DropBox Odoo Integration v.14
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
This is the tool to integrate DropBox features into your Odoo business work flow. The app automatically stores Odoo attachments in DropBox, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Sen hinta on
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Sen hinta on
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Sen hinta on
44€
39€.
Automatic regular sync
Synchronization between Odoo and DropBox is based on scheduled jobs. No manual interaction is required
Bilateral DropBox sync
Odoo sends attachments to DropBox and retrieves files from there. Binary content is kept in clouds, while Odoo provides direct access to synced items
Any Odoo document types for sync
Decide which Odoo document types should be synced. Customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. Custom models are also supported
Instant access for DropBox
The tool redefines Odoo attachments boxes to make work comfortable: download files locally without login, open files and folders in DropBox, use standard Odoo previewers
Compatible with Odoo Enterprise documents
Reflect Odoo Enterprise Documents' structure and items in DropBox. All features (including sharing, downloading, and signing) would anyway work
All DropBox tariffs
Synchronization works for any DropBox tariff, including Personal DropBox (Basic, Plus, Family) and business DropBox (Professional, Standard, Advanced)
DropBox sync history
Sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities', and you would be able to observe the history through the button 'Sync logs'
Default folders
The tool let generate default directories' structure for this document type during the very first sync of a related object. For example, for all employees you may have pre-defined folders 'Scans', 'Scans/Official', 'Photos', etc.
Sync any documents you like
Configuring models to sync
-
To sync a specific document type, you should add it as a model to sync. Any Odoo model might be chosen
-
The app let split models into a few folders based on selected filters. Use any document storable field to distinguish a directory. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for quotations and confirmed orders, for each project, etc.
-
Limit also documents by relative periods through using date fields of linked documents. For example, leads registered in the last 3 months or invoices updated the last week
-
Define name expressions to specify titles of documents' DropBox folders. For instance, to include project name to a task directory
-
Prepare hierarchy of default folders to be created when a document directory is synced to DropBox for the first time
Typical use cases
-
Projects: have an own DropBox folder for each customer project
-
Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo
-
Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively
-
Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer
-
Orders: keep all printings and contracts in DropBox with instant availability from Odoo
-
Picking operations: save warehouse docs to DropBox.
How synchronization works
Direct Sync
-
Direct synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud'
-
Direct sync make all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server
-
Direct sync checks whether attachments are added or deleted for synced documents. If so, they would be created or removed in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document type (e.g. sale orders) is added / renamed / replaced in the to-sync-models configurations. If so, this should be reflected in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document (e.g. quotation SO-001) related to a synced document type is generated / updated / unlinked. If so, the connector would make the same changes in DropBox
-
The final goal of direct DropBox integration is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'
Backward Sync
-
Backward synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud'
-
Backward sync checks whether any items are added to a DropBox document folder. If so, the app would create URL attachments for that items in a linked Odoo object
-
Backward sync checks whether any items are deleted / moved in a cloud document folder. If so, a linked Odoo attachment would be also unlinked or moved
-
Backward sync checks whether any item is renamed in DropBox. If so, a chained Odoo attachment should be also renamed
-
In DropBox folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments
-
If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync
DropBox URLs
-
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account
-
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts)
-
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced
-
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, be careful with the setting 'No links to DropBox from Odoo'
Misc notes
-
The connector works on a queue (first in - first out) principle: it tries to firstly reflect the oldest changes
-
Each sync, especially the very first one, might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency
-
File names and content should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important
-
Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, /, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Odoo Enterprise Documents
-
The special add-on 'Cloud Sync for Enterprise documents' is introduced to synchronize DropBox with the Odoo app 'Documents' (the latter is distributed under the Odoo Enterprise license)
-
Based on that add-on the Odoo documents' hierarchy would be reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
-
Each Odoo folder would have a linked DropBox folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
-
All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate URL attachments within a paired documents directory
-
Standard DropBox sync and integration with Enterprise Documents are done within the same jobs. Avoid the scenarios when a single file is synced as a simple Odoo attachment and as an Odoo document simultaneously
-
Odoo spread sheet files are not synced by the connector: so, they are still manageable in Odoo
-
Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents.
Määritys- ja asennusvinkkejä: DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Python dependency
The tool depends on external libraries 'dropbox'. Install this library for your Odoo server through the command:
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Usein kysytyt kysymykset aiheesta DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Voinko muuttaa synkronointitöiden taajuutta?
Yes, you can. To this end:
Turn on debug mode
Go to technical settings > Automation > Scheduled jobs
Find the jobs 'Synchronize attachments with cloud' and 'Update attachments from cloud'.
Take into account that you should not make them too frequent. It is preferable this job is finished until a new one is started. Thus, the configuration should depend on how many items you to sync you have. Usually, the frequency is set up between 15 minutes to 4 hours.
Make also sure that you have set up enough time limits in your Odoo configuration file. Thus, LIMIT_TIME_CPU and LIMIT_TIME_REAL parameters should be equal or bigger than planned cron job time. Starting from the version 13 consider also the parameter LIMIT_TIME_REAL_CRON.
An import notice for Odoo.sh clients: the maximum time for cron job might be set up as 15 minutes only.
Voinko määrittää synkronoiduille hakemistoille eri rakenteen kuin synkronointi olettaa?
Ei, tämä ominaisuus on vasta versiosta 15. Sitä ennen moduuli käyttää ennalta määritettyä kansiorakennetta:
Odoo - synkronoinnin juurikansio
Mallit - kansio kullekin Odoo-asiakirjatyypille. Esimerkiksi «Projects», «Partners». Toimialueen mukaan voi olla tarkempia kansioita: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» jne.
Kohteet - kansio kullekin asiakirjalle, esim. «Project 1» tai «Customer 1»
Tähän Odoo-asiakirjaan liittyvät synkronoitavat tiedostot ja kansiot.
Tuloksena voi olla esimerkiksi:
Odoo / Projects / Project 1 / projektin 1 tiedostot ja kansiot
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / asiakkaan 1 tiedostot ja kansiot
Rakenne on aina litteä: vain nämä tasot. Eri asiakirjatyyppejä ei voi pitää samassa haarassa. Kansiossa «Customer 1» ei voi olla sekä tilauksia, laskuja että projekteja. Jokaisella tyypillä on oma kansio (tai useita). Muuten paluysynkronoinnille ei ole kriteeriä.
Pitääkö Odoossa määritellä käyttäjäkohtaiset käyttöoikeudet?
Ei, työkalu käyttää yhtä käyttäjän päätepistettä. Kaikki synkronoinnit tehdään yhden pilviylläpitäjän (sovellus) alla. Luotujen kansioiden / tiedostojen oikeuksia ei automatisoida. Hallitse niitä pilvitallennusratkaisussasi.
Mihin synkronoidut tiedostot tallennetaan? Kopioidaanko ne sekä Odooseen että pilviin?
Sovellus olettaa, että liitteiden binäärisisältö säilytetään Cloud Clientissa eikä Odoo-palvelimella. Tällaisista liitteistä tulee Odoossa URL-tyyppisiä, ja niihin pääsee milloin tahansa liiteruudusta tai Cloud Clientista.
Asennuksen jälkeen manuaalisia toimia ei tarvita: synkronointi on täysin automaattinen. Päätä, mitkä Odoo-asiakirjatyypit synkronoidaan, ja määritä kullekin liittyvä malli (asiakkaat, myynti- tai ostotilaukset, tehtävät, projektit jne.).
Voinko pitää useita kansioita samalle asiakirjatyypille? Esimerkiksi sisäiset projektit ja asiakasprojektit?
Kyllä. Tee sitä varten sääntö kullekin ja aseta suodattimet: esimerkiksi projektin tyypin mukaan.
Tee suodattimista toisensa poissulkevia, jotta asiakirja voidaan sijoittaa varmasti. Esimerkiksi: «asiakas mutta ei toimittaja», «toimittaja mutta ei asiakas». Muuten asiakirjan kansio hyppää mallista toiseen.
Tarvitsenko vain Cloud Storage Solution -sovelluksen?
Ei, työkalu on vain tekninen ydin. Tarvitset myös pilviasiakkaasi liittimen.
Onko ok, jos synkronoitavia kohteita on paljon, esimerkiksi 10000?
Kyllä, vaikka monien kansioiden/liitteiden kanssa prosessi voi olla hidas. Asiakkaat ovat silti raportoineet ympäristöistä, joissa on >10k kumppania ja ~5k tuotevarianttia, ja prosessit olivat hyväksyttäviä.
Muutama kohta:
- Synkronointi on rakennettu niin, ettei mikään kohde katoa, vaikka se ei olisi nopea. FIFO-jonot ja kunkin työn commit takaavat sen.
- Kohteiden määrää voi rajata loogisesti. Mallien asetukset antavat jättää vanhentuneet pois (esim. arkistoidut kumppanit tai 2 vuoden takaiset tilaukset).
Voiko synkronoinnin tehdä reaaliaikaiseksi?
Ei. Meillä on vahvat syyt välttää reaaliaikaista synkronointia:
Suorituskyky. Reaaliaikaisessa synkassa jokainen tiedoston lataus näyttää latausruudun.
Ristiriidat. Jos 2 käyttäjää muuttaa kohdetta yhtä aikaa, tilanne voi jäädä ratkaisematta. Säännöllisissä töissä voimme korjata myöhemmin; reaaliajassa tarvittaisiin jono, mikä sekoittaisi entisestään.
Toiminnallisuus. Erityisesti nimeäminen ja uudelleenjärjestely. Paluysynk nojaa tiukasti hakemistologiikkaan ja jokaisessa synkassa tarkistetaan 100 % kohteista. Jokaisen päivityksen jälkeen se olisi tuhansia pyyntöjä sekunnissa. Muuten muutokset katoaisivat.
Voinko muuttaa kansioiden oletusnimiä pilvissä?
Voit antaa mallien hakemistoille (myyntitilaukset, mahdollisuudet, toimittajat jne.) oman nimen mille tahansa asiakirjatyypille.
Kohdekansioissa (SO-001, John Smith jne.) työkalu käyttää Odoon näyttönimen muodostusta. Voit muuttaa sen nimilausekkeella. Syntaksi on sama kuin Odoon sähköpostimalleissa.
Voinko synkronoida liitteet useisiin pilviasiakkaisiin
No, this feature becomes available only from version 15.
Käytämme pilvissä erityistä editoria (esim. OnlyOffice, Office 365). Avautuisivatko tiedostot siinä editorissa?
Kyllä, pilviasiakkaasi asetuksista riippuen.
Mitka ovat tyokalujenne paivityskaytannot?
Odoo Apps Storen nykyisten kaytantojen mukaan:
- Versiolle 12.0 tai aiemmalle ostettu moduuli antaa paasy kaikkiin versioihin 12.0 asti.
- Versiosta 13.0 alkaen jokainen moduuliversio ostetaan erikseen.
- Versiosta riippumatta osto antaa oikeuden kaikkiin paivityksiin ja korjauksiin paaversiossa.
faOtools-tiimi ei hallitse naita kaytantoja. Kysymykset osoitetaan suoraan Odoo Apps Storen edustajille.
Miten asennan sovelluksen Odoo.sh-palveluun?
Suorin tapa on Odoo-kaupan sisaanrakennettu tyonkulku:
1. Avaa moduulin sivu ja napsauta Deploy on odoo.sh
2. Sinut ohjataan GitHubiin. Kirjaudu sisaan ja napsauta Create a new repo tai kayta olemassa olevaa. Repositorion on oltava yksityinen. OPL-1-lisenssin sovelluksia ei saa julkaista. Luo tarvittaessa uusi repo Odoo.sh-projektia varten
3. Siirry sitten odoo.sh:iin, napsauta Deploy, vahvista ja napsauta Continue. Asennus kaynnistyy.
Nama vaiheet asentavat sovelluksen production-haaraan. Muille haaroille tai paivitykseen:
1. Lataa lahdekoodi Odoo-kaupasta
2. Commitoi moduuli GitHub-repositorioon. Mikaan sovelluskansio/-tiedosto ei saa olla .gitignore-tiedostossa. odoo.sh:n luomat repositoriot voivat oletuksena ohittaa tarkeita polkuja (esim. /lib). Lataa kaikki moduulin hakemistot ja tiedostot
3. Deployaa odoo.sh-projektin kohdehaara tai odota automaattista koontia, jos asetukset niin maarittavat.
Miten asennan sovelluksen omalle palvelimelleni?
2. Kaynnista Odoo-palvelin uudelleen;
3. Ota kehittajatila kayttoon (tekniset asetukset);
4. Paivita sovellusluettelo (Sovellukset-valikko);
5. Etsi sovellus ja paina Activate/Install;
6. Noudata sovellussivun ohjeita, jos niita on.
Sovelluksella on lisaosia. Voinko ostaa ne myohemmin?
Kylla. Odoo lisaa kaikki riippuvuudet ostoskoriin automaattisesti: jata pois jo ostetut tyokalut, jottet maksa kahdesti.
Asensin sovelluksen Odoo.sh-palveluun ja nain varoituksen/virheen testeissa
Punainen/oranssi varoitus ei vaikuta sovelluksen ominaisuuksiin. Joskus moduulimme eivat lapaise vakioautomaattitesteja, koska ne olettavat kayttaytymisen, joka on ristiriidassa sovelluksen tavoitteiden kanssa. Muutamme esimerkiksi hinnanlaskentaa, kun Odoo-testit vertaavat loppuhintaa vakioalgoritmiin.
Tarkista ensin kayttoon otetun tietokannan ominaisuudet. Toimiiko kaikki?
Jos oletat silti, etta varoitus vaikuttaa todellisiin ominaisuuksiin, ota yhteytta ja laheta taydet asennuslokit seka taydellinen luettelo kayttoon otetuista moduuleista (ydin ja kolmannet osapuolet).
Voinko ostaa sovelluksen suoraan teilta?
Ei, jaamme tyokalut vain virallisen Odoo-sovelluskaupan kautta.
Haluan alennuksen
Valitettavasti meilla ei ole teknisia keinoja tarjota yksilollisia hintoja.
Voinko asentaa sovelluksen Odoo Online (SaaS) -tietokantaani?
Ei, kolmannen osapuolen sovelluksia ei voi kayttaa Odoo Online -palvelussa. Odoo SaaS estaa sen.
Tyokalulla on riippuvuuksia. Pitääko ne ostaa?
Kylla, tyokalu tarvitsee kaikki riippuvuuksissa merkittyt moduulit. Sovellussivun hinta sisaltaa jo nama riippuvuudet.
Mika on moduulin hinta Yhdysvaltain dollareina? Miksi se muuttui?
Moduuliemme hinta on euroissa. Odoo-kauppa muuntaa hinnat muihin valuuttoihin sisaisen kurssinsa mukaan. Siksi Yhdysvaltain dollarin hinta voi muuttua, kun kurssi paivittyy.
Sovellus- ja sivustotekstit muilla kielillä kuin englanniksi on tehty tekoälyn tuella ja linjattu virallisiin Odoo-käännöksiin. Jos huomaat virheen, lähetä käännösten oikeellisuutta koskeva tiketti niin korjaamme sen.
Vika Raportointi
Jos kohtaat virheitä tai epäjohdonmukaista toimintaa, ota yhteyttä. Korjaamme 60 päivän kuluessa ostosta ja kehitämme työkaluja sen jälkeenkin.
Yhteydenottoon ei tarvita puhelinnumeroa eikä luottokorttia. Riittää lyhyt sähköpostirekisteröinti, joka kestää alle 30 sekuntia.
Liitä pyyntöön mahdollisimman paljon tietoja: kuvakaappaukset, Odoo-palvelinlokit ja täysi kuvaus ongelman toistamisesta. Työsuunnitelma (jos virhe vahvistetaan) tai ohjeet (muuten) valmistuvat yleensä muutamassa arkipäivässä.
Julkinen Ominaisuudet Pyynnöt Moduuli Ideat VAPAA Kehitys
Olemme vahvasti motivoituneita kehittämään työkalujamme ja kiitollisia kaikesta palautteesta. Jos vaatimuksesi palvelevat yleisesti ja ne voidaan toteuttaa tehokkaasti, tiimi lisää ne tehtävälistaan.
Tällainen tehtävälista käsitellään säännöllisesti eikä siihen sisälly lisämaksuja. Emme voi luvata määräaikoja ja lopullista suunnittelua, mutta se voi olla hyvä tapa saada toivottuja ominaisuuksia ilman investointeja ja riskejä.
Yhteydenottoon ei tarvita puhelinnumeroa eikä luottokorttia. Riittää lyhyt sähköpostirekisteröinti, joka kestää alle 30 sekuntia.
Työkalu: aseta up KPI targets ja hallinta heidän fulfillment mukaan periods. KPI dashboards. Dashboard designer. KPI charts
198€
Työkalu: build deep ja jäsennelty tietopankki varten sisäinen ja ulkoinen käytä. Knowledge System. KMS. Wiki-like revisions.
398€
Työkalu aikaperusteiseen palvelunhallintaan varauksista myyntiin ja arvosteluihin
Työkalu Odoon hallintaan suosikki-AI-chateista MCP:n kautta. Claude. Mikä tahansa MCP-tekoäly.
198€
Työkalu, jolla Odoo-liitteet järjestetään kansioihin ja hakemistot synkronoidaan pilviasiakkaisiin: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box ja NAS. DMS. Tiedostonhallinta. Asiakirjahallinta
Työkalu: automaattisesti synkronoi Odoo liitteet kanssa OneDrive tiedostot ssa molemmat ways
Työkalu: automaattisesti synkronoi Odoo liitteet kanssa Google Drive tiedostot ssa molemmat ways
Työkalu: automaattisesti synkronoi Odoo liitteet kanssa ownCloud/Nextcloud tiedostot ssa molemmat ways