DropBox Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Az ára
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Az ára
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Az ára
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own DropBox folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in DropBox with simple availability from Odoo.
Képernyőkép
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to DropBox
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to DropBox;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in DropBox;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a DropBox folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from DropBox if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from DropBox to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a DropBox document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a DropBox document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Képernyőkép
Synced files are simply found in DropBox. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in DropBox
All document of this type has an own folder
Direct access to DropBox items
- Click on attachment to open it in DropBox in a new tab (necessary to be logged in DropBox). Have also a look at the section Dropbox URLs below;
- Click the icon of cloud to start downloading file from DropBox (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
DropBox URLs
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account.
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts).
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced.
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, do not switch off the feature 'No links to DropBox from Odoo'.
Képernyőkép
Quick access to DropBox files and folders
Apply to DropBox right from Odoo chatter
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few other peculiarities to take into account
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Képernyőkép
Direct access from Odoo documents to DropBox
Enterprise Documents in DropBox
Enterprise files in DropBox
DropBox Sync logs in Odoo
Képernyőkép
Logged synchronization activities
Default folders for documents
All DropBox tariffs
Konfigurációs és telepítési tippek: DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Python dependency
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Gyakran ismételt kérdések: DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Megváltoztathatom a szinkronizálási feladatok gyakoriságát?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Beállíthatok a szinkronizálás által feltételezettől eltérő könyvtárszerkezetet?
Nem, ez a funkció csak a 15-ös verziótól érhető el. Előtte a modul előre megadott mappaszerkezettel dolgozik:
Odoo - a szinkron gyökérmappája
Modellek - mappa minden Odoo-dokumentumtípushoz. Például «Projects», «Partners». Tartomány szerint lehetnek szűkebb mappák: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» stb.
Objektumok - mappa minden dokumentumhoz, pl. «Project 1» vagy «Customer 1»
Az adott Odoo-dokumentumhoz tartozó, szinkronizálandó fájlok és mappák.
Így például ez lehet:
Odoo / Projects / Project 1 / az 1. projekt fájljai és mappái
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / az 1. ügyfél fájljai és mappái
A szerkezet mindig lapos: csak ezek a szintek. Különböző dokumentumtípusok nem lehetnek ugyanabban az ágban. A «Customer 1» mappában nem tarthatók együtt rendelések, számlák és projektek. Minden típusnak saját mappája (vagy mappái) van. Különben a visszafelé szinkronnak nem lenne szempontja.
Be kell állítanom speciális felhasználói hozzáféréseket az Odoo-ban?
Nem, az eszköz egyetlen felhasználói végpontra támaszkodik. Minden szinkronfolyamat egy felhőadminisztrátor (alkalmazás) alatt fut. A létrehozott mappák / fájlok jogai nem automatizáltak. Ezeket a felhőtárhelyen kell kezelni.
Hol tárolódnak a szinkronizált fájlok? Duplikálódnak az Odoo-ban és a felhőkben?
Az alkalmazás azt feltételezi, hogy a mellékletek bináris tartalma a Cloud Clientban van, nem az Odoo-kiszolgálón. Az ilyen mellékletek az Odoo-ban URL típusúak lesznek, és bármikor elérhetők a mellékletmezőből vagy a Cloud Clientból.
A beállítás után nincs szükség kézi lépésekre: a szinkronizálás teljesen automatikus. Döntse el, mely Odoo-dokumentumtípusokat kell szinkronizálni, és állítson be hozzájuk kapcsolódó modellt (ügyfelek, értékesítési vagy beszerzési rendelések, feladatok, projektek stb.).
Lehet több mappám ugyanahhoz a dokumentumtípushoz? Például belső projektek és ügyfélprojektek?
Igen, lehet. Készítsen szabályt mindegyikhez, majd alkalmazzon szűrőket: például a projekt típusa szerint.
Tegye a szűrőket egymást kizáróvá, hogy a dokumentum egyértelműen hozzárendelhető legyen. Például: «ügyfél, de nem szállító», «szállító, de nem ügyfél». Különben a dokumentum mappája modellről modellre ugrana.
Elég csak a Cloud Storage Solution alkalmazás?
Nem, az eszköz csak technikai mag. A felhőklient csatlakozójára is szükség van.
Rendben van, ha sok objektumot kell szinkronizálni, például 10000-et?
Igen, bár sok mappa/melléklet esetén a folyamat lassú lehet. Ügyfeleink azonban >10 ezer partneres és ~5 ezer termékváltozatos környezeteket jelentettek, és a folyamatok elfogadhatók voltak.
Néhány pont:
- A szinkron úgy van felépítve, hogy minden elem szinkronizálódik és nem vész el, még ha nem is gyors. FIFO-sorok és minden feladat commitja ezt garantálják.
- Az objektumok száma logikusan korlátozható. A modellek beállítása kizárhatja az elavult tételeket (pl. archivált partnerek vagy 2 éves rendelések).
Lehet valós idejű a szinkronizálás?
Nem. Erős okaink vannak a valós idejű szinkron kerülésére:
Teljesítmény. Valós idejű szinkronnál minden fájlfeltöltés betöltőképernyőt ad.
Ütközések. Ha 2 felhasználó egyszerre módosít egy elemet, a helyzet megoldhatatlan lehet. Rendszeres feladatoknál utólag javítható; valós időben sorra lenne szükség, ami még félrevezetőbb.
Működés. Különösen az átnevezés és az átszervezés. A visszafelé szinkron szigorúan a könyvtárlogikára támaszkodik, és minden futáskor az elemek 100%-át ellenőrzi. Minden frissítés után ez másodpercenként több ezer kérés lenne. Különben a változások elvesznének.
Szinkronizálhatom a mellékleteket több felhőklientre
No, this feature becomes available only from version 15.
Speciális szerkesztőt használunk a felhőinkben (pl. OnlyOffice, Office 365). Megnyílnának a fájlok abban a szerkesztőben?
Igen, a felhőklient beállításától függően.
Mik az eszkozeik frissitesi szabalyai?
Az Odoo Apps Store aktualis szabalyai szerint:
- A 12.0-s vagy korabbi verziohoz vasarolt modul hozzaferest ad minden 12.0-ig tarto verziohoz.
- A 13.0-s verzitol minden modulverziot kulon kell megvasarolni.
- A verzioszamtol fuggetlenul a vasarlas jogot ad az adott foverzion beluli osszes frissitesre es hibajavitasra.
A faOtools csapat nem iranyitja ezeket a szabalyokat. Kerdesekkel kozvetlenul az Odoo Apps Store kepviseloit keresse.
Hogyan telepitem az alkalmazast Odoo.sh-re?
A legkozvetlenebb megkozelites az Odoo-aruhaz beepitett munkafolyamata:
1. Nyissa meg a modul oldalat, es kattintson a Deploy on odoo.sh gombra
2. A GitHub oldalra kerul. Jelentkezzen be, majd kattintson a Create a new repo gombra, vagy hasznaljon egy meglevot. A tarhaznak privatnak kell lennie. OPL-1 licencu alkalmazasok nem tehetok kozze. Szukseg eseten hozzon letre uj repot az Odoo.sh-projekthez
3. Ezutan az odoo.sh-en kattintson a Deploy gombra, erositse meg, majd kattintson a Continue gombra. Elindul a telepites.
Ezek a lepesek a production agra telepitik az alkalmazast. Mas agakhoz vagy frissiteshez:
1. Toltse le a forraskodot az Odoo-aruhazbol
2. Commitolja a modult a GitHub-tarhazba. Egyik alkalmazasmappa/-fajl sem kerulhet a .gitignore-ba. Az odoo.sh altal letrehozott tarhazak fontos utvonalakat (pl. /lib) hagyhatnak figyelmen kivul. Toltse fel az osszes modulkonyvtarat es fajlt
3. Deployolja az odoo.sh-projekt celagat, vagy varja meg az automatikus buildet, ha a beallitasok igy szolnak.
Hogyan telepitem az alkalmazast a sajat szerveremre?
2. Inditsa ujra az Odoo-kiszolgalot;
3. Kapcsolja be a fejlesztoi uzemmodot (technikai beallitasok);
4. Frissitse az alkalmazaslistat (Alkalmazasok menu);
5. Keresse meg az alkalmazast, es kattintson az Activate/Install gombra;
6. Kovesse az alkalmazasoldal utmutatasait, ha vannak.
Az alkalmazasnak extra kiegeszitoi vannak. Megvehetem oket kesobb?
Igen. Az Odoo automatikusan a kosarba teszi a fuggosegeket: zarja ki a mar megvasarolt eszkozoket, hogy ne fizessen ketszer.
Telepitettem az alkalmazast Odoo.sh-re, es figyelmeztetest/hibat latok a tesztekben
A piros/narancs figyelmeztetes nem befolyasolja az alkalmazas funkcioit. Neha a moduljaink nem mennek at a standard automatikus teszteken, mert azok az alkalmazas celjaival ellentetes viselkedest varnak. Peldaul megvaltoztatjuk az arszamitast, mikozben az Odoo-tesztek a vegso arat a standard algoritmussal hasonlitjak ossze.
Eloszor ellenorizze a telepitett adatbazis funkciot. Minden mukodik?
Ha megis ugy gondolja, hogy a figyelmeztetes valos funkciokat erint, irjon nekunk, es kuldje el a teljes telepitesi naplokat es a telepitett modulok teljes listajat (mag es harmadik fel).
Megvehetem az alkalmazast kozvetlenul onoktol?
Nem, az eszkozoket csak a hivatalos Odoo alkalmazasboltban forgalmazzuk.
Kedvezmenyt szeretnek
Sajnos nincs technikai lehetosegunk egyedi arakat adni.
Telepithetem az alkalmazast az Odoo Online (SaaS) adatbazisomra?
Nem, harmadik feles alkalmazasok nem hasznalhatok az Odoo Online-on. Az Odoo SaaS ezt blokkolja.
Az eszkoz mas alkalmazasoktol fugg. Meg kell vennem oket?
Igen, az eszkoznek szuksege van minden fuggosegkent jelolt modulra. Az alkalmazasoldal ara mar tartalmazza ezeket a fuggosegeket.
Mennyi a modul ara amerikai dollarban? Miert valtozott?
Moduljaink ara euroban van megadva. Az Odoo-aruhaz a belso arfolyama szerint valt mas penznemekre. Ezert az amerikai dollar ar valtozhat, amikor az arfolyam frissul.
Az alkalmazás és a webhely angolon kívüli nyelveken mesterséges intelligenciával készülnek és az hivatalos Odoo-fordításokhoz igazodnak. Ha hibát talál, küldjön fordításhelyességi jegyet és kijavítjuk.
Hiba Kimutatás
Ha hibát vagy következetlen viselkedést lát, írjon nekünk. A vásárlástól 60 napon belül javítást vállalunk, és utána is fejlesztjük az eszközöket.
Nem kell telefonszám vagy bankkártya a kapcsolatfelvételhez. Elég egy rövid e-mailes regisztráció, ami 30 másodpercnél nem tart tovább.
Adjon meg minél több részletet: képernyőképek, Odoo-kiszolgálónaplók és a hiba reprodukálásának teljes leírása. Általában néhány munkanap kell a munkatervhez (ha a hiba megerősített) vagy az iránymutatáshoz (egyébként).
Nyilvános Jellemzők Kérelmek Modul Ötletek Szabad Fejlesztés
Erősen motiváltak vagyunk az eszközeink fejlesztésére, és hálásak minden visszajelzésért. Ha az igények közhasznúak és hatékonyan megvalósíthatók, a csapat felveszi őket a teendők listájára.
Az ilyen teendőlista rendszeresen feldolgozásra kerül, extra díj nélkül. Bár határidőt és végleges dizájnt nem ígérhetünk, jó módja lehet a kívánt funkciók befektetés és kockázat nélküli megszerzésének.
Nem kell telefonszám vagy bankkártya a kapcsolatfelvételhez. Elég egy rövid e-mailes regisztráció, ami 30 másodpercnél nem tart tovább.
Eszköz jelszavak biztonságos, megosztott tárolására Odooban. Megosztott trezorok
198€
Eszköz KPI-célok beállításához és teljesítésük időszakos ellenőrzéséhez. KPI-irányítópultok. Dashboard-tervező. KPI-diagramok
198€
Eszköz mély és strukturált tudásbázis építéséhez belső és külső használatra. Knowledge System. KMS. Wiki-szerű revíziók.
398€
Eszköz időalapú szolgáltatáskezeléshez a foglalástól az értékesítésig és az értékelésekig
Eszköz az Odoo kezeléséhez a kedvenc AI-csevegőkből MCP-n keresztül. Claude. Bármely MCP-t támogató AI.
198€
Eszköz Odoo mellékletek mappákba rendezéséhez és könyvtárak szinkronizálásához felhőklientekkel: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box és NAS. DMS. Fájlkezelő. Dokumentumkezelő rendszer
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához OneDrive-fájlokkal
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához Google Drive-fájlokkal
Eszköz Odoo-mellékletek automatikus kétirányú szinkronizálásához ownCloud/Nextcloud-fájlokkal