DropBox Odoo Integration v.14
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
This is the tool to integrate DropBox features into your Odoo business work flow. The app automatically stores Odoo attachments in DropBox, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Selle hind on
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Selle hind on
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Selle hind on
44€
39€.
Automatic regular sync
Synchronization between Odoo and DropBox is based on scheduled jobs. No manual interaction is required
Bilateral DropBox sync
Odoo sends attachments to DropBox and retrieves files from there. Binary content is kept in clouds, while Odoo provides direct access to synced items
Any Odoo document types for sync
Decide which Odoo document types should be synced. Customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. Custom models are also supported
Instant access for DropBox
The tool redefines Odoo attachments boxes to make work comfortable: download files locally without login, open files and folders in DropBox, use standard Odoo previewers
Compatible with Odoo Enterprise documents
Reflect Odoo Enterprise Documents' structure and items in DropBox. All features (including sharing, downloading, and signing) would anyway work
All DropBox tariffs
Synchronization works for any DropBox tariff, including Personal DropBox (Basic, Plus, Family) and business DropBox (Professional, Standard, Advanced)
DropBox sync history
Sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities', and you would be able to observe the history through the button 'Sync logs'
Default folders
The tool let generate default directories' structure for this document type during the very first sync of a related object. For example, for all employees you may have pre-defined folders 'Scans', 'Scans/Official', 'Photos', etc.
Sync any documents you like
Configuring models to sync
-
To sync a specific document type, you should add it as a model to sync. Any Odoo model might be chosen
-
The app let split models into a few folders based on selected filters. Use any document storable field to distinguish a directory. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for quotations and confirmed orders, for each project, etc.
-
Limit also documents by relative periods through using date fields of linked documents. For example, leads registered in the last 3 months or invoices updated the last week
-
Define name expressions to specify titles of documents' DropBox folders. For instance, to include project name to a task directory
-
Prepare hierarchy of default folders to be created when a document directory is synced to DropBox for the first time
Typical use cases
-
Projects: have an own DropBox folder for each customer project
-
Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo
-
Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively
-
Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer
-
Orders: keep all printings and contracts in DropBox with instant availability from Odoo
-
Picking operations: save warehouse docs to DropBox.
How synchronization works
Direct Sync
-
Direct synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud'
-
Direct sync make all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server
-
Direct sync checks whether attachments are added or deleted for synced documents. If so, they would be created or removed in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document type (e.g. sale orders) is added / renamed / replaced in the to-sync-models configurations. If so, this should be reflected in DropBox
-
Direct sync checks whether a new document (e.g. quotation SO-001) related to a synced document type is generated / updated / unlinked. If so, the connector would make the same changes in DropBox
-
The final goal of direct DropBox integration is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'
Backward Sync
-
Backward synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud'
-
Backward sync checks whether any items are added to a DropBox document folder. If so, the app would create URL attachments for that items in a linked Odoo object
-
Backward sync checks whether any items are deleted / moved in a cloud document folder. If so, a linked Odoo attachment would be also unlinked or moved
-
Backward sync checks whether any item is renamed in DropBox. If so, a chained Odoo attachment should be also renamed
-
In DropBox folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments
-
If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync
DropBox URLs
-
DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account
-
This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts)
-
Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced
-
If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, be careful with the setting 'No links to DropBox from Odoo'
Misc notes
-
The connector works on a queue (first in - first out) principle: it tries to firstly reflect the oldest changes
-
Each sync, especially the very first one, might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency
-
File names and content should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important
-
Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, /, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Odoo Enterprise Documents
-
The special add-on 'Cloud Sync for Enterprise documents' is introduced to synchronize DropBox with the Odoo app 'Documents' (the latter is distributed under the Odoo Enterprise license)
-
Based on that add-on the Odoo documents' hierarchy would be reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
-
Each Odoo folder would have a linked DropBox folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
-
All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate URL attachments within a paired documents directory
-
Standard DropBox sync and integration with Enterprise Documents are done within the same jobs. Avoid the scenarios when a single file is synced as a simple Odoo attachment and as an Odoo document simultaneously
-
Odoo spread sheet files are not synced by the connector: so, they are still manageable in Odoo
-
Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents.
Seadistamise ja paigaldamise näpunäited DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Python dependency
The tool depends on external libraries 'dropbox'. Install this library for your Odoo server through the command:
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Korduma kippuvad küsimused DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Kas ma saan sünkroonimistööde sagedust muuta?
Jah, saate. Selleks:
Lülitage sisse silumisrežiim
Avage tehnilised seaded > Automatiseerimine > Ajastatud tööd
Leidke tööd 'Synchronize attachments with cloud' ja 'Update attachments from cloud'.
Ärge tehke neid liiga sagedaseks. Eelistatult peaks töö lõppema enne järgmise algust. Seadistus sõltub sellest, kui palju kirjeid on sünkroonida. Tavaliselt on sagedus 15 minuti ja 4 tunni vahel.
Veenduge ka, et Odoo konfiguratsioonifailis on piisavad ajalimiidid. Parameetrid LIMIT_TIME_CPU ja LIMIT_TIME_REAL peavad olema vähemalt planeeritud cron-töö pikkused. Alates versioonist 13 arvestage ka parameetrit LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Oluline märkus Odoo.sh klientidele: cron-töö maksimaalne aeg võib olla vaid 15 minutit.
Kas saan seadistada sünkroonitud kataloogidele teistsuguse struktuuri, kui sünkroonimine eeldab?
Ei, see funktsioon on saadaval alles alates versioonist 15. Enne seda versiooni töötab moodul etteantud kaustastruktuuriga:
Odoo - sünkroonimise põhikaust
Models - kaustad iga Odoo dokumenditüübi jaoks. Näiteks 'Projects', 'Partners'. Domeeni järgi võivad olla täpsemad kaustad: nt 'Customer 1 Projects', 'Projects of the Customer 2', 'Internal Projects' jne.
Objects - kaustad iga dokumendi jaoks, nt 'Project 1' või 'Customer 1'
Selle Odoo dokumendiga seotud failid ja kaustad, mis sünkroonitakse.
Tulemusena võib teil olla näiteks:
Odoo / Projects / Project 1 / failid ja kaustad, mis on seotud project 1-ga
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / failid ja kaustad, mis on seotud customer 1-ga
See struktuur on alati lame, st hierarhias on ainult need tasemed. Seega on õige, et erinevaid dokumenditüüpe ei saa hoida samas struktuuris. Kaustas 'Customer 1' ei saa hoida faile, mis kuuluvad korraga müügitellimustele, arvetele ja projektidele. Igal sellisel dokumenditüübil on oma (või mitu oma) kausta. Muidu poleks tagasisünkroonimist võimalik teha, sest puuduks kriteerium, millele toetuda.
Kas peaksin Odoos seadistama konkreetsete kasutajate juurdepääsud?
Ei, tööriist tugineb ühele kasutaja otspunktile. Kõik sünkroonimisprotsessid toimuvad ühe pilveadministraatori (rakenduse) all. Loodud kaustade / failide juurdepääsuõigusi ei automatiseerita. Neid õigusi peate haldama oma pilvesalvestuse lahenduses.
Kuhu sünkroonitud väljad salvestatakse? Kas need dubleeritakse Odoo-sse ja pilvedesse?
Rakendus eeldab, et manuste binaarsisu hoitakse Cloud Clientis, mitte Odoo serveris. Seega muutuvad sellised manused Odoos URL-tüüpi manusteks ning neile pääseb igal ajal ligi kas manuste kastist või Cloud Clientist.
Pärast seadistamist pole käsitsi toiminguid vaja, sest sünkroonimine on täielikult automaatne. Otsustage, milliseid Odoo dokumenditüüpe sünkroonida, ja seadistage igaühe jaoks seotud mudel (kliendid, müügi- või ostutellimused, ülesanded, projektid jne).
Kas saan samale dokumenditüübile mitu kausta? Näiteks siseprojektid ja kliendiprojektid?
Jah, saate. Selleks valmistage igaühele reegel ja seejärel rakendage filtrid: näiteks projekti tüübi järgi.
Püüdke teha filtrid vastastikku välistavateks, et dokument saaks üheselt määratud. Näiteks „klient, kuid mitte tarnija“, „tarnija, kuid mitte klient“. Muidu hüppab konkreetse dokumendi kaust ühelt mudelilt teisele.
Kas mul on vaja ainult rakendust Cloud Storage Solution?
Ei, tööriist on ainult tehniline tuum. Vajate ka oma cloud clienti konnektorit.
Kas on korras, kui sünkroonida tuleb palju objekte, näiteks 10000?
Jah, kuigi paljude kaustade/manuste sünkroonimisel võib protsess olla aeglane. Samas on kliendid teatanud keskkondadest, kus sünkrooniti >10k partnerit ja ~5k tootevarianti, ning protsessid olid vastuvõetavad.
Mõned rõhuasetused:
- Sünkroonimine on ehitatud nii, et iga üksus sünkroonitakse ega lähe kaduma, ehkki see ei pruugi olla kiire. Selle tagavad FIFO järjekorrad ja iga töö kinnitamine.
- Objektide arvu saab loogiliselt piirata. Mudelite seadistus võimaldab piirata aegunud üksuste sünkroonimist (nt pole mõtet sünkroonida arhiveeritud partnereid või 2 aastat vanu tellimusi).
Kas sünkroonimist saab teha reaalajas?
Ei. Meil on tugevad põhjused vältida reaalajas sünkroonimist:
Jõudlusprobleemid. Kui sünkroonimine oleks reaalajas, tooks iga faili üleslaadimine kaasa laadimisekraani.
Konfliktiprobleemid. Kui 2 kasutajat muudavad üksust korraga, võib tekkida lahendamata olukordi. Regulaarsete tööde korral saame selle hiljem parandada; reaalajas tuleks see salvestada järjekorrana, mis ajaks kasutajaid veelgi rohkem.
Funktsionaalsuse probleemid. Eelkõige üksuste ümbernimetamine ja ümberkorraldamine. Tagasisünkroonimisel tuginetakse rangelt kataloogiloogikale ning iga sünkroonimise ajal kontrollitakse 100% üksustest. Kui seda teha pärast iga uuendust, oleks tuhandeid päringuid sekundis. Kui mitte: muudatused läheksid kaduma.
Kas ma saan pilvedes kaustade vaike nimesid muuta?
Saate mudelite kataloogidele (müügitellimused, võimalused, tarnijad jne) anda oma nime mis tahes dokumenditüübi jaoks.
Objektide kaustade (SO-001, John Smith jne) puhul tuginetakse Odoo meetodile selle dokumenditüübi kuvanime koostamiseks. Seda saab muuta nimeavaldist määrates. Kasutatakse täpselt Odoo e-kirja mallide süntaksit.
Kas ma saan manuseid sünkroonida mõne pilve kliendiga
Ei, see funktsioon on saadaval alles alates versioonist 15.
Kasutame pilvedes spetsiaalset redaktorit (nt OnlyOffice, Office 365 jne). Kas failid avataks selles redaktoris?
Jah, olenevalt teie cloud client seadistusest.
Millised on teie tööriistade uuenduspoliitikad?
Kehtivate Odoo Apps Store reeglite kohaselt:
- Iga versioonile 12.0 või varasemale ostetud moodul annab juurdepääsu kõigile versioonidele kuni 12.0.
- Alates versioonist 13.0 tuleb iga mooduliversioon osta eraldi.
- Versioonist sõltumata annab ost õiguse kõigile uuendustele ja veaparandustele peamise versiooni piires.
Pange tähele, et faOtools meeskond neid reegleid ei juhi. Küsimustega pöörduge otse Odoo Apps Store esindajate poole.
Kuidas teie rakendust Odoo.sh-i installida?
Kõige lihtsam lähenemine on kasutada Odoo poe sisseehitatud töövoogu:
1. Avage mooduli leht ja klõpsake nuppu Deploy on odoo.sh
2. Seejärel suunatakse teid GitHubi lehele. Logige kontole sisse, seejärel klõpsake 'Create a new repo' või kasutage olemasolevat. Veenduge, et hoidla on privaatne. Rakendusi ei tohi OPL-1 litsentsi all avaldada. Vajadusel looge Odoo.sh projekti jaoks uus repo
3. Seejärel minge odoo.sh-i ja klõpsake nuppu Deploy. Hüpikaknas esitage otsus ja klõpsake 'Continue.' See käivitab paigalduse.
Need sammud paigaldavad rakenduse projekti tootmisharusse. Kui soovite rakendusi teistesse harudesse juurutada või moodulit uuendada, tehke järgmist:
1. Laadige rakenduse lähtekood Odoo poest üles
2. Tehke moodulile commit vajalikku GitHubi hoidlasse. Veenduge, et ühtegi rakenduse kausta/faili ei ignoreerita (st need ei ole repo .gitignore-s). Hoidlad loob odoo.sh automaatselt ja need võivad vaikimisi sisaldada olulisi kirjeid (nt /lib). Laadige üles kõik mooduli kataloogid, alamkataloogid ja failid eranditeta
3. Juurutage odoo.sh projekti sihtharu või, kui seaded seda eeldavad, oodake, kuni see automaatselt ehitatakse.
Kuidas teie rakendust oma serverisse installida?
2. Taaskäivita Odoo server;
3. Lülita sisse arendajarežiim (tehnilised seaded);
4. Värskenda rakenduste loendit (rakenduste menüü);
5. Leia rakendus ja vajuta „Activate“/„Install“;
6. Järgi rakenduse lehe juhiseid, kui need on olemas.
Märkasin, et teie rakendusel on lisasid. Kas võin need hiljem osta?
Jah, muidugi. Samal ajal lisab Odoo kõik sõltuvused automaatselt ostukorvi, seega peate varem ostetud tööriistad välja jätma, et vältida topeltmakset.
Paigaldasin teie rakenduse Odoo.sh-i ja näen testides hoiatust/viga
Punane/oranž hoiatus ei mõjuta rakenduse funktsioone. Kahjuks ei läbi meie moodulid mõnikord standardseid automaatteste, sest need eeldavad käitumist, mis on vastuolus rakenduse eesmärkidega. Näiteks muudame hinnaarvutust, samas kui standardse Odoo mooduli testid võrdlevad lõpphinda standardalgoritmiga.
Kõigepealt kontrollige juurutatud andmebaasi funktsioone. Kas kõik töötab õigesti?
Kui arvate endiselt, et hoiatus mõjutab tegelikke funktsioone, võtke meiega ühendust ja saatke täielikud paigalduslogid ning kõigi juurutatud moodulite loend (sh tuum ja kolmanda osapoole).
Kas ma saan rakenduse otse teie ettevõttelt osta?
Ei, jagame tööriistu ainult ametliku Odoo rakendustepoe.
Soovin allahindlust
Kahjuks pole meil tehnilisi vahendeid individuaalhindade pakkumiseks.
Kas ma saan rakenduse paigaldada oma Odoo Online (SaaS) andmebaasi?
Ei, kolmanda osapoole rakendusi ei saa Odoo Online’is kasutada. Kahjuks Odoo SaaS blokeerib selle.
Teie tööriist sõltub teistest rakendustest. Kas pean need ostma?
Jah, tööriist vajab kõiki sõltuvustes märgitud mooduleid, et töötada õigesti. Rakenduse lehel märgitud hind sisaldab juba kõiki vajalikke sõltuvusi.
Mis on mooduli hind USA dollarites? Miks see muutus?
Meie moodulite hind on eurodes. Odoo pood teisendab hinnad teistesse valuutadesse oma sisemise kursi järgi. Seega võib USA dollarites hind muutuda, kui kurss uueneb.
Rakenduse ja veebilehe sõnastus muudes keeltes kui inglise on tehisintellekti abil ja kooskõlas ametlike Odoo tõlgetega. Kui märkate viga, saatke pilet tõlgete õigsuse kohta ja parandame selle.
Vigadest teatamine
Kui kohtate vigu või ebajärjekindlat käitumist, võtke julgelt ühendust. Tagame parandused 60 päeva jooksul ostust ja oleme huvitatud tööriistade täiustamisest ka pärast seda perioodi.
Meiega ühenduse võtmiseks pole telefoninumbrit ega krediitkaarti vaja. Piisab lühikesest e-posti registreerimisest, mis ei kesta üle 30 sekundi.
Lisage taotlusse võimalikult palju üksikasju: kuvatõmmised, Odoo serveri logid, täielik kirjeldus probleemi taasesitamiseks jne. Tavaliselt kulub mõni tööpäev, et koostada tööplaan (kui viga kinnitatakse) või anda juhised, mida teha (muul juhul).
Avalikud funktsioonisoovid ja mooduliideed (tasuta arendus)
Oleme tugevalt motiveeritud oma tööriistu parandama ja oleme tänulikud iga tagasiside eest. Kui teie nõuded on üldkasulikud ja neid saab tõhusalt ellu viia, lisab meeskond need meie ülesannete loendisse.
Sellist ülesannete loendit töödeldakse regulaarselt ja lisatasusid ei kaasne. Kuigi me ei saa lubada tähtaegu ega lõplikku kujundust, võib see olla hea viis soovitud funktsioonide saamiseks ilma investeeringute ja riskideta.
Meiega ühenduse võtmiseks pole telefoninumbrit ega krediitkaarti vaja. Piisab lühikesest e-posti registreerimisest, mis ei kesta üle 30 sekundi.
Tööriist paroolide turvaliseks hoidmiseks Odoo-s ühiskasutuseks. Jagatud seifid
198€
Tööriist sügava ja struktureeritud teadmusbaasi loomiseks sise- ja väliskasutuseks. Knowledge System. KMS. Wiki-laadsed redaktsioonid.
398€
Tööriist ajapõhiseks teenusehalduseks alates kohtumiste broneerimisest kuni müügi ja arvustusteni
Tööriist KPI eesmärkide seadmiseks ja täitmise kontrolliks perioodide kaupa. KPI töölaud. Töölaua kujundaja. KPI diagrammid
198€
Tööriist Odoo haldamiseks lemmik AI vestlustest MCP kaudu. Claude. Iga MCP-d toetav AI.
198€
Tööriist Odoo manuste paindlikuks kaustadesse paigutamiseks ja kataloogide sünkroonimiseks pilveklientidega: Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box ja NAS. DMS. Failihaldur. Dokumendihaldussüsteem
Tööriist Odoo manuste automaatseks kahesuunaliseks sünkroonimiseks OneDrive failidega
Tööriist Odoo manuste automaatseks kahesuunaliseks sünkroonimiseks Google Drive failidega
Tööriist Odoo manuste automaatseks kahesuunaliseks sünkroonimiseks ownCloud/Nextcloud failidega