DropBox Odoo Integration v.14
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
This is the tool to integrate DropBox features into your Odoo business work flow. The app automatically stores Odoo attachments in DropBox, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Cijena je
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Cijena je
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Cijena je
44€
39€.
Automatic regular sync
Synchronization between Odoo and DropBox is based on scheduled jobs. No manual interaction is required
Bilateral DropBox sync
Odoo sends attachments to DropBox and retrieves files from there. Binary content is kept in clouds, while Odoo provides direct access to synced items
Any Odoo document types for sync
Decide which Odoo document types should be synced. Customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. Custom models are also supported
Instant access for DropBox
The tool redefines Odoo attachments boxes to make work comfortable: download files locally without login, open files and folders in DropBox, use standard Odoo previewers
Compatible with Odoo Enterprise documents
Reflect Odoo Enterprise Documents' structure and items in DropBox. All features (including sharing, downloading, and signing) would anyway work
All DropBox tariffs
Synchronization works for any DropBox tariff, including Personal DropBox (Basic, Plus, Family) and business DropBox (Professional, Standard, Advanced)
DropBox sync history
Sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities', and you would be able to observe the history through the button 'Sync logs'
Default folders
The tool let generate default directories' structure for this document type during the very first sync of a related object. For example, for all employees you may have pre-defined folders 'Scans', 'Scans/Official', 'Photos', etc.
Sync any documents you like
Configuring models to sync
-
To sync a specific document type, you should add it as a model to sync. Any Odoo model might be chosen
-
The app let split models into a few folders based on selected filters. Use any document storable field to distinguish a directory. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for quotations and confirmed orders, for each project, etc.
-
Limit also documents by relative periods through using date fields of linked documents. For example, leads registered in the last 3 months or invoices updated the last week
-
Define name expressions to specify titles of documents' DropBox folders. For instance, to include project name to a task directory
-
Prepare hierarchy of default folders to be created when a document directory is synced to DropBox for the first time
Typical use cases
-
Projects: have an own DropBox folder for each customer project
-
Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo
-
Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively
-
Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer
-
Orders: keep all printings and contracts in DropBox with instant availability from Odoo
-
Picking operations: save warehouse docs to DropBox.
How synchronization works
Direct Sync
-
Direct synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud'
-
Direct sync make all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server
-
Direct sync checks whether attachments are added or deleted for synced documents. If so, they would be created or removed in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document type (e.g. sale orders) is added / renamed / replaced in the to-sync-models configurations. If so, this should be reflected in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document (e.g. quotation SO-001) related to a synced document type is generated / updated / unlinked. If so, the connector would make the same changes in DropBox
-
The final goal of direct DropBox integration is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'
Backward Sync
-
Backward synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud'
-
Backward sync checks whether any items are added to a DropBox document folder. If so, the app would create URL attachments for that items in a linked Odoo object
-
Backward sync checks whether any items are deleted / moved in a cloud document folder. If so, a linked Odoo attachment would be also unlinked or moved
-
Backward sync checks whether any item is renamed in DropBox. If so, a chained Odoo attachment should be also renamed
-
In DropBox folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments
-
If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync
DropBox URLs
-
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account
-
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts)
-
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced
-
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, be careful with the setting 'No links to DropBox from Odoo'
Misc notes
-
The connector works on a queue (first in - first out) principle: it tries to firstly reflect the oldest changes
-
Each sync, especially the very first one, might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency
-
File names and content should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important
-
Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, /, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Odoo Enterprise Documents
-
The special add-on 'Cloud Sync for Enterprise documents' is introduced to synchronize DropBox with the Odoo app 'Documents' (the latter is distributed under the Odoo Enterprise license)
-
Based on that add-on the Odoo documents' hierarchy would be reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
-
Each Odoo folder would have a linked DropBox folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
-
All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate URL attachments within a paired documents directory
-
Standard DropBox sync and integration with Enterprise Documents are done within the same jobs. Avoid the scenarios when a single file is synced as a simple Odoo attachment and as an Odoo document simultaneously
-
Odoo spread sheet files are not synced by the connector: so, they are still manageable in Odoo
-
Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents.
Savjeti za konfiguraciju i instalaciju za DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Python dependency
The tool depends on external libraries 'dropbox'. Install this library for your Odoo server through the command:
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Često postavljana pitanja o DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Mogu li mijenjati učestalost poslova sinkronizacije?
Da, možete. U tu svrhu:
Uključite način rada za otklanjanje pogrešaka
Idite na tehničke postavke > Automatizacija > Zakazani poslovi
Pronađite poslove 'Synchronize attachments with cloud' i 'Update attachments from cloud'.
Nemojte ih pokretati prečesto. Poželjno je da posao završi prije nego što krene sljedeći. Postavka ovisi o tome koliko stavki imate za sinkronizaciju. Učestalost je obično između 15 minuta i 4 sata.
Provjerite i da ste u konfiguracijskoj datoteci Odoo postavili dovoljna vremenska ograničenja. Parametri LIMIT_TIME_CPU i LIMIT_TIME_REAL moraju biti jednaki ili veći od planiranog vremena cron posla. Od verzije 13 uzmite u obzir i parametar LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Važna napomena za klijente Odoo.sh: maksimalno vrijeme cron posla može biti samo 15 minuta.
Mogu li konfigurirati drugačiju strukturu sinkroniziranih direktorija od one koju pretpostavlja sinkronizacija?
Ne, ova je značajka dostupna tek od verzije 15. Prije te verzije modul radi s unaprijed definiranom strukturom mapa:
Odoo - središnja mapa za sinkronizaciju
Models - mape za svaki tip dokumenta Odoo. Na primjer, 'Projects', 'Partners'. Po domeni mogu postojati specifičnije mape: npr. 'Customer 1 Projects', 'Projects of the Customer 2', 'Internal Projects' itd.
Objects - mape za svaki dokument, npr. 'Project 1' ili 'Customer 1'
Datoteke i mape povezane s ovim Odoo dokumentom koje se sinkroniziraju.
Kao rezultat možete imati na primjer:
Odoo / Projects / Project 1 / datoteke i mape povezane s project 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / datoteke i mape povezane s customer 1
Ova je struktura uvijek ravna, što znači da postoje samo te razine hijerarhije. Stoga je točno da se različiti tipovi dokumenata ne mogu držati unutar iste strukture. Unutar mape 'Customer 1' ne možemo držati datoteke povezane i s prodajnim narudžbama, i s računima, i s projektima. Svaki od tih tipova dokumenata ima vlastitu mapu (ili nekoliko vlastitih). Inače ne bismo mogli napraviti povratnu sinkronizaciju jer ne bi bilo kriterija na koji se osloniti.
Trebam li u Odoo postaviti pristupe određenih korisnika?
Ne, alat se oslanja na jednu korisničku krajnju točku. Svi procesi sinkronizacije izvode se pod jednim cloud administratorom (aplikacijom). Prava pristupa za stvorene mape / datoteke nisu automatizirana. Ta prava trebate administrirati u svom rješenju pohrane u oblaku.
Gdje se pohranjuju sinkronizirana polja? Jesu li duplicirana u Odoo i oblake?
Aplikacija pretpostavlja da se binarni sadržaj privitaka čuva u Cloud Clientu umjesto na Odoo poslužitelju. Takvi privici u Odoo postaju tipa URL i možete im bilo kada pristupiti iz okvira privitaka ili iz Cloud Clienta.
Nakon postavljanja nisu potrebne ručne radnje jer je sinkronizacija potpuno automatska. Odlučite koje vrste Odoo dokumenata treba sinkronizirati i postavite povezani model za svaku od njih (klijenti, prodajni ili nabavni nalozi, zadaci, projekti itd.).
Mogu li imati nekoliko mapa za isti tip dokumenta? Na primjer, interni projekti i projekti kupaca?
Da, možete. U tu svrhu pripremite pravilo za svaki, a zatim primijenite filtre: na primjer prema vrsti projekta.
Pokušajte filtre učiniti međusobno isključivima kako bi se dokument mogao jednoznačno dodijeliti. Npr. „klijent, ali ne dobavljač“, „dobavljač, ali ne klijent“. Inače će mapa određenog dokumenta skakati s jednog modela na drugi.
Trebam li samo aplikaciju Cloud Storage Solution?
Ne, alat je samo tehnička jezgra. Trebate i konektor za svoj cloud client.
Je li u redu ako imam mnogo objekata za sinkronizaciju, na primjer 10000?
Da, iako kod mnogo mapa/privitaka koje treba sinkronizirati proces može biti spor. Istodobno, klijenti su prijavili okruženja s >10k partnera i ~5k varijanti proizvoda za sinkronizaciju, a procesi su bili prihvatljivi.
Nekoliko točaka za naglasiti:
- Sinkronizacija je izgrađena tako da se svaka stavka sinkronizira i ne izgubi, iako možda nije brza. To jamče redovi prvi-uđi-prvi-izađi i svaki posao koji se potvrdi.
- Broj objekata može se logički ograničiti. Konfiguracija modela omogućuje ograničenje sinkronizacije zastarjelih stavki (npr. nema smisla sinkronizirati arhivirane partnere ili naloge od prije 2 godine).
Je li moguće sinkronizaciju učiniti u stvarnom vremenu?
Ne. Imamo ozbiljne razloge da izbjegavamo sinkronizaciju u stvarnom vremenu:
Problemi performansi. Ako je sinkronizacija u stvarnom vremenu, svako učitavanje datoteke rezultirat će zaslonom učitavanja.
Problemi sukoba. Ako 2 korisnika istodobno promijene stavku, to može dovesti do neriješenih situacija. Kod redovitih poslova to možemo popraviti naknadno, a u stvarnom vremenu morali bismo to spremiti kao red, što bi korisnike još više zbunitilo.
Problemi funkcionalnosti. Posebno preimenovanje i restrukturiranje stavki. U povratnoj sinkronizaciji alat se strogo oslanja na logiku direktorija i pri svakoj sinkronizaciji provjerava se 100% stavki. Ako se to radi nakon svake promjene, bit će tisuće zahtjeva u sekundi. Ako ne: promjene bi se izgubile.
Mogu li mijenjati zadana imena mapa u oblacima?
Možete dodijeliti vlastiti naziv direktorijima modela (prodajni nalozi, prilike, dobavljači itd.) za bilo koji tip dokumenta.
Za mape objekata (SO-001, John Smith itd.) alat se oslanja na Odoo metodu za sastavljanje prikaznog naziva tog tipa dokumenta. To možete promijeniti definiranjem izraza naziva. Koristi se točna sintaksa Odoo e-mail predložaka.
Mogu li sinkronizirati privitke s nekoliko cloud klijenata
Ne, ova je značajka dostupna tek od verzije 15.
U našim cloudovima koristimo poseban uređivač (npr. OnlyOffice, Office 365 itd.). Bi li se datoteke otvarale u tom uređivaču?
Da, ovisno o konfiguraciji cloud clienta.
Koje su politike ažuriranja vaših alata?
Prema važećim pravilima Odoo Apps Store:
- Svaki modul kupljen za verziju 12.0 i stariju daje pristup svim verzijama do 12.0.
- Od verzije 13.0 svaku verziju modula treba kupiti zasebno.
- Bez obzira na verziju, kupnja daje pravo na sva ažuriranja i ispravke unutar glavne verzije.
Imajte na umu da tim faOtools ne kontrolira ta pravila. Za pitanja obratite se izravno predstavnicima Odoo Apps Store.
Kako mogu instalirati vašu aplikaciju na Odoo.sh?
Najizravniji je pristup koristiti ugrađeni tijek rada Odoo trgovine:
1. Otvorite stranicu modula i kliknite gumb Deploy on odoo.sh
2. Nakon toga bit ćete preusmjereni na GitHub stranicu. Prijavite se na račun, zatim kliknite 'Create a new repo' ili upotrijebite postojeći. Provjerite da je spremište privatno. Nije dopušteno objavljivati aplikacije pod licencijom OPL-1. Ako treba, stvorite novi repo za Odoo.sh projekt
3. Zatim idite na odoo.sh i kliknite gumb Deploy. U skočnom prozoru potvrdite odluku i kliknite 'Continue.' Time se pokreće instalacija.
Ovi koraci instalirat će aplikaciju na produkcijsku granu projekta. Ako želite postaviti aplikacije na druge grane ili ažurirati modul, poduzmite sljedeće:
1. Prenesite izvorni kod aplikacije iz Odoo trgovine
2. Napravite commit modula u potrebni GitHub repozitorij. Provjerite da nijedna mapa/datoteka aplikacije nije ignorirana (tj. nije u .gitignore repozitorija). Repozitorije automatski stvara odoo.sh i po zadanim postavkama mogu sadržavati važne stavke (npr. /lib). Prenesite sve direktorije, poddirektorije i datoteke modula bez iznimaka
3. Postavite ciljnu granu odoo.sh projekta ili, ako to pretpostavljaju postavke, pričekajte dok se automatski izgradi.
Kako trebam instalirati vašu aplikaciju na vlastiti poslužitelj?
2. Ponovno pokrenite Odoo poslužitelj;
3. Uključite način za razvoj (tehničke postavke);
4. Ažurirajte popis aplikacija (izbornik aplikacija);
5. Pronađite aplikaciju i pritisnite „Activate“/„Install“;
6. Slijedite smjernice na stranici aplikacije ako postoje.
Primijetio sam da vaša aplikacija ima dodatne dodatke. Mogu li ih kupiti naknadno?
Da, naravno. Istodobno Odoo automatski dodaje sve ovisnosti u košaricu, pa prethodno kupljene alate treba isključiti da ne platite dvaput.
Postavio sam vašu aplikaciju na Odoo.sh i u testovima vidim upozorenje/pogrešku
Crveno/narančasto upozorenje ne utječe na značajke aplikacije. Nažalost, naši moduli ponekad ne prođu standardne automatske testove jer oni pretpostavljaju ponašanje koje je u sukobu s ciljevima aplikacije. Npr. mijenjamo izračun cijene, a testovi standardnog Odoo modula uspoređuju konačnu cijenu sa standardnim algoritmom.
Prije svega provjerite značajke postavljene baze. Radi li sve ispravno?
Ako i dalje smatrate da upozorenje utječe na stvarne značajke, javite nam i pošaljite potpune zapisnike instalacije i potpuni popis postavljenih modula (uključujući jezgru i treće strane).
Mogu li kupiti aplikaciju izravno od vaše tvrtke?
Ne, alate distribuiramo samo preko službene trgovine aplikacija Odoo.
Želio bih dobiti popust
Nažalost, nemamo tehničkih sredstava za individualne cijene.
Mogu li instalirati aplikaciju u svoju bazu Odoo Online (SaaS)?
Ne, aplikacije trećih strana ne mogu se koristiti na Odoo Online. Nažalost Odoo SaaS to blokira.
Vaš alat ovisi o drugim aplikacijama. Trebam li ih kupiti?
Da, alatu su potrebni svi moduli navedeni u ovisnostima da bi ispravno radio. Cijena na stranici aplikacije već uključuje sve potrebne ovisnosti.
Koja je cijena modula u američkim dolarima? Zašto se promijenila?
Cijena naših modula je u eurima. Odoo trgovina pretvara cijene u druge valute prema internom tečaju. Stoga se cijena u američkim dolarima može promijeniti kad se tečaj ažurira.
Tekstovi aplikacije i web stranice na jezicima osim engleskog izrađeni su uz pomoć UI i usklađeni sa službenim Odoo prijevodima. Ako uočite pogrešku, pošaljite prijavu o ispravnosti prijevoda i ispravit ćemo.
Prijava grešaka
Ako naiđete na greške ili nedosljedno ponašanje, slobodno nas kontaktirajte. Jamčimo ispravke unutar 60 dana od kupnje i i dalje želimo unapređivati alate nakon tog razdoblja.
Za kontakt nije potreban broj telefona ni kreditna kartica. Potrebna je samo kratka prijava e-poštom koja ne traje više od 30 sekundi.
U zahtjev uključite što više pojedinosti: snimke zaslona, zapisnike Odoo poslužitelja, potpuni opis kako reproducirati problem i slično. Obično treba nekoliko radnih dana za pripremu radnog plana (ako je greška potvrđena) ili smjernica što učiniti (inače).
Javni zahtjevi za značajke i ideje modula (besplatan razvoj)
Snažno smo motivirani poboljšati svoje alate i zahvalni smo na svakoj povratnoj informaciji. Ako su vaši zahtjevi od javne koristi i mogu se učinkovito provesti, tim će ih uvrstiti na naš popis zadataka.
Takav popis zadataka obrađuje se redovito i ne podrazumijeva dodatne naknade. Iako ne možemo obećati rokove i konačni dizajn, to može biti dobar način da dobijete željene značajke bez ulaganja i rizika.
Za kontakt nije potreban broj telefona ni kreditna kartica. Potrebna je samo kratka prijava e-poštom koja ne traje više od 30 sekundi.
Alat za sigurno čuvanje lozinki u Odoo za zajedničku upotrebu. Dijeljeni trezori
198€
Alat za izgradnju duboke i strukturirane baze znanja za internu i vanjsku uporabu. Knowledge System. KMS. Revizije poput wikija.
398€
Alat za vremenski upravljanje uslugama od rezervacije termina do prodaje i recenzija
Alat za postavljanje KPI ciljeva i kontrolu njihova ispunjenja po razdobljima. KPI nadzorne ploče. Dizajner ploča. KPI grafikoni
198€
Alat za upravljanje Odoo iz omiljenih AI chatova putem MCP. Claude. Bilo koji AI koji podržava MCP.
198€
Alat za fleksibilno strukturiranje Odoo privitaka u mapama i sinkronizaciju direktorija s cloud klijentima: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box i NAS. DMS. Upravitelj datotekama. Sustav za upravljanje dokumentima
Alat za automatsku dvosmjernu sinkronizaciju Odoo privitaka s datotekama OneDrive
Alat za automatsku dvosmjernu sinkronizaciju Odoo privitaka s datotekama Google Drive
Alat za automatsku dvosmjernu sinkronizaciju Odoo privitaka s datotekama ownCloud/Nextcloud