DropBox Odoo Integration v.14
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
This is the tool to integrate DropBox features into your Odoo business work flow. The app automatically stores Odoo attachments in DropBox, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Jego cena to
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Jego cena to
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Jego cena to
44€
39€.
Automatic regular sync
Synchronization between Odoo and DropBox is based on scheduled jobs. No manual interaction is required
Bilateral DropBox sync
Odoo sends attachments to DropBox and retrieves files from there. Binary content is kept in clouds, while Odoo provides direct access to synced items
Any Odoo document types for sync
Decide which Odoo document types should be synced. Customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. Custom models are also supported
Instant access for DropBox
The tool redefines Odoo attachments boxes to make work comfortable: download files locally without login, open files and folders in DropBox, use standard Odoo previewers
Compatible with Odoo Enterprise documents
Reflect Odoo Enterprise Documents' structure and items in DropBox. All features (including sharing, downloading, and signing) would anyway work
All DropBox tariffs
Synchronization works for any DropBox tariff, including Personal DropBox (Basic, Plus, Family) and business DropBox (Professional, Standard, Advanced)
DropBox sync history
Sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities', and you would be able to observe the history through the button 'Sync logs'
Default folders
The tool let generate default directories' structure for this document type during the very first sync of a related object. For example, for all employees you may have pre-defined folders 'Scans', 'Scans/Official', 'Photos', etc.
Sync any documents you like
Configuring models to sync
-
To sync a specific document type, you should add it as a model to sync. Any Odoo model might be chosen
-
The app let split models into a few folders based on selected filters. Use any document storable field to distinguish a directory. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for quotations and confirmed orders, for each project, etc.
-
Limit also documents by relative periods through using date fields of linked documents. For example, leads registered in the last 3 months or invoices updated the last week
-
Define name expressions to specify titles of documents' DropBox folders. For instance, to include project name to a task directory
-
Prepare hierarchy of default folders to be created when a document directory is synced to DropBox for the first time
Typical use cases
-
Projects: have an own DropBox folder for each customer project
-
Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo
-
Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively
-
Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer
-
Orders: keep all printings and contracts in DropBox with instant availability from Odoo
-
Picking operations: save warehouse docs to DropBox.
How synchronization works
Direct Sync
-
Direct synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud'
-
Direct sync make all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server
-
Direct sync checks whether attachments are added or deleted for synced documents. If so, they would be created or removed in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document type (e.g. sale orders) is added / renamed / replaced in the to-sync-models configurations. If so, this should be reflected in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document (e.g. quotation SO-001) related to a synced document type is generated / updated / unlinked. If so, the connector would make the same changes in DropBox
-
The final goal of direct DropBox integration is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'
Backward Sync
-
Backward synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud'
-
Backward sync checks whether any items are added to a DropBox document folder. If so, the app would create URL attachments for that items in a linked Odoo object
-
Backward sync checks whether any items are deleted / moved in a cloud document folder. If so, a linked Odoo attachment would be also unlinked or moved
-
Backward sync checks whether any item is renamed in DropBox. If so, a chained Odoo attachment should be also renamed
-
In DropBox folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments
-
If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync
DropBox URLs
-
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account
-
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts)
-
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced
-
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, be careful with the setting 'No links to DropBox from Odoo'
Misc notes
-
The connector works on a queue (first in - first out) principle: it tries to firstly reflect the oldest changes
-
Each sync, especially the very first one, might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency
-
File names and content should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important
-
Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, /, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Odoo Enterprise Documents
-
The special add-on 'Cloud Sync for Enterprise documents' is introduced to synchronize DropBox with the Odoo app 'Documents' (the latter is distributed under the Odoo Enterprise license)
-
Based on that add-on the Odoo documents' hierarchy would be reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
-
Each Odoo folder would have a linked DropBox folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
-
All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate URL attachments within a paired documents directory
-
Standard DropBox sync and integration with Enterprise Documents are done within the same jobs. Avoid the scenarios when a single file is synced as a simple Odoo attachment and as an Odoo document simultaneously
-
Odoo spread sheet files are not synced by the connector: so, they are still manageable in Odoo
-
Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents.
Wskazówki konfiguracji i instalacji dla DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Python dependency
The tool depends on external libraries 'dropbox'. Install this library for your Odoo server through the command:
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Często zadawane pytania o DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Czy mogę zmienić częstotliwość zadań synchronizacji?
Tak, możesz. W tym celu:
Włącz tryb debugowania
Przejdź do ustawień technicznych > Automatyzacja > Zaplanowane działania
Znajdź zadania «Synchronize attachments with cloud» i «Update attachments from cloud».
Nie ustawiaj ich zbyt często. Zadanie powinno skończyć się, zanim zacznie się kolejne. Konfiguracja zależy od liczby elementów do synchronizacji. Zazwyczaj częstotliwość to od 15 minut do 4 godzin.
Ustaw też wystarczające limity czasu w pliku konfiguracyjnym Odoo. LIMIT_TIME_CPU i LIMIT_TIME_REAL powinny być równe lub większe niż planowany czas crona. Od wersji 13 uwzględnij także LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Ważna uwaga dla klientów Odoo.sh: maksymalny czas zadania cron może wynosić tylko 15 minut.
Czy mogę skonfigurować inną strukturę synchronizowanych katalogów niż przyjmowana przez synchronizację?
Nie, ta funkcja jest dopiero od wersji 15. Wcześniej moduł działa ze zdefiniowaną strukturą folderów:
Odoo - folder główny synchronizacji
Modele - foldery dla każdego typu dokumentu Odoo. Na przykład «Projects», «Partners». Według domeny mogą być węższe foldery: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» itd.
Obiekty - foldery dla każdego dokumentu, np. «Project 1» lub «Customer 1»
Pliki i foldery powiązane z tym dokumentem Odoo do synchronizacji.
W efekcie możesz mieć na przykład:
Odoo / Projects / Project 1 / pliki i foldery projektu 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / pliki i foldery klienta 1
Struktura jest zawsze płaska: tylko te poziomy. Różnych typów dokumentów nie trzyma się w tej samej gałęzi. W folderze «Customer 1» nie można trzymać jednocześnie zamówień, faktur i projektów. Każdy typ ma własny folder (lub kilka). Inaczej synchronizacja wsteczna nie miałaby kryterium.
Czy powinienem skonfigurować konkretne dostępy użytkowników w Odoo?
Nie, narzędzie opiera się na jednym punkcie końcowym użytkownika. Wszystkie procesy synchronizacji idą pod jednym administratorem chmury (aplikacją). Prawa do utworzonych folderów / plików nie są automatyzowane. Zarządzaj nimi w swoim magazynie w chmurze.
Gdzie przechowywane są zsynchronizowane pliki? Czy są duplikowane w Odoo i w chmurach?
Aplikacja zakłada, że treść binarna załączników jest przechowywana w Cloud Client, a nie na serwerze Odoo. Takie załączniki w Odoo stają się typu URL i można do nich w każdej chwili wejść z pola załączników lub z Cloud Client.
Po konfiguracji nie są potrzebne działania ręczne: synchronizacja jest w pełni automatyczna. Zdecyduj, które typy dokumentów Odoo synchronizować, i ustaw powiązany model dla każdego z nich (klienci, zamówienia sprzedaży lub zakupu, zadania, projekty itd.).
Czy mogę mieć kilka folderów dla tego samego typu dokumentu? Na przykład projekty wewnętrzne i projekty klientów?
Tak, możesz. Przygotuj regułę dla każdej i zastosuj filtry: na przykład według typu projektu.
Uczyń filtry wzajemnie wykluczającymi, aby dokument był jednoznacznie przypisany. Na przykład: «klient, ale nie dostawca», «dostawca, ale nie klient». W przeciwnym razie folder dokumentu przeskakiwałby z jednego modelu na inny.
Czy wystarczy sama aplikacja Cloud Storage Solution?
Nie, narzędzie to tylko rdzeń techniczny. Potrzebujesz też konektora swojego klienta chmury.
Czy to w porządku, jeśli mam dużo obiektów do synchronizacji, na przykład 10000?
Tak, choć przy wielu folderach/załącznikach proces może być wolny. Klienci zgłaszali jednak środowiska z >10k partnerów i ~5k wariantów produktu, a procesy były akceptowalne.
Kilka punktów:
- Synchronizacja jest tak zbudowana, że każdy element zostanie zsynchronizowany i nie zginie, choć może to nie być szybkie. Gwarantują to kolejki FIFO i commit każdego zadania.
- Liczbę obiektów można ograniczyć logicznie. Konfiguracja modeli pozwala wykluczyć przestarzałe pozycje (np. zarchiwizowani partnerzy lub zamówienia sprzed 2 lat).
Czy można włączyć synchronizację w czasie rzeczywistym?
Nie. Mamy mocne powody, by unikać synchronizacji w czasie rzeczywistym:
Wydajność. Przy synchronicznym czasie rzeczywistym każde wysłanie pliku pokazuje ekran ładowania.
Konflikty. Jeśli 2 użytkowników jednocześnie zmieni element, sytuacja może być nierozwiązywalna. Przy zwykłych zadaniach poprawimy to później; w czasie rzeczywistym potrzebna byłaby kolejka, jeszcze bardziej myląca.
Funkcjonalność. Zwłaszcza zmiana nazwy i przebudowa. Synchronizacja wsteczna ściśle opiera się na logice katalogów i przy każdym uruchomieniu sprawdza 100 % elementów. Po każdej aktualizacji byłyby to tysiące żądań na sekundę. W przeciwnym razie zmiany zostałyby utracone.
Czy mogę zmienić domyślne nazwy folderów w chmurach?
Możesz nadać własną nazwę katalogom modeli (zamówienia sprzedaży, szanse, dostawcy itd.) dla dowolnego typu dokumentu.
Dla folderów obiektów (SO-001, John Smith itd.) narzędzie korzysta z metody Odoo budującej nazwę wyświetlaną. Możesz to zmienić wyrażeniem nazwy. Składnia jest taka sama jak w szablonach e-mail Odoo.
Czy mogę synchronizować załączniki z kilkoma klientami chmury
Nie, ta funkcja jest dostępna dopiero od wersji 15.
Używamy specjalnego edytora w chmurach (np. OnlyOffice, Office 365 itd.). Czy pliki otworzą się w tym edytorze?
Tak, w zależności od konfiguracji klienta chmury.
Jakie sa zasady aktualizacji Waszych narzedzi?
Zgodnie z biezacymi zasadami Odoo Apps Store:
- Modul kupiony dla wersji 12.0 lub starszej daje dostep do wszystkich wersji do 12.0.
- Od wersji 13.0 kazda wersja modulu musi byc kupiona osobno.
- Niezaleznie od wersji zakup daje prawo do wszystkich aktualizacji i poprawek w ramach wersji glownej.
Zespol faOtools nie kontroluje tych zasad. Pytania kierujcie bezposrednio do przedstawicieli Odoo Apps Store.
Jak zainstalowac aplikacje na Odoo.sh?
Najbardziej bezposrednie podejscie to wbudowany przeplyw sklepu Odoo:
1. Otworz strone modulu i kliknij Deploy on odoo.sh
2. Zostaniesz przekierowany do GitHub. Zaloguj sie i kliknij Create a new repo lub uzyj istniejacego. Repozytorium musi byc prywatne. Publikowanie aplikacji na licencji OPL-1 jest zabronione. W razie potrzeby utworz nowe repo dla projektu Odoo.sh
3. Nastepnie w odoo.sh kliknij Deploy, potwierdz i kliknij Continue. Instalacja sie rozpoczyna.
Te kroki instaluja aplikacje na galezi production. Dla innych galezi lub aktualizacji:
1. Pobierz kod zrodlowy ze sklepu Odoo
2. Zrob commit modulu do repozytorium GitHub. Zaden folder/plik aplikacji nie moze byc w .gitignore. Repo tworzone przez odoo.sh moga ignorowac wazne sciezki (np. /lib). Przeslij wszystkie katalogi i pliki modulu
3. Wdroz docelowa galaz projektu odoo.sh lub poczekaj na automatyczny build, jesli tak ustawiono.
Jak zainstalowac aplikacje na wlasnym serwerze?
2. Uruchom ponownie serwer Odoo;
3. Wlacz tryb programisty (ustawienia techniczne);
4. Zaktualizuj liste aplikacji (menu Aplikacje);
5. Znajdz aplikacje i kliknij Activate/Install;
6. Postepuj zgodnie ze wskazowkami na stronie aplikacji, jesli istnieja.
Aplikacja ma dodatkowe dodatki. Czy moge kupic je pozniej?
Tak. Odoo automatycznie dodaje zaleznosci do koszyka: wylacz juz zakupione narzedzia, aby nie zaplacic dwa razy.
Wdrozyłem aplikacje na Odoo.sh i widze ostrzezenie/blad w testach
Czerwone/pomaranczowe ostrzezenie nie wplywa na funkcje aplikacji. Czasem nasze moduly nie przechodza standardowych testow automatycznych, bo te zakladaja zachowanie sprzeczne z celami aplikacji. Na przyklad zmieniamy obliczanie ceny, a testy Odoo porownuja cene koncowa ze standardowym algorytmem.
Najpierw sprawdz funkcje wdroznej bazy. Czy wszystko dziala?
Jesli nadal uwazasz, ze ostrzezenie wplywa na rzeczywiste funkcje, skontaktuj sie z nami i przeslij pelne logi instalacji oraz pelna liste wdroznych modulow (rdzen i firmy trzecie).
Czy moge kupic aplikacje bezposrednio u Was?
Nie, dystrybuujemy narzedzia tylko przez oficjalny sklep aplikacji Odoo.
Chcialbym uzyskac znizke
Niestety nie mamy srodkow technicznych, by oferowac ceny indywidualne.
Czy moge zainstalowac aplikacje na bazie Odoo Online (SaaS)?
Nie, aplikacji innych firm nie mozna uzywac na Odoo Online. Odoo SaaS blokuje te mozliwosc.
Narzedzie zalezy od innych aplikacji. Czy musze je kupic?
Tak, narzedzie wymaga wszystkich modulow oznaczonych jako zaleznosci. Cena na stronie aplikacji juz je obejmuje.
Jaka jest cena modulu w dolarach amerykanskich? Dlaczego sie zmienila?
Ceny naszych modulow sa w euro. Sklep Odoo przelicza je na inne waluty wedlug wewnetrznego kursu. Dlatego cena w dolarach amerykanskich moze sie zmienic po aktualizacji kursu.
Sformułowania aplikacji i witryny w językach innych niż angielski są wspomagane przez AI i zgodne z oficjalnymi tłumaczeniami Odoo. Jeśli zauważysz błąd, wyślij zgłoszenie o poprawność tłumaczeń a naprawimy to.
Błąd Raportowanie
Jeśli zauważysz błędy lub niespójne działanie, napisz do nas. Gwarantujemy poprawki w 60 dni od zakupu i dalej ulepszamy narzędzia.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Dołącz jak najwięcej szczegółów: zrzuty ekranu, logi serwera Odoo i pełny opis odtworzenia problemu. Zwykle kilka dni roboczych zajmuje plan (gdy błąd potwierdzono) albo wskazówki (w przeciwnym razie).
Publiczne Funkcjonalności Zgłoszenia Moduł Pomysły BEZPŁATNIE Rozwój
Jesteśmy mocno zmotywowani do ulepszania narzędzi i wdzięczni za każdą opinię. Jeśli wymagania są użyteczne publicznie i da się je sprawnie wdrożyć, zespół wpisze je na listę zadań.
Taka lista zadań jest przetwarzana regularnie i nie zakłada dodatkowych opłat. Choć nie możemy obiecać terminów i ostatecznego projektu, to dobry sposób na pożądane funkcje bez inwestycji i ryzyka.
Nie potrzebujesz telefonu ani karty, by się z nami skontaktować. Wystarczy krótka rejestracja e-mail, która nie zajmuje więcej niż 30 sekund.
Narzędzie do: safely zachowaj hasła w Odoo dla udostępniony użyj. Udostępniony vaults
198€
Narzędzie do: ustaw up KPI targets i kontrola ich fulfillment przez periods. KPI dashboards. Dashboard designer. KPI charts
198€
Narzędzie do: build deep i ustrukturyzowany baza wiedzy dla wewnętrzny i zewnętrzny użyj. Knowledge System. KMS. Wiki-like revisions.
398€
Narzędzie do zarządzania usługami czasowymi od rezerwacji po sprzedaż i opinie
Narzędzie do zarządzania Odoo z ulubionych czatów AI przez MCP. Claude. Każde AI z MCP.
198€
Narzędzie do elastycznego układania załączników Odoo w folderach i synchronizacji katalogów z klientami chmury: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box i NAS. DMS. Menedżer plików. System zarządzania dokumentami
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z OneDrive pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z Google Drive pliki w oba ways
Narzędzie do: automatycznie synchronizuj Odoo załączniki z ownCloud/Nextcloud pliki w oba ways