DropBox Odoo Integration v.13
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Su precio es
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Su precio es
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Su precio es
44€
39€.
Selectable documents types for sync
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: have an own DropBox folder for each customer project.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in DropBox with simple availability from Odoo.
Capturas de pantalla
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Automatic and bilateral integration
Synced attachments are physically kept only in a cloud storage, what increases Odoo interface performance. Simultaneously, you can open documents from Odoo or download those in a single click.
How files and folders are synced from Odoo to DropBox
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any new attachment should be forwarded to DropBox;
- Any new document type (e.g. Sale orders) is added / replaced / renamed as a sync model and, hence, whether a directory should be created / removed / renamed in DropBox;
- Any new document (e.g. Sale Order SO019) is generated / updated / unlinked and, hence, whether a DropBox folder should be created / moved or renamed / deleted.
- Any new attachment should be removed from DropBox if it has been deleted from Odoo.
Based on results of that checks, Odoo starts processing queue of changes, and makes sure that all items are located correctly. The final goal is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'.
During the synchronization all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server.
Please take into account:
- Each sync (especially the very first one) might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency.
- File names should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from DropBox to Odoo
Based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud' Odoo regularly checks whether:
- Any file is added / moved / removed in a DropBox document folder. If yes, Odoo would create a link to this file in a target object (e.g. a new attachment to SO019) or would move / delete such an attachment.
- Any file of a DropBox document folder is renamed. If yes, an attachment would be renamed in Odoo as well.
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments.
- If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync.
- Each backward sync might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems safe enough.
Capturas de pantalla
Synced files are simply found in DropBox. Add unlimited number of files or folders
Document types folders in DropBox
All document of this type has an own folder
Direct access to DropBox items
- Click on attachment to open it in DropBox in a new tab (necessary to be logged in DropBox). Have also a look at the section Dropbox URLs below;
- Click the icon of cloud to start downloading file from DropBox (no extra check in is required)
- Push the button "Open cloud folder" to open all files related to this document.
DropBox URLs
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account.
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts).
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced.
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, do not switch off the feature 'No links to DropBox from Odoo'.
Capturas de pantalla
Quick access to DropBox files and folders
Apply to DropBox right from Odoo chatter
Fully integrated and compatible with Enterprise Documents
It does not contradict printing, mailing, or Enterprise documents features.
For the latter it is also possible to fully reflect directories structure, not only sync standard attachments.
How Odoo Enterprise Documents are synced
This tool is not in conflict with the 'documents' module provided under the Enterprise license. Attachments related to Enterprise folders would be synced as any other files: according to a document they relate to.
It is not always comfortable, and you might be interested in reflecting directories' structure introduced by the module 'Documents'. To this end the special extension is developed. This extension introduces the following features:
- The documents hierarchy is reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
- Each Odoo folder has a linked cloud folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
- All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate attachments within a paired directory
- Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents
A few other peculiarities to take into account
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, |, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Capturas de pantalla
Direct access from Odoo documents to DropBox
Enterprise Documents in DropBox
Enterprise files in DropBox
DropBox Sync logs in Odoo
Capturas de pantalla
Logged synchronization activities
Default folders for documents
All DropBox tariffs
Consejos de configuración e instalación para DropBox Odoo Integration Odoo v.13
Python dependency
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Preguntas frecuentes sobre DropBox Odoo Integration Odoo v.13
¿Puedo cambiar la frecuencia de los trabajos de sincronización?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
¿Puedo configurar una estructura de directorios sincronizados distinta de la que asume la sincronización?
No, esta función solo existe desde la versión 15. Antes el módulo usa una estructura de carpetas predefinida:
Odoo - carpeta raíz de la sincronización
Modelos - carpetas por tipo de documento Odoo. Por ejemplo «Projects», «Partners». Por dominio puede haber carpetas más específicas: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects», etc.
Objetos - carpetas por documento, p. ej. «Project 1» o «Customer 1»
Archivos y carpetas de ese documento Odoo que se sincronizan.
Así puede tener, por ejemplo:
Odoo / Projects / Project 1 / archivos y carpetas del proyecto 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / archivos y carpetas del cliente 1
La estructura es siempre plana: solo esos niveles. No se pueden mezclar varios tipos de documento en la misma rama. En «Customer 1» no se pueden guardar a la vez pedidos, facturas y proyectos. Cada tipo tiene su(s) carpeta(s). Si no, no habría criterio para la sincronización inversa.
¿Debo configurar accesos específicos de usuarios en Odoo?
No, la herramienta usa un único punto de conexión de usuario. Todos los procesos de sincronización se hacen bajo un solo administrador cloud (aplicación). Los derechos de las carpetas / archivos creados no se automatizan. Adminístrelos en su almacenamiento en la nube.
¿Dónde se almacenan los archivos sincronizados? ¿Se duplican en Odoo y en las nubes?
La aplicación asume que el contenido binario de los adjuntos se guarda en el Cloud Client en lugar del servidor Odoo. Esos adjuntos en Odoo pasan a ser de tipo URL y puede acceder a ellos en cualquier momento desde el recuadro de adjuntos o desde el Cloud Client.
Tras la configuración no se requieren acciones manuales: la sincronización es totalmente automática. Decida qué tipos de documento de Odoo sincronizar y configure un modelo relacionado para cada uno (clientes, pedidos de venta o compra, tareas, proyectos, etc.).
¿Puedo tener varias carpetas para el mismo tipo de documento? Por ejemplo, proyectos internos y proyectos de clientes?
Sí, puede. Para ello, prepare una regla para cada una y aplique filtros: por ejemplo, por tipo de proyecto.
Haga que los filtros se excluyan entre sí para que un documento se asigne con certeza. Por ejemplo: «cliente pero no proveedor», «proveedor pero no cliente». Si no, la carpeta de un documento saltaría de un modelo a otro.
¿Necesito solo la aplicación Cloud Storage Solution?
No, la herramienta es solo un núcleo técnico. También necesita el conector de su cliente cloud.
¿Está bien si tengo muchos objetos que sincronizar, por ejemplo 10000?
Sí, aunque con muchas carpetas/adjuntos el proceso puede ser lento. Aun así, clientes informaron de entornos con >10k partners y ~5k variantes de producto, y los procesos eran aceptables.
Algunos puntos:
- La sincronización está hecha para que ningún elemento se pierda, aunque no sea rápida. Lo garantizan colas FIFO y el commit de cada trabajo.
- El número de objetos se puede limitar lógicamente. La configuración de modelos permite restringir elementos obsoletos (p. ej. partners archivados o pedidos de hace 2 años).
¿Es posible hacer la sincronización en tiempo real?
No. Tenemos razones de peso para evitar la sincronización en tiempo real:
Rendimiento. Si la sincronización es en tiempo real, cada subida de archivo muestra la pantalla de carga.
Conflictos. Si 2 usuarios cambian un elemento a la vez, la situación puede no resolverse. Con trabajos regulares se puede corregir después; en tiempo real habría que guardar una cola, aún más confusa.
Funcionalidad. En concreto, renombrar y reestructurar. La sincronización inversa se basa estrictamente en la lógica de directorios y en cada sincronización se comprueba el 100 % de los elementos. Tras cada actualización serían miles de peticiones por segundo. Si no, se perderían los cambios.
Puedo sincronizar adjuntos con varios clientes cloud
No, this feature becomes available only from version 15.
Usamos un editor especial en nuestras nubes (p. ej. OnlyOffice, Office 365, etc.). ¿Se abrirían los archivos en ese editor?
Sí, según la configuración de su cliente cloud.
Cuales son las politicas de actualizacion de sus herramientas?
Segun las politicas actuales de Odoo Apps Store:
- Cada modulo comprado para la version 12.0 o anterior da acceso a todas las versiones hasta 12.0.
- A partir de la version 13.0, cada version del modulo se compra por separado.
- Sea cual sea la version, la compra da derecho a todas las actualizaciones y correcciones dentro de una version mayor.
El equipo de faOtools no controla esas politicas. Para cualquier duda, contacte directamente con los representantes de Odoo Apps Store.
Como instalo su aplicacion en Odoo.sh?
La via mas directa es el flujo integrado de la tienda Odoo:
1. Abra la pagina del modulo y pulse Deploy on odoo.sh
2. Sera redirigido a GitHub. Inicie sesion y pulse Create a new repo o use uno existente. El repositorio debe ser privado. No esta permitido publicar las apps con licencia OPL-1. Cree un repo nuevo para el proyecto Odoo.sh si hace falta
3. Luego, en odoo.sh, pulse Deploy, confirme y pulse Continue. Se inicia la instalacion.
Estos pasos instalan la app en la rama de produccion. Para otras ramas o para actualizar:
1. Descargue el codigo fuente de la tienda Odoo
2. Haga commit del modulo en el repositorio GitHub. Ninguna carpeta/archivo de la app debe estar en .gitignore. Los repos creados por odoo.sh a veces ignoran rutas importantes (p. ej. /lib). Suba todos los directorios y archivos del modulo
3. Despliegue la rama destino del proyecto odoo.sh o espere la compilacion automatica si asi esta configurado.
Como instalo su aplicacion en mi propio servidor?
2. Reinicie el servidor Odoo;
3. Active el modo desarrollador (ajustes tecnicos);
4. Actualice la lista de aplicaciones (menu Aplicaciones);
5. Encuentre la app y pulse Activate/Install;
6. Siga las pautas de la pagina de la app si existen.
Su app tiene complementos extra. Puedo comprarlos despues?
Si. Odoo anade automaticamente las dependencias al carrito: excluya las herramientas ya compradas para no pagar dos veces.
Desplegue su app en Odoo.sh y veo un aviso/error en las pruebas
Un aviso rojo/naranja no afecta a las funciones de la app. A veces nuestros modulos no pasan las pruebas automaticas estandar porque estas asumen un comportamiento que choca con los objetivos de la app. Por ejemplo, cambiamos el calculo del precio y las pruebas de Odoo comparan el precio final con el algoritmo estandar.
Compruebe primero las funciones de la base desplegada. Funciona todo correctamente?
Si aun cree que el aviso afecta a funciones reales, contactenos y envie los registros completos de instalacion y la lista completa de modulos desplegados (nucleo y de terceros).
Puedo comprar su aplicacion directamente a su empresa?
No, solo distribuimos las herramientas a traves de la tienda oficial de aplicaciones Odoo.
Quiero un descuento
Lamentablemente, no tenemos medios tecnicos para ofrecer precios individuales.
Puedo instalar la app en mi base Odoo Online (SaaS)?
No, las apps de terceros no se pueden usar en Odoo Online. Odoo SaaS bloquea esa posibilidad.
Su herramienta depende de otras apps. Debo comprarlas?
Si, la herramienta necesita todos los modulos marcados como dependencias. El precio de la pagina de la app ya las incluye.
Cual es el precio del modulo en dolares estadounidenses? Por que cambio?
El precio de nuestros modulos esta en euros. La tienda Odoo convierte a otras monedas segun su tipo de cambio interno. Por eso el precio en dolares estadounidenses puede cambiar cuando se actualiza el tipo.
La redacción de la aplicación y el sitio web en idiomas distintos del inglés cuenta con asistencia de IA y se ajusta a las traducciones oficiales de Odoo. Si detecta un error, enviar un ticket de traduccion y lo corregiremos.
Notificación de errores
Si encuentra errores o comportamiento inconsistente, no dude en contactarnos. Garantizamos proporcionar correcciones dentro de los 60 días posteriores a la compra y estamos muy interesados en mejorar nuestras herramientas incluso después de este período.
No necesita un número de teléfono ni una tarjeta de crédito para contactarnos. Sólo debes pasar un breve registro por correo electrónico, que no lleva más de 30 segundos.
Incluya tantos detalles como sea posible en su solicitud: capturas de pantalla, registros del servidor Odoo, una descripcion completa de como reproducir el problema, etc. Por lo general, se necesitan varios dias laborables para preparar un plan de trabajo para un problema (si se confirma un error) o proporcionarle indicaciones sobre lo que se debe hacer (en caso contrario).
Solicitudes de funciones públicas e ideas de módulos (desarrollo gratuito)
Estamos muy motivados para mejorar nuestras herramientas y agradeceríamos cualquier comentario. Si sus requisitos son de uso público y podrían implementarse de manera eficiente, el equipo los incluirá en nuestra lista de tareas pendientes.
Esta lista de tareas pendientes se procesa periódicamente y no implica cargos adicionales. Aunque no podemos prometer plazos ni diseño final, podría ser una buena manera de conseguir las funciones deseadas sin inversiones ni riesgos.
No necesita un número de teléfono ni una tarjeta de crédito para contactarnos. Sólo debes pasar un breve registro por correo electrónico, que no lleva más de 30 segundos.
La herramienta para guardar contraseñas en Odoo de forma segura y compartida. Bovedas
198€
La herramienta para fijar objetivos KPI y controlar su cumplimiento por periodos. Tableros. Graficos
198€
La herramienta para construir una base de conocimiento profunda, interna y externa. KMS. Revisiones tipo wiki
398€
La herramienta para servicios por cita, de la reserva a ventas y reseñas
La herramienta para gestionar Odoo desde chats de IA via MCP. Claude. Cualquier IA con MCP.
198€
La herramienta para organizar adjuntos de Odoo en carpetas y sincronizar con Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box y NAS. Gestor de archivos. DMS
La herramienta para sincronizar adjuntos de Odoo con OneDrive en ambos sentidos
La herramienta para sincronizar adjuntos de Odoo con Google Drive en ambos sentidos
La herramienta para sincronizar adjuntos de Odoo con ownCloud/Nextcloud en ambos sentidos