DropBox Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
De prijs is
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
De prijs is
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
De prijs is
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own DropBox folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in DropBox with simple availability from Odoo.
Screenshots
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to DropBox
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to DropBox;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in DropBox;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a DropBox folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from DropBox if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from DropBox to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a DropBox document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a DropBox document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Screenshots
Synced files are simply found in DropBox. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in DropBox
All document of this type has an own folder
Direct access to DropBox items
- Click on attachment to open it in DropBox in a new tab (necessary to be logged in DropBox). Have also a look at the section Dropbox URLs below;
- Click the icon of cloud to start downloading file from DropBox (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
DropBox URLs
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account.
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts).
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced.
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, do not switch off the feature 'No links to DropBox from Odoo'.
Screenshots
Quick access to DropBox files and folders
Apply to DropBox right from Odoo chatter
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few other peculiarities to take into account
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Screenshots
Direct access from Odoo documents to DropBox
Enterprise Documents in DropBox
Enterprise files in DropBox
DropBox Sync logs in Odoo
Screenshots
Logged synchronization activities
Default folders for documents
All DropBox tariffs
Configuratie- en installatietips voor DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Python dependency
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Veelgestelde vragen over DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Kan ik de frequentie van synchronisatietaken wijzigen?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Kan ik een andere structuur van gesynchroniseerde mappen instellen dan de synchronisatie aanneemt?
Nee, deze functie bestaat pas vanaf versie 15. Daarvoor werkt de module met een vaste mappenstructuur:
Odoo - hoofdmap voor de sync
Modellen - mappen per Odoo-documenttype. Bijvoorbeeld «Projects», «Partners». Via het domein kunnen er specifiekere mappen zijn: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects», enz.
Objecten - mappen per document, bijv. «Project 1» of «Customer 1»
Bestanden en mappen van dit Odoo-document die gesynchroniseerd worden.
Zo kunt u bijvoorbeeld hebben:
Odoo / Projects / Project 1 / bestanden en mappen van project 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / bestanden en mappen van klant 1
De structuur is altijd plat: alleen die niveaus. Verschillende documenttypen horen niet in dezelfde tak. In «Customer 1» kunt u niet tegelijk orders, facturen en projecten bewaren. Elk type heeft eigen map(pen). Anders is terug-sync onmogelijk, omdat er geen criterium is.
Moet ik in Odoo specifieke gebruikerstoegangen instellen?
Nee, de tool werkt met één gebruikers-eindpunt. Alle syncprocessen lopen onder één cloudbeheerder (app). Rechten voor aangemaakte mappen / bestanden worden niet geautomatiseerd. Beheer die in uw cloudoplossing.
Waar worden gesynchroniseerde bestanden bewaard? Worden ze gedupliceerd in Odoo en in de clouds?
De app gaat ervan uit dat de binaire inhoud van bijlagen in de Cloud Client blijft, niet op de Odoo-server. Zulke bijlagen worden in Odoo van het type URL en u kunt ze altijd openen vanuit het bijlagevak of vanuit de Cloud Client.
Na de setup zijn geen handmatige acties nodig: de synchronisatie is volledig automatisch. Bepaal welke Odoo-documenttypen gesynchroniseerd moeten worden en stel per type een gerelateerd model in (klanten, verkoop- of inkooporders, taken, projecten, enz.).
Kan ik meerdere mappen hebben voor hetzelfde documenttype? Bijvoorbeeld interne projecten en klantprojecten?
Ja, dat kan. Maak daarvoor per geval een regel en pas filters toe: bijvoorbeeld op projecttype.
Maak de filters onderling uitsluitend, zodat een document eenduidig wordt toegewezen. Bijvoorbeeld: «klant maar geen leverancier», «leverancier maar geen klant». Anders springt de documentmap van het ene model naar het andere.
Heb ik alleen de Cloud Storage Solution-app nodig?
Nee, de tool is alleen een technische kern. U hebt ook de connector van uw cloudclient nodig.
Is het oké als ik veel objecten moet synchroniseren, bijvoorbeeld 10000?
Ja, hoewel het bij veel mappen/bijlagen traag kan zijn. Klanten meldden echter omgevingen met >10k partners en ~5k productvarianten, en de processen waren acceptabel.
Enkele punten:
- De sync is zo gebouwd dat elk item wordt gesynchroniseerd en niet verloren gaat, ook al is het niet snel. FIFO-wachtrijen en een commit per taak garanderen dat.
- Het aantal objecten kan logisch worden beperkt. De modelconfiguratie laat toe verouderde items uit te sluiten (bijv. gearchiveerde partners of orders van 2 jaar geleden).
Is realtime synchronisatie mogelijk?
Nee. We hebben sterke redenen om realtime sync te vermijden:
Prestaties. Bij realtime sync geeft elke bestandsupload een laadscherm.
Conflicten. Als 2 gebruikers tegelijk een item wijzigen, kan dat onoplosbaar worden. Bij gewone taken kunnen we het later herstellen; bij realtime zou een wachtrij nodig zijn, nog verwarrender.
Functionaliteit. Vooral hernoemen en herstructureren. De terug-sync steunt strikt op de mappenlogica en controleert bij elke sync 100 % van de items. Na elke update zouden dat duizenden verzoeken per seconde zijn. Zo niet, dan gaan wijzigingen verloren.
Kan ik bijlagen synchroniseren naar meerdere cloudclients
No, this feature becomes available only from version 15.
We gebruiken een speciale editor in onze clouds (bijv. OnlyOffice, Office 365, enz.). Worden bestanden in die editor geopend?
Ja, afhankelijk van de configuratie van uw cloudclient.
Wat is het updatebeleid van uw tools?
Volgens het huidige beleid van de Odoo Apps Store:
- Elke module gekocht voor versie 12.0 of eerder geeft toegang tot alle versies tot 12.0.
- Vanaf versie 13.0 moet elke moduleversie apart worden gekocht.
- Ongeacht de versie geeft aankoop recht op alle updates en bugfixes binnen een hoofdversie.
Het faOtools-team bepaalt dit beleid niet. Neem voor vragen rechtstreeks contact op met vertegenwoordigers van de Odoo Apps Store.
Hoe installeer ik uw app op Odoo.sh?
De meest directe aanpak is de ingebouwde workflow van de Odoo-store:
1. Open de modulepagina en klik op Deploy on odoo.sh
2. U gaat naar GitHub. Log in en klik op Create a new repo of gebruik een bestaande. De repository moet prive zijn. Apps onder OPL-1 mogen niet openbaar. Maak zo nodig een nieuwe repo voor het Odoo.sh-project
3. Ga daarna naar odoo.sh, klik op Deploy, bevestig en klik op Continue. De installatie start.
Zo installeert u de app op de productiebranch. Voor andere branches of een update:
1. Download de broncode uit de Odoo-store
2. Commit de module naar de GitHub-repository. Geen app-mappen/bestanden in .gitignore. Repo's van odoo.sh negeren soms belangrijke paden (bijv. /lib). Upload alle modulemappen en -bestanden
3. Deploy de doelbranch van het odoo.sh-project of wacht op de automatische build.
Hoe installeer ik uw app op mijn eigen server?
2. Herstart de Odoo-server;
3. Zet de ontwikkelaarsmodus aan (technische instellingen);
4. Werk de applijst bij (Apps-menu);
5. Zoek de app en klik op Activate/Install;
6. Volg de richtlijnen op de app-pagina als die er zijn.
Uw app heeft extra add-ons. Kan ik die later kopen?
Ja. Odoo zet automatisch alle afhankelijkheden in de winkelwagen: sluit eerder gekochte tools uit om dubbel betalen te voorkomen.
Ik heb uw app op Odoo.sh gezet en zie een waarschuwing/fout in de tests
Een rode/oranje waarschuwing beinvloedt de functies van de app niet. Soms halen onze modules de standaard automatische tests niet, omdat die gedrag verwachten dat indruist tegen het doel van de app. We wijzigen bijvoorbeeld de prijscalculatie, terwijl de Odoo-tests de eindprijs met het standaardalgoritme vergelijken.
Controleer eerst de functies van de gedeployde database. Werkt alles?
Als u toch denkt dat de waarschuwing echte functies raakt, neem contact op en stuur de volledige installatielogs en de volledige lijst gedeployde modules (kern en derden).
Kan ik uw app rechtstreeks bij u kopen?
Nee, we verspreiden de tools alleen via de officiele Odoo-appwinkel.
Ik wil graag korting
Helaas hebben we geen technische mogelijkheid voor individuele prijzen.
Kan ik de app installeren op mijn Odoo Online (SaaS)-database?
Nee, apps van derden kunnen niet op Odoo Online. Odoo SaaS blokkeert die mogelijkheid.
Uw tool hangt van andere apps af. Moet ik die kopen?
Ja, de tool heeft alle modules in de afhankelijkheden nodig. De prijs op de app-pagina is inclusief die afhankelijkheden.
Wat is de prijs van de module in Amerikaanse dollars? Waarom is die veranderd?
De prijs van onze modules staat in euro. De Odoo-store rekent om volgens de interne wisselkoers. De prijs in Amerikaanse dollars kan dus wijzigen als die koers wordt bijgewerkt.
De teksten van de app en website in andere talen dan het Engels zijn met AI ondersteund en afgestemd op de officiële Odoo-vertalingen. Als u een fout ziet, een vertaalticket sturen en we corrigeren het.
Fouten melden
Als u bugs of inconsistent gedrag tegenkomt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We garanderen dat we binnen 60 dagen na aankoop oplossingen bieden en zijn zeer geïnteresseerd in het verbeteren van onze tools, zelfs na deze periode.
U heeft geen telefoonnummer of creditcard nodig om contact met ons op te nemen. U hoeft slechts een korte e-mailaanmelding door te geven, die niet langer dan 30 seconden duurt.
Vermeld zo veel mogelijk details in uw verzoek: schermafbeeldingen, Odoo-serverlogboeken, een volledige beschrijving om uw probleem te reproduceren enzovoort. Gewoonlijk kost het enkele werkdagen om een werkplan voor een probleem op te stellen (als een bug is bevestigd) of u richtlijnen te geven over wat er moet gebeuren (anders).
Aanvragen voor openbare functies en module-ideeën (gratis ontwikkeling)
We zijn sterk gemotiveerd om onze tools te verbeteren en zijn dankbaar voor alle feedback. Als uw vereisten van openbaar nut zijn en efficiënt kunnen worden geïmplementeerd, zal het team deze opnemen in onze takenlijst.
Zo'n to-dolijst wordt regelmatig verwerkt en er zijn geen extra kosten aan verbonden. Hoewel we geen deadlines en definitief ontwerp kunnen beloven, kan het een goede manier zijn om de gewenste functies te verkrijgen zonder investeringen en risico's.
U heeft geen telefoonnummer of creditcard nodig om contact met ons op te nemen. U hoeft slechts een korte e-mailaanmelding door te geven, die niet langer dan 30 seconden duurt.
De tool om wachtwoorden veilig in Odoo te bewaren voor gedeeld gebruik. Kluizen
198€
De tool om KPI-doelen te zetten en de realisatie per periode te controleren. Dashboards. Grafieken
198€
De tool om een diepe kennisbank te bouwen, intern en extern. KMS. Wiki-achtige revisies
398€
De tool voor tijdgebonden diensten van boeking tot verkoop en reviews
De tool om Odoo vanuit AI-chats via MCP te beheren. Claude. Elke MCP-AI.
198€
De tool om Odoo-bijlagen in mappen te structureren en te synchroniseren met Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box en NAS. Bestandsbeheer. DMS
De tool om Odoo-bijlagen bidirectioneel met OneDrive te synchroniseren
De tool om Odoo-bijlagen bidirectioneel met Google Drive te synchroniseren
De tool om Odoo-bijlagen bidirectioneel met ownCloud/Nextcloud te synchroniseren