OneDrive / SharePoint Odoo Integration v.10
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with OneDrive files in both ways
Synchronization is bilateral. All Odoo attachments are put in OneDrive regularly. OneDrive files create attachments in Odoo in case they are placed in a correct folder. Look at the sections From Odoo to OneDrive and From OneDrive to Odoo
Integration is automatic in both ways. Based on scheduled jobs, Odoo send attachments to OneDrive and retrieve files from there
Any Odoo document might be synced: customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. You decide by your own which records should be in OneDrive, and which should be left in Odoo
Synchronization works for SharePoint sites, OneDrive for business, and personal OneDrive. In the first case the files are kept in preselected documents library, in the latter two - in a user' documents library
All synced files are easily accessible though clicking on an attachment. Odoo automatically redirects you to a file previewer. Among others it might be Word or Excel editors (if Office365 is set up). Besides, you might open a whole document folder by clicking on 'Open folder' on the attachment widget
All sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities' and access history through the button 'Sync logs'
The tool is compatible with Odoo reporting and mailing apps. If such an app faces a synced file, it retrieves a real content from OneDrive. In particular, the reports 'always reload' feature and messages & mass mailing attachments work properly
Integration is based on a single user endpoint. It means that you should login in OneDrive only once. Afterwards for integrations Odoo would use that credentials disregarding an actual Odoo user. Make sure, however, that real Odoo users have an access to OneDrive to open URLs linked to their attachments
- Prepare and keep updated folders' structure in OneDrive
- Upload new attachments to a correct folder
Odoo creates a convenient directory structure in OneDrive: Odoo / Document type name / Document name / Files, where:
- Odoo is a central directory for Odoo Sync in your Drive.
- Document type is a synced Odoo model, for example, 'Sale orders', 'Opportunities', 'Customers'
- You select document types by yourself. It might be any document type
- Moreover, you might have a few folders for a single document type. Use Odoo domains to have not global 'Partners, but 'Customers' and 'Suppliers', not just 'Sale orders' but 'Commercial offers', 'To deliver', and 'Done orders'
- With each sync Odoo would try to update document types' folders. Add a new document type at any moment. It will appear in OneDrive with a next sync
- You are welcome to introduce or change document types folder names at any moment in Odoo. Take into account: renaming in OneDrive will be recovered to Odoo names
- If you remove a model from integration, it will not be deleted from OneDrive to keep already synced files safe. However, new documents of this type would not be synced
- In case you removed a directory in OneDrive / SharePoint, but it is still configured in Odoo, with a next sync a folder structure is going to be recovered (not files, surely).
- Document is an exact object to sync. For instance, 'Agrolait' or 'SO019'
- Documents are synced in case they relate to a synced document type and satisfy its filters. For example, you are not obliged to sync all partners, you may integrate only 'Customers' and 'Vendors' or only 'Companies', not 'Contacts'
- Odoo would generate a folder in OneDrive for each suitable document even for documents without attachments. It is needed for a backward sync to easily add new files
- OneDrive folder name equals a real document name. It relies upon Odoo name_get method. Thus, Odoo 'Michael Fletcher' (a contact of 'Agrolait') would be OneDrive 'Agrolait, Michael Fletcher'
- If an exact document changes its document type (e.g. a quotation is now confirmed), Odoo will automatically relocate its related folder to a proper parent directory (in the example: from 'Commercial offers' to 'To deliver')
- In case a document relates to a few types (for instance, you have 'Vendors' and 'Customers', while Agrolait is both), this document folder would be put into the most prioritized document type. A document type priority is higher as closer to the top in Odoo interfaces it is
- If an Odoo document is removed, the next sync will remove a corresponding OneDrive directory
- In case you remove a directory in OneDrive / SharePoint, but it still exists in Odoo, OneDrive folder structure would be recovered (while files would be unlinked in both Odoo and OneDrive)
- Folders renaming in OneDrive will be replaced with Odoo names, Odoo document names are more important
- Files are real files taken from Odoo attachments
The resulted path would be, for example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.png'.
The only exclusion of the rule are stand alone attachments which do not relate to any Odoo documents (their document type is 'ir.attachment'). Such attachments' path is 'Odoo / Stand Alone Attachments / image.png'.
The very first sync might take quite a long, since a lot of folders should be created. Afterwards, it would be much faster. However, it is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems quite good for large files.
FilesWith each direct sync, Odoo tries to find not yet synced attachments. If such attachments suit any document type to sync, a file will be uploaded to OneDrive to a proper folder. In Odoo such attachments will become of 'url' type. It means that a file is not any more kept in Odoo server space, but now it is in OneDrive. Until sync is done, Odoo attachment remains binary and stores an actual file. Such approach helps Odoo to work faster.
Clicking on such attachment leads you to a file previewer / editor in OneDrive. Depending on your OneDrive / SharePoint configurations it might be Word, Excel, PDF previewer, etc. Anyway changes to file contents in OneDrive are available in Odoo at the same moment.
If you unlinked an attachment from Odoo, it would be deleted in OneDrive as well.
Take into account that file names should be managed in OneDrive: each backward sync would recover OneDrive names, Odoo is here less important.
- If a new file is added to a proper document folder (e.g. to 'Odoo / Customers / Agrolait'), the same attachment will be added to Odoo document (in the example - to 'Agrolait')
- In document folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) is kept in attachments
- In case you rename a file in OneDrive, it will be renamed in Odoo as well
- Files' removal from OneDrive leads to related Odoo attachments' removal
- If you move a file to another document folder, in Odoo a related attachment would be re-attached to this new document. Take into account: if you move a file for a not document folder, in Odoo attachment will be deleted as it has been removed from OneDrive
- If you deleted a document type or document folder, their child files are deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync. Folders' move to another directory is also considered as a removal. Avoid such situations by following the simple rule: folders are managed mostly by Odoo, files - mostly by OneDrive.
SharePoint sites
- Go to your Azure Portal and prepare a new application:
- Grant the app full permissions for Office365 SharePoint online
- Assign the reply url as [YOURODOOSITENAME]/one_drive_token (e.g. https://odootools.com/one_drive_token)
- Generate a new key. Keep it safely somewhere for the future use
- Go to your SharePoint site and prepare a new documents' library (drive). You might use one of the existing ones, e.g. 'Documents'. Odoo folder would be put there afterwards, and it would be impossible to move it for another library
- Go to Odoo general settings > Onedrive.
- Copy 'Application ID' to 'App client_id'
- Put a previously generated key to the field 'App secret key'
- Enter the 'Redirect URL' as you entered 'Reply url' in Azure Portal
- Check the boxes 'OneDrive for business' and 'Use sharepoint sites'
- The SharePoint URL should be of the type https://[URL]/. The last '/' is required, sitename should not be included into. For example, https://odootools.sharepoint.com/
- SharePoint site should be either my_site_name (in that case it is considered as sites/my_site_name) or sites/my_site_name (instead of 'sites' it might be 'teams' and so on). There should be no '/' at the beginning or at the end. For example, sites/odootools
- As Documents Library use one created in SharePoint
- Press 'Save'
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Microsoft login page. Check in and grant permissions asked.
- After login, Microsoft redirects you back to Odoo. OneDrive - Odoo synchronization is ready to be done.
Create application in your Azure Portal
App's permissions
App's permissions
Redirect url should be https://[yourodoosite]/one_drive_token
Generate a secret key
Create a new SharePoint Documents Library
Create a new SharePoint Documents Library
Enter configuration keys in Odoo
Odoo attachments are ready for sync with Onedrive files. Press 'Sync to Onedrive' for the files upload
Personal OneDrive and OneDrive for business
- Go to https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade
- Click 'New registration'
- Introduce a new name for the application and assign the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/one_drive_token (e.g. https://odootools.com/one_drive_token)
- Copy the Application Client ID to the Odoo field 'App client_id'
- Go to Certificates & secrets > Click 'New Client Secret'. Copy the secret value to the Odoo field 'App Secret Key'
- Press Save on the Odoo configuration Page
- Press 'Login and Confirm'. Odoo redirects you to Microsoft login page. Check in and grant permissions asked
- After login, Microsoft redirects you back to Odoo. OneDrive - Odoo synchronization is ready to be done.
Create OneDrive application
New OneDrive Web platform and redirect url
Generate new secret for your application
Enter configuration keys in Odoo
Migration from the versions prior to the version 1.3.0
- Push the button 'Backward sync' (to make sure recent OneDrive changes are synced)
- Push the button 'Reconnect' and log in Microsoft
- Push the button 'Migrate from the version under 3.0'
- Check / update synced models
- Push the button 'Sync' to apply changes
Reconnection
- You use this tool with version prior to 1.2.0. In that case you should also install the library 'microsoftgraph'. Look above
- You have not used the sync tool for more than 6 months
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Întrebări frecvente despre OneDrive / SharePoint Odoo Integration Odoo v.10
Văd o eroare când dau clic pe linkul imaginii sincronizate din cloud
Eroarea "This item might have been deleted, expired, or you might not have permission to access it. Contact the owner of this item for more information." indică faptul că nu sunteți autentificat la serviciul photos.onedrive.com.
Pot schimba frecvența lucrărilor de sincronizare?
Da, puteți. În acest scop:
Activați modul de depanare
Accesați setările tehnice > Automatizare > Lucrări planificate
Găsiți lucrările 'Synchronize attachments with cloud' și 'Update attachments from cloud'.
Nu le faceți prea frecvente. Este de preferat ca lucrarea să se termine înainte de a începe următoarea. Configurarea depinde de câte elemente aveți de sincronizat. De obicei, frecvența este între 15 minute și 4 ore.
Asigurați-vă și că ați setat limite de timp suficiente în fișierul de configurare Odoo. Parametrii LIMIT_TIME_CPU și LIMIT_TIME_REAL trebuie să fie egali sau mai mari decât timpul planificat al lucrării cron. De la versiunea 13 luați în considerare și parametrul LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Notă importantă pentru clienții Odoo.sh: timpul maxim al unei lucrări cron poate fi de numai 15 minute.
Pot configura o structură diferită a directoarelor sincronizate față de cea presupusă de sincronizare?
Nu, această funcție este disponibilă doar de la versiunea 15. Înainte de acea versiune, modulul lucrează cu o structură de foldere predefinită:
Odoo - folderul principal pentru sincronizare
Models - foldere pentru fiecare tip de document Odoo. De exemplu, 'Projects', 'Partners'. Distinse prin domain pot exista foldere mai specifice: de ex., 'Customer 1 Projects', 'Projects of the Customer 2', 'Internal Projects' etc.
Objects - foldere pentru fiecare document, de ex. 'Project 1' sau 'Customer 1'
Fișiere și foldere legate de acest document Odoo care vor fi sincronizate.
Ca rezultat, puteți avea de exemplu:
Odoo / Projects / Project 1 / fișiere și foldere legate de project 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / fișiere și foldere legate de customer 1
Această structură este întotdeauna plată, adică există doar acele niveluri de ierarhie. Așadar, este corect că tipurile diferite de documente nu pot fi ținute în aceeași structură. În folderul 'Customer 1' nu putem păstra fișiere legate atât de comenzile de vânzare, facturi, cât și de proiecte. Fiecare dintre aceste tipuri de document are folderul (sau folderele) propriu. Altfel nu am putea face sincronizarea inversă, deoarece nu ar exista un criteriu pe care să ne bazăm.
Trebuie să configurez accesuri specifice ale utilizatorilor în Odoo?
Nu, instrumentul se bazează pe un singur punct final de utilizator. Toate procesele de sincronizare se fac sub un singur administrator cloud (aplicație). Drepturile de acces pentru dosarele / fișierele create nu sunt automatizate. Trebuie să le administrați în soluția de stocare cloud.
Unde sunt stocate câmpurile sincronizate? Sunt duplicate în Odoo și în clouds?
Aplicația presupune că conținutul binar al atașamentelor este păstrat în Cloud Client, nu pe serverul Odoo. Astfel, aceste atașamente din Odoo devin de tip URL și le puteți accesa oricând din caseta de atașamente sau din Cloud Client.
După configurare nu sunt necesare acțiuni manuale, sincronizarea fiind complet automată. Decideți ce tipuri de documente Odoo trebuie sincronizate și configurați un model asociat pentru fiecare (clienți, comenzi de vânzare sau achiziție, sarcini, proiecte etc.).
Pot avea câteva foldere pentru același tip de document? De exemplu, proiecte interne și proiecte clienți?
Da, puteți. În acest scop pregătiți o regulă pentru fiecare, apoi aplicați filtre: de exemplu după tipul proiectului.
Încercați să faceți filtrele mutual exclusive, astfel încât un document să poată fi atribuit cu certitudine. De exemplu, „client, dar nu furnizor”, „furnizor, dar nu client”. Altfel, dosarul unui document specific ar sări de la un model la altul.
Am nevoie doar de aplicația Cloud Storage Solution?
Nu, instrumentul este doar un nucleu tehnic. Aveți nevoie și de conectorul pentru cloud client.
Este în regulă dacă am multe obiecte de sincronizat, de exemplu 10000?
Da, deși în cazul multor dosare/atașamente de sincronizat procesul poate fi lent. Totodată, clienții au raportat medii cu >10k parteneri și ~5k variante de produs de sincronizat, iar procesele au fost acceptabile.
Câteva puncte de subliniat:
- Sincronizarea este construită astfel încât orice element să fie sincronizat și să nu se piardă, deși poate să nu fie rapidă. Este garantat de cozi FIFO și de fiecare lucrare confirmată.
- Numărul de obiecte poate fi limitat logic. Configurația modelelor vă permite să restricționați sincronizarea elementelor obsolete (de ex., nu are sens să sincronizați parteneri arhivați sau comenzi de acum 2 ani).
Este posibilă sincronizarea în timp real?
Nu. Avem motive temeinice să evităm sincronizarea în timp real:
Probleme de performanță. Dacă sincronizarea este în timp real, fiecare încărcare de fișier va afișa ecranul de încărcare.
Probleme de conflict. Dacă 2 utilizatori modifică simultan un element, pot apărea situații nerezolvate. La lucrări periodice le putem repara ulterior; în timp real ar trebui salvate ca o coadă, și mai derutantă pentru utilizatori.
Probleme de funcționalitate. În special redenumirea și restructurarea elementelor. În sincronizarea inversă instrumentul se bazează strict pe logica directoarelor, iar la fiecare sincronizare se verifică 100% din elemente. Dacă s-ar face după fiecare actualizare, ar fi mii de cereri pe secundă. Dacă nu: modificările s-ar pierde.
Pot sincroniza atașamentele cu câțiva clienți cloud
Nu, această funcție este disponibilă doar de la versiunea 15.
Folosim un editor special în cloud-urile noastre (de ex. OnlyOffice, Office 365 etc.). Fișierele s-ar deschide în acel editor?
Da, în funcție de configurația cloud client.
Care sunt politicile de actualizare ale instrumentelor dvs.?
Conform politicilor actuale Odoo Apps Store:
- Fiecare modul cumpărat pentru versiunea 12.0 și anterioară dă acces la toate versiunile până la 12.0.
- Începând cu versiunea 13.0, fiecare versiune de modul se cumpără separat.
- Indiferent de versiune, cumpărarea dă dreptul la toate actualizările și corecturile dintr-o versiune majoră.
Rețineți că echipa faOtools nu controlează aceste politici. Pentru întrebări contactați direct reprezentanții Odoo Apps Store.
Cum instalez aplicația dumneavoastră pe Odoo.sh?
Cea mai directă abordare este să folosiți fluxul încorporat al magazinului Odoo:
1. Deschideți pagina modulului și faceți clic pe butonul Deploy on odoo.sh
2. După aceea veți fi redirecționat la pagina GitHub. Conectați-vă la cont, apoi faceți clic pe 'Create a new repo' sau folosiți unul existent. Asigurați-vă că depozitul este privat. Nu este permisă publicarea aplicațiilor sub licența OPL-1. Dacă e necesar, creați un repo nou pentru proiectul Odoo.sh
3. Apoi mergeți la odoo.sh și faceți clic pe butonul Deploy. În fereastra pop-up trimiteți decizia și faceți clic pe 'Continue.' Această acțiune pornește instalarea.
Acești pași vor instala aplicația pe ramura de producție a proiectului. Dacă doriți să implementați aplicațiile pe alte ramuri sau să actualizați modulul, urmați acțiunile de mai jos:
1. Încărcați codul sursă al aplicației din magazinul Odoo
2. Faceți commit modulului în depozitul GitHub necesar. Asigurați-vă că niciun folder/fișier al aplicației nu este ignorat (adică nu este în .gitignore al repo-ului). Depozitele sunt create automat de odoo.sh și pot include implicit elemente esențiale (de ex. /lib). Încărcați toate directoarele, subdirectoarele și fișierele modulului, fără excepții
3. Implementați ramura țintă a proiectului odoo.sh sau, dacă setările presupun asta, așteptați până este construită automat.
Cum instalez aplicația dumneavoastră pe propriul server?
2. Reporniți serverul Odoo;
3. Activați modul dezvoltator (setări tehnice);
4. Actualizați lista de aplicații (meniul aplicațiilor);
5. Găsiți aplicația și apăsați „Activate”/„Install”;
6. Urmați ghidurile de pe pagina aplicației, dacă există.
Am observat că aplicația are extensii extra. Le pot cumpăra ulterior?
Da, desigur. Totodată Odoo adaugă automat toate dependențele în coș, deci trebuie să excludeți instrumentele deja cumpărate ca să evitați plata dublă.
Am implementat aplicația pe Odoo.sh și văd avertisment/eroare în teste
Un avertisment roșu/portocaliu nu influențează funcțiile aplicației. Din păcate, modulele noastre nu trec uneori testele automate standard, deoarece acestea presupun un comportament în conflict cu obiectivele aplicației. De exemplu, schimbăm calculul prețului, iar testele modulului Odoo standard compară prețul final cu un algoritm standard.
În primul rând, verificați funcțiile bazei implementate. Totul funcționează corect?
Dacă tot credeți că avertismentul afectează funcții reale, contactați-ne și trimiteți jurnalele complete de instalare și lista completă a modulelor implementate (inclusiv nucleu și terțe părți).
Pot cumpăra aplicația direct de la compania dvs.?
Nu, distribuim instrumentele doar prin magazinul oficial de aplicații Odoo.
Aș dori să primesc o reducere
Din păcate, nu avem mijloace tehnice pentru a oferi prețuri individuale.
Pot instala aplicația pe baza mea Odoo Online (SaaS)?
Nu, aplicațiile terțe nu pot fi folosite pe Odoo Online. Din păcate Odoo SaaS blochează această posibilitate.
Instrumentul dvs. are dependențe de alte aplicații. Trebuie să le cumpăr?
Da, instrumentul necesită toate modulele marcate în dependențe pentru a funcționa corect. Prețul de pe pagina aplicației include deja toate dependențele necesare.
Care este prețul modulului în dolari SUA? De ce s-a schimbat?
Prețul modulelor noastre este în euro. Magazinul Odoo convertește prețurile în alte monede după cursul intern. Astfel, prețul în dolari SUA se poate schimba când se actualizează cursul.
Textele aplicației și ale site-ului în alte limbi decât engleza sunt asistate de IA și aliniate cu traducerile oficiale Odoo. Dacă observați o greșeală, trimiteți un tichet de corectitudine a traducerilor și o vom corecta.
Raportarea erorilor
Dacă întâmpinați erori sau comportament inconsecvent, nu ezitați să ne contactați. Garantăm corecturi în 60 de zile de la cumpărare și suntem interesați să îmbunătățim instrumentele și după această perioadă.
Nu aveți nevoie de număr de telefon sau card de credit pentru a ne contacta. Este suficientă o înscriere scurtă prin e-mail, care nu durează mai mult de 30 de secunde.
Includeți cât mai multe detalii în cerere: capturi de ecran, jurnalele serverului Odoo, o descriere completă a reproducerii problemei și așa mai departe. De obicei, durează câteva zile lucrătoare pentru a pregăti un plan de lucru (dacă un defect este confirmat) sau pentru a vă oferi indicații despre ce trebuie făcut (în caz contrar).
Cereri publice de funcții și idei de module (dezvoltare gratuită)
Suntem puternic motivați să ne îmbunătățim instrumentele și am fi recunoscători pentru orice feedback. Dacă cerințele dvs. sunt de interes public și pot fi implementate eficient, echipa le va include în lista noastră de sarcini.
O astfel de listă de sarcini este prelucrată regulat și nu presupune taxe suplimentare. Deși nu putem promite termene și un design final, poate fi o cale bună de a obține funcțiile dorite fără investiții și riscuri.
Nu aveți nevoie de număr de telefon sau card de credit pentru a ne contacta. Este suficientă o înscriere scurtă prin e-mail, care nu durează mai mult de 30 de secunde.
Instrumentul pentru păstrarea în siguranță a parolelor în Odoo pentru utilizare partajată. Seifuri partajate
198€
Instrumentul pentru a construi o bază de cunoștințe profundă și structurată pentru uz intern și extern. Knowledge System. KMS. Revizii de tip wiki.
398€
Instrumentul pentru gestiunea serviciilor pe bază de timp, de la rezervarea programărilor până la vânzări și recenzii
Instrumentul pentru a seta ținte KPI și a controla îndeplinirea lor pe perioade. Tablouri de bord KPI. Designer de tablouri. Grafice KPI
198€
Instrumentul pentru a gestiona Odoo din chat-urile AI preferate prin MCP. Claude. Orice AI care suportă MCP.
198€
Instrumentul pentru a structura flexibil atașamentele Odoo în foldere și a sincroniza directoarele cu clienți cloud: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box și NAS. DMS. Manager de fișiere. Sistem de gestiune a documentelor
Instrumentul pentru sincronizarea automată bidirecțională a atașamentelor Odoo cu fișierele Google Drive
Instrumentul pentru sincronizarea automată bidirecțională a atașamentelor Odoo cu fișierele ownCloud/Nextcloud
Instrumentul pentru sincronizarea automată bidirecțională a atașamentelor Odoo cu fișierele DropBox