangigkeiten.
Was kostet das Modul in US-Dollar? Warum hat sich der Preis geandert?
Die Preise unserer Module sind in Euro festgelegt. Der Odoo Store rechnet nach seinem internen Wechselkurs um. Der Preis in US-Dollar kann sich andern, wenn der Kurs aktualisiert wird.
Die Texte der App und Website in anderen Sprachen als Englisch werden KI-gestützt erstellt und an die offiziellen Odoo-Übersetzungen angeglichen. Wenn Sie einen Fehler entdecken, ein Uebersetzungs-Ticket senden und wir korrigieren es.
Fehlermeldung
Wenn Sie auf Fehler oder inkonsistentes Verhalten stoßen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir garantieren eine Reparatur innerhalb von 60 Tagen nach dem Kauf und sind auch nach diesem Zeitraum stark daran interessiert, unsere Werkzeuge zu verbessern.
Sie benötigen keine Telefonnummer oder Kreditkarte, um mit uns Kontakt aufzunehmen. Sie sollten nur eine kurze E-Mail-Anmeldung durchführen, die nicht länger als 30 Sekunden dauert.
Bitte nehmen Sie moglichst viele Details in Ihre Anfrage auf: Screenshots, Odoo-Serverprotokolle, eine vollstandige Beschreibung zur Reproduktion Ihres Problems usw. Normalerweise dauert es einige Werktage, einen Arbeitsplan fur ein Problem zu erstellen (wenn ein Fehler bestatigt wird) oder Ihnen Hinweise zum weiteren Vorgehen zu geben (andernfalls).
Öffentliche Funktionsanfragen und Modulideen (kostenlose Entwicklung)
Wir sind stark motiviert, unsere Tools zu verbessern und wären für jedes Feedback dankbar. Wenn Ihre Anforderungen von öffentlichem Nutzen sind und effizient umgesetzt werden könnten, nimmt das Team diese in unsere To-Do-Liste auf.
Eine solche To-Do-Liste wird regelmäßig bearbeitet und erfordert keine zusätzlichen Gebühren. Obwohl wir keine Fristen und keinen endgültigen Entwurf versprechen können, könnte dies eine gute Möglichkeit sein, die gewünschten Funktionen ohne Investitionen und Risiken zu erhalten.
Sie benötigen keine Telefonnummer oder Kreditkarte, um mit uns Kontakt aufzunehmen. Sie sollten nur eine kurze E-Mail-Anmeldung durchführen, die nicht länger als 30 Sekunden dauert.
Das Werkzeug, um Passworter in Odoo sicher gemeinsam zu halten. Geteilte Tresore
198€
Das Werkzeug, um KPI-Ziele zu setzen und die Erfullung je Periode zu kontrollieren. Dashboards. Diagramme
198€
Das Werkzeug fur eine tiefe Wissensdatenbank intern und extern. KMS. Wiki-Revisionen
398€
Das Werkzeug fur terminbasierte Dienste von der Buchung bis Verkauf und Bewertungen
Das Werkzeug, um Odoo aus Ihren KI-Chats per MCP zu steuern. Claude. Jede MCP-KI.
198€
Das Werkzeug, um Odoo-Anhange in Ordnern zu strukturieren und mit Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box und NAS zu synchronisieren. Dateimanager. DMS
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit OneDrive
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit Google Drive
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit ownCloud/Nextcloud