OneDrive / SharePoint Odoo Integration v.11
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with OneDrive files in both ways
OneDrive / SharePoint doesn't have such disadvantages. This is the tool to integrate its features into your Odoo business work flow. The app automatically stores all Odoo attachments in OneDrive or SharePoint Documents, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
Automatic integration
Bilateral sync
How files and folders are synced from Odoo to OneDrive / SharePoint
- Prepare and keep updated folders' structure in OneDrive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in OneDrive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in OneDrive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in OneDrive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from OneDrive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in OneDrive / SharePoint, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in OneDrive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- OneDrive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be OneDrive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding OneDrive directory
- In case you remove a directory in OneDrive / SharePoint, but it still exists in Odoo, OneDrive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and OneDrive)
- Folders renaming in OneDrive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to OneDrive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in OneDrive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in OneDrive. Depending on your OneDrive / SharePoint configurations it might be Word, Excel, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in OneDrive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in OneDrive as well.
Take into account that file names should be managed in OneDrive: each backward sync would recover OneDrive names, Odoo is here less important.
How items are retrieved from OneDrive / SharePoint to Odoo
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in OneDrive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from OneDrive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from OneDrive
- If you deleted a document type or document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by OneDrive.
Backward OneDrive sync might take time. It is recommended to make frequency oftener than once an hour or two hours.
Екранни снимки
All document types are in the root directory 'Odoo'
Document types' folders
All document of this type has an own folder
Sync any documents you like
The tool let you split any business model into a few directories. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for each project, etc.
Moreover, it is possible to guarantee that only topical documents are synced by using relative periods: leads registered in the last 3 months, invoices updated the last week, and so on.
Typical use cases
- Projects: automatically forward all project-related documents to OneDrive to share those with a customer as a cloud link.
- Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from OneDrive / SharePoint. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo.
- Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and OneDrive / SharePoint Documents alternatively.
- Opportunities: carefully store all specifications, requirements and any file which would let you make a good offer.
- Orders: keep all printings and contracts in OneDrive / SharePoint with simple availability from Odoo.
Екранни снимки
Choose document types to be synced
Document type might have a few folders based on filters
Easy accessible files
Екранни снимки
Fast access to OneDrive files and folders
Synced files are simply found in OneDrive. Add unlimited number of files or folders here
Sync logs in Odoo
Екранни снимки
Logged synchronisation activities
Default folders for documents
Екранни снимки
Default folders for this document types to be created while firstly synced
Applicable to all Odoo apps
Dangerous symbols
- Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: '~', '#', '&', ':', '{', '}', '*', '?', '"', "'", '<', '>', '|', '+', '%', '!', '@', '\\', '/', '.'. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Works well with SharePoint. Supportive team
We've been using this with SharePoint and it's been working great. One of the best things is having everything, including logs right in Odoo's interface, so you can actually see what's going on. It's also super convenient that you can view or download synced files from the attachment box without having to leave the page or even log in to Sharepoint.
Setup was pretty smooth for us. When we had a few questions about setting up the folder hierarchy and priorities, the developer team got back to us in just a couple of hours and helped us figure it out. Great support and great extension!
Great support, assistance and very good connector!
We are very happy with the support we received when configuring the Sharepoint - Odoo connector. The connector has great functionalities.
All our questions were answered very fast (within one day).
FaOtools helped us optimising our connector and assisted us with future improvements.
We really recommend this connector.
very professional app, excellen t customer service
This app is very well programmed and does its job very well. But the best is the excellent customer service who also helps when the problem lies somewhere else. You receive a lot for your money.
An impressive app and world-class support
I have been very impressed by the way the OneDrive / SharePoint Odoo Integration module synchronises content in both directions and allows me to share documents in Odoo with my SharePoint site. Above all the technical support is top-notch, which greatly increases the value of this product. I highly recommend this product for anyone considering synchronising Odoo with SharePoint/OneDrive.
Works fine, good support
The first experience with the module is excellent. I had some trouble to configure things right on the Microsoft-side, but the team provided quick and good support.
Съвети за конфигурация и инсталация за OneDrive / SharePoint Odoo Integration Odoo v.11
Python dependency
pip install microsoftgraph-pythonConfiguration and log in
- Make sure your Microsoft user has full admin rights for OneDrive / SharePoint you want to connect to Odoo. This user is required only to grant permissions, the user data would not be kept any where in Odoo, and would not be used any more. Besides, make sure a Microsoft email address you use does not have a redirection (usually happens when you configure your domain name, while the prime address is still one of Microsoft domains like @outlook.com, @office365, etc.)
- Go to your Azure Portal: https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade
- Click 'New registration'
- Introduce a new name for the application and assign the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/one_drive_token (e.g. https://odootools.com/one_drive_token). As the supported account types choose 'Accounts in any organizational directory (Any Azure AD directory - Multitenant) and personal Microsoft accounts (e.g. Skype, Xbox)'.
- Copy the Application Client ID to the Odoo field 'App client_id'
- Go to Certificates & secrets > Click 'New Client Secret'. Copy the secret value to the Odoo field 'App Secret Key'
- For SharePoint sites only:
- Go to your SharePoint site and prepare a new documents' library (drive). You might use one of the existing ones, e.g. 'Documents'. Odoo folder would be put there afterwards, and it would be impossible to move it for another library
- Check the boxes 'OneDrive for business' and 'Use SharePoint sites'
- The SharePoint URL should be of the type https://[URL]/. The last '/' is required, sitename should not be included into. For example, https://odootools.sharepoint.com/
- SharePoint site should be either my_site_name (in that case it is considered as sites/my_site_name) or sites/my_site_name (instead of 'sites' it might be 'teams' and so on). There should be no '/' at the beginning or at the end. For example, sites/odootools
- As Documents Library use one created in SharePoint
- Press Save on the Odoo configuration Page.
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Microsoft login page. Check in and grant permissions asked.
- After login, Microsoft redirects you back to Odoo. OneDrive - Odoo synchronization is ready to be done.
Create OneDrive application
New OneDrive Web platform and redirect url
Generate new secret for your application
Enter configuration keys in Odoo
Odoo <> SharePoint sync settings
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
- You use this tool with version prior to 1.2.0. In that case you should also install the library 'microsoftgraph'. Look above
- You have not used the sync tool for more than 6 months
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Migration from the versions prior to the version 1.3.0
- Push the button 'Backward sync' (to make sure recent OneDrive changes are synced)
- Push the button 'Reconnect' and log in Microsoft
- Push the button 'Migrate from the version under 3.0'
- Check / update synced models
- Push the button 'Sync' to apply changes
Често задавани въпроси за OneDrive / SharePoint Odoo Integration Odoo v.11
Виждам грешка, когато щракна върху връзката на синхронизираното изображение в облака
Грешката "This item might have been deleted, expired, or you might not have permission to access it. Contact the owner of this item for more information." показва, че не сте влезли в услугата photos.onedrive.com.
Мога ли да променя честотата на задачите за синхронизация?
Да, можете. За тази цел:
Включете режима за отстраняване на грешки
Отидете в техническите настройки > Автоматизация > Планирани задачи
Намерете задачите 'Synchronize attachments with cloud' и 'Update attachments from cloud'.
Не ги правете прекалено чести. Желателно е задачата да приключи преди да започне следващата. Настройката зависи от това колко елемента имате за синхронизация. Обикновено честотата е между 15 минути и 4 часа.
Уверете се също, че в конфигурационния файл на Odoo сте задали достатъчни времеви ограничения. Параметрите LIMIT_TIME_CPU и LIMIT_TIME_REAL трябва да са равни или по-големи от планираното време на cron задачата. От версия 13 вземете предвид и параметъра LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Важно съобщение за клиенти на Odoo.sh: максималното време на cron задача може да е само 15 минути.
Мога ли да конфигурирам различна структура на синхронизираните директории от предполаганата от синхронизацията?
Не, тази функция е налична едва от версия 15. Преди тази версия модулът работи с предварително зададена структура от папки:
Odoo - основна папка за синхронизация
Models - папки за всеки тип документ на Odoo. Например 'Projects', 'Partners'. По домейн може да има по-конкретни папки: напр. 'Customer 1 Projects', 'Projects of the Customer 2', 'Internal Projects' и т.н.
Objects - папки за всеки документ, напр. 'Project 1' или 'Customer 1'
Файлове и папки, свързани с този документ на Odoo, които ще се синхронизират.
В резултат може да имате например:
Odoo / Projects / Project 1 / файлове и папки, свързани с project 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / файлове и папки, свързани с customer 1
Тази структура е винаги плоска, тоест има само тези нива на йерархия. Затова е вярно, че различни типове документи не могат да са в една и съща структура. В папката 'Customer 1' не можем да държим файлове, свързани едновременно с поръчки за продажба, фактури и проекти. Всеки от тези типове документи има собствена папка (или няколко собствени). Иначе няма да можем да направим обратна синхронизация, защото няма да има критерий, на който да се опрем.
Трябва ли да настроя достъпи на конкретни потребители в Odoo?
Не, инструментът разчита на една потребителска крайна точка. Всички процеси на синхронизация се изпълняват под един cloud администратор (приложение). Правата за достъп до създадените папки / файлове не са автоматизирани. Трябва да ги администрирате в решението си за облачно хранилище.
Къде се съхраняват синхронизираните полета? Дублират ли се в Odoo и clouds?
Приложението приема, че двоичното съдържание на прикачените файлове се съхранява в Cloud Client вместо на сървъра на Odoo. Такива прикачени файлове в Odoo стават от тип URL и можете по всяко време да ги отворите от полето за прикачени файлове или от Cloud Client.
След настройката не са нужни ръчни действия, защото синхронизацията е напълно автоматична. Решете кои типове документи на Odoo да се синхронизират и задайте свързан модел за всеки от тях (клиенти, поръчки за продажба или покупка, задачи, проекти и т.н.).
Мога ли да имам няколко папки за същия тип документ? Например вътрешни проекти и клиентски проекти?
Да, можете. За целта подгответе правило за всеки и след това приложете филтри: например по тип на проекта.
Опитайте филтрите да са взаимно изключващи се, за да може документът да се присвои еднозначно. Например „клиент, но не доставчик“, „доставчик, но не клиент“. Иначе папката на конкретен документ ще скача от един модел към друг.
Нуждая ли се само от приложението Cloud Storage Solution?
Не, инструментът е само техническо ядро. Нужен ви е и конекторът за вашия cloud client.
Нормално ли е, ако имам много обекти за синхронизация, например 10000?
Да, макар че при много папки/прикачени файлове за синхронизация процесът може да е бавен. Същевременно клиенти съобщиха за среди с >10k партньори и ~5k продуктови варианти за синхронизация и процесите бяха приемливи.
Няколко точки за подчертаване:
- Синхронизацията е така построена, че всеки елемент ще се синхронизира и няма да се загуби, макар да не е бърза. Гарантира се от опашки FIFO и от всеки commit-нат job.
- Броят на обектите може да се ограничи логически. Конфигурацията на моделите позволява да ограничите синхронизацията на остарели елементи (напр. няма смисъл да се синхронизират архивирани партньори или поръчки от преди 2 години).
Възможна ли е синхронизация в реално време?
Не. Имаме сериозни причини да избягваме синхронизация в реално време:
Проблеми с производителността. Ако синхронизацията е в реално време, всяко качване на файл ще показва екран на зареждане.
Проблеми с конфликти. Ако 2 потребители променят едновременно елемент, може да възникнат неразрешими ситуации. При регулярни задачи можем да го оправим после, а при реално време трябва да го пазим като опашка, което е още по-объркващо за потребителите.
Проблеми с функционалността. Особено преименуване и преструктуриране на елементи. При обратната синхронизация инструментът стриктно разчита на логиката на директориите и при всяка синхронизация се проверяват 100% от елементите. Ако това става след всяка промяна, ще има хиляди заявки в секунда. Ако не: промените ще се загубят.
Мога ли да синхронизирам прикачени файлове с няколко cloud клиента
Не, тази функция е налична едва от версия 15.
В нашите облаци използваме специален редактор (напр. OnlyOffice, Office 365 и др.). Ще се отварят ли файловете в този редактор?
Да, в зависимост от конфигурацията на cloud client.
Какви са политиките за обновяване на вашите инструменти?
Според действащите правила на Odoo Apps Store:
- Всеки модул, купен за версия 12.0 и по-стара, дава достъп до всички версии до 12.0.
- От версия 13.0 всяка версия на модула се купува отделно.
- Независимо от версията покупката дава право на всички обновления и поправки в рамките на основната версия.
Имайте предвид, че екипът на faOtools не контролира тези правила. За въпроси се обръщайте директно към представителите на Odoo Apps Store.
Как да инсталирам вашето приложение в Odoo.sh?
Най-прекият подход е да използвате вградения работен поток на магазина Odoo:
1. Отворете страницата на модула и щракнете бутона Deploy on odoo.sh
2. След това ще бъдете пренасочени към страницата на GitHub. Влезте в профила си, след което щракнете 'Create a new repo' или използвайте съществуващо. Уверете се, че хранилището е частно. Не е позволено публикуването на приложения под лиценз OPL-1. Ако е нужно, създайте ново repo за проекта Odoo.sh
3. След това отидете в odoo.sh и щракнете бутона Deploy. В изскачащия прозорец потвърдете решението и щракнете 'Continue.' Това стартира инсталацията.
Тези стъпки ще инсталират приложението в продукционния клон на проекта. Ако искате да разположите приложенията в други клонове или да обновите модула, направете следното:
1. Качете изходния код на приложението от магазина Odoo
2. Направете commit на модула в необходимото GitHub хранилище. Уверете се, че никои папки/файлове на приложението не се игнорират (т.е. не са в .gitignore на repo). Хранилищата се създават автоматично от odoo.sh и по подразбиране може да включват важни елементи (напр. /lib). Качете всички директории, поддиректории и файлове на модула без изключения
3. Разположете целевия клон на проекта odoo.sh или, ако настройките предполагат това, изчакайте да се изгради автоматично.
Как да инсталирам вашето приложение на собствен сървър?
2. Рестартирайте сървъра на Odoo;
3. Включете режим за разработчици (технически настройки);
4. Обновете списъка с приложения (менюто с приложения);
5. Намерете приложението и натиснете „Activate“/„Install“;
6. Следвайте указанията на страницата на приложението, ако има такива.
Забелязах, че приложението ви има допълнителни добавки. Мога ли да ги купя по-късно?
Да, разбира се. Едновременно Odoo автоматично добавя всички зависимости в количката, затова трябва да изключите вече купените инструменти, за да избегнете двойно плащане.
Инсталирах приложението ви в Odoo.sh и в тестовете виждам предупреждение/грешка
Червено/оранжево предупреждение не влияе на функциите на приложението. За съжаление понякога модулите ни не минават стандартните автоматични тестове, защото те очакват поведение в конфликт с целите на приложението. Например променяме изчислението на цената, а тестовете на стандартния модул Odoo сравняват крайната цена със стандартен алгоритъм.
Първо проверете функциите на разгънатата база. Всичко работи ли коректно?
Ако все пак смятате, че предупреждението влияе на реални функции, свържете се с нас и изпратете пълните регистрационни файлове от инсталацията и пълния списък на разгънатите модули (включително ядро и трети страни).
Мога ли да купя приложението директно от вашата фирма?
Не, разпространяваме инструментите само чрез официалния магазин за приложения Odoo.
Бих искал да получа отстъпка
За съжаление нямаме техническа възможност да предложим индивидуални цени.
Мога ли да инсталирам приложението в моята база Odoo Online (SaaS)?
Не, приложения на трети страни не могат да се ползват в Odoo Online. За съжаление Odoo SaaS блокира тази възможност.
Вашият инструмент зависи от други приложения. Трябва ли да ги купя?
Да, инструментът изисква всички модули, посочени в зависимостите, за да работи правилно. Цената на страницата на приложението вече включва всички необходими зависимости.
Каква е цената на модула в щатски долари? Защо се промени?
Цената на нашите модули е в евро. Магазинът Odoo превалутира цените по вътрешния си курс. Затова цената в щатски долари може да се промени при обновяване на курса.
Текстовете на приложението и уебсайта на езици, различни от английски, са с помощта на ИИ и са съгласувани с официалните преводи на Odoo. Ако забележите грешка, изпратете тикет за коректност на преводите и ще го поправим.
Докладване на грешки
Ако срещнете грешки или непоследователно поведение, свържете се с нас. Гарантираме поправки до 60 дни от покупката и сме силно заинтересовани да подобряваме инструментите и след този срок.
За да се свържете с нас не са нужни телефонен номер или кредитна карта. Достатъчна е кратка регистрация по имейл, която не отнема повече от 30 секунди.
Включете възможно най-много подробности в заявката: екранни снимки, дневници на Odoo сървъра, пълно описание как да възпроизведете проблема и т.н. Обикновено са нужни няколко работни дни, за да се подготви работен план (ако грешката е потвърдена) или насоки какво да се направи (в противен случай).
Публични заявки за функции и идеи за модули (безплатна разработка)
Силно сме мотивирани да подобряваме инструментите си и ще сме благодарни за всяка обратна връзка. Ако изискванията ви са от обществена полза и могат да се реализират ефективно, екипът ще ги включи в нашия списък със задачи.
Такъв списък със задачи се обработва редовно и не предполага допълнителни такси. Макар да не можем да обещаем срокове и окончателен дизайн, това може да е добър начин да получите желаните функции без инвестиции и рискове.
За да се свържете с нас не са нужни телефонен номер или кредитна карта. Достатъчна е кратка регистрация по имейл, която не отнема повече от 30 секунди.
Инструментът за безопасно съхранение на пароли в Odoo за споделена употреба. Споделени трезори
198€
Инструмент за изграждане на дълбока и структурирана база знания за вътрешна и външна употреба. Knowledge System. KMS. Ревизии като в уики.
398€
Инструментът за управление на услуги по време – от резервация на срещи до продажби и отзиви
Инструмент за задаване на KPI цели и контрол на изпълнението по периоди. KPI табла. Дизайнер на табла. KPI графики
198€
Инструмент за управление на Odoo от любимите ви AI чатове чрез MCP. Claude. Всеки AI с MCP.
198€
Инструмент за гъвкаво подреждане на прикачените файлове на Odoo в папки и синхронизация на директории с облачни клиенти: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box и NAS. DMS. Файлов мениджър. Система за управление на документи
Инструмент за автоматична двупосочна синхронизация на прикачените файлове в Odoo с файлове в Google Drive
Инструмент за автоматична двупосочна синхронизация на прикачените файлове в Odoo с файлове в ownCloud/Nextcloud
Инструмент за автоматична двупосочна синхронизация на прикачените файлове в Odoo с файлове в DropBox