DropBox Odoo Integration v.14
The tool to automatically synchronize Odoo attachments with DropBox files in both ways
This is the tool to integrate DropBox features into your Odoo business work flow. The app automatically stores Odoo attachments in DropBox, and it provides an instant access to them via web links. In such a way users work with files comfortably in the cloud storage, while the results are fully available in Odoo.
- the technical core which provides basic mechanics of auto synchronization. This is a required module for integration.
Sein Preis ist
398€
358€.
- the connector itself which introduces links between Odoo and DropBox.
Sein Preis ist
89€
80€.
- an optional add-on to sync Odoo documents (introduced by the enterprise app 'Documents') with clouds. The features assumed by this add-on are marked by the icon .
Sein Preis ist
44€
39€.
Automatic regular sync
Synchronization between Odoo and DropBox is based on scheduled jobs. No manual interaction is required
Bilateral DropBox sync
Odoo sends attachments to DropBox and retrieves files from there. Binary content is kept in clouds, while Odoo provides direct access to synced items
Any Odoo document types for sync
Decide which Odoo document types should be synced. Customers, opportunities, sale or purchase orders, tasks or issues, employees or users, etc. Custom models are also supported
Instant access for DropBox
The tool redefines Odoo attachments boxes to make work comfortable: download files locally without login, open files and folders in DropBox, use standard Odoo previewers
Compatible with Odoo Enterprise documents
Reflect Odoo Enterprise Documents' structure and items in DropBox. All features (including sharing, downloading, and signing) would anyway work
All DropBox tariffs
Synchronization works for any DropBox tariff, including Personal DropBox (Basic, Plus, Family) and business DropBox (Professional, Standard, Advanced)
DropBox sync history
Sync activities might be logged. Control over files and folders creations, moves, name changes and removals. Just turn on the option 'Log sync activities', and you would be able to observe the history through the button 'Sync logs'
Default folders
The tool let generate default directories' structure for this document type during the very first sync of a related object. For example, for all employees you may have pre-defined folders 'Scans', 'Scans/Official', 'Photos', etc.
Sync any documents you like
Configuring models to sync
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To sync a specific document type, you should add it as a model to sync. Any Odoo model might be chosen
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The app let split models into a few folders based on selected filters. Use any document storable field to distinguish a directory. Have a separate folder for individuals and companies, for European and American opportunities, for quotations and confirmed orders, for each project, etc.
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Limit also documents by relative periods through using date fields of linked documents. For example, leads registered in the last 3 months or invoices updated the last week
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Define name expressions to specify titles of documents' DropBox folders. For instance, to include project name to a task directory
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Prepare hierarchy of default folders to be created when a document directory is synced to DropBox for the first time
Typical use cases
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Projects: have an own DropBox folder for each customer project
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Customers: add all partner files in a single directory available both from Odoo and from DropBox. Modify those using default cloud editors and access them when working in Odoo
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Employees: gather all files by this employee in a single cloud folder: photos, document scans, contracts. Access and upload those from Odoo and DropBox alternatively
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Opportunities: carefully store all specifications, requirements, any files which would let you make a good offer
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Orders: keep all printings and contracts in DropBox with instant availability from Odoo
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Picking operations: save warehouse docs to DropBox.
How synchronization works
Direct Sync
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Direct synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments with cloud'
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Direct sync make all synced Odoo attachments change their type to a link (URL), while binary content is removed with a next Odoo cleaner. So, no actual files would be stored on your Odoo server
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Direct sync checks whether attachments are added or deleted for synced documents. If so, they would be created or removed in DropBox
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Direct sync checks whether a new document type (e.g. sale orders) is added / renamed / replaced in the to-sync-models configurations. If so, this should be reflected in DropBox
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Direct sync checks whether a new document (e.g. quotation SO-001) related to a synced document type is generated / updated / unlinked. If so, the connector would make the same changes in DropBox
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The final goal of direct DropBox integration is to have the structure 'Odoo / Document Types / Documents / Files. For example, 'Odoo / Quotations / SO019 / commercial offer.pdf'
Backward Sync
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Backward synchronization is based on the scheduled job 'Synchronize attachments from cloud'
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Backward sync checks whether any items are added to a DropBox document folder. If so, the app would create URL attachments for that items in a linked Odoo object
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Backward sync checks whether any items are deleted / moved in a cloud document folder. If so, a linked Odoo attachment would be also unlinked or moved
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Backward sync checks whether any item is renamed in DropBox. If so, a chained Odoo attachment should be also renamed
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In DropBox folders you can put not only files but also child folders. In that case a link for this folder (not its content) would be kept in Odoo attachments
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If you deleted a folder related to this document type or this document, their child files would be deleted as well. Thus, Odoo would remove related attachments. The folders, however, will be recovered with a next direct sync
DropBox URLs
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DropBox has a specific way to generate links for existing files and folders. In particular, there are no concepts of internal or private URLs. Instead, each DropBox item might get so-called shared URLs. Such shared links are either public or team-only. Moreover, the latter feature is available only for DropBox business account
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This tool relies upon share links' mechanics. It means, that each attachment link is either public (all personal DropBox accounts) or team-only (all business DropBox accounts)
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Sometimes it is considered to be not fully safe. Although website URLs will be hardly known by external users, there is a slight chance that they become available as a result of some user actions. Besides, sharing links generation is not super fast and might make a sync process slower. That is why the feature to switch off sharing urls is introduced
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If checked, all DropBox urls in Odoo will be of type https://www.dropbox.com/home/Odoo/[PATH]. Such links will not work in quite a many cases. Thus, if you need to open DropBox files / folders from Odoo, be careful with the setting 'No links to DropBox from Odoo'
Misc notes
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The connector works on a queue (first in - first out) principle: it tries to firstly reflect the oldest changes
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Each sync, especially the very first one, might take quite a long. It is not recommended to make sync too frequent: once an hour seems reasonable frequency
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File names and content should be managed in DropBox: each backward sync would recover DropBox names, Odoo is here less important
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Try to avoid the following symbols in folders' and files' names: *, ?, ", ', :, <, >, /, +, %, !, @, \, /,. Direct sync will replace such symbols with '-'. It is done to avoid conflicts with file systems.
Odoo Enterprise Documents
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The special add-on 'Cloud Sync for Enterprise documents' is introduced to synchronize DropBox with the Odoo app 'Documents' (the latter is distributed under the Odoo Enterprise license)
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Based on that add-on the Odoo documents' hierarchy would be reflected within the folder 'Odoo / Odoo Docs'
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Each Odoo folder would have a linked DropBox folder. Take into account that folders created in the cloud storage will be synced as Odoo attachments. The key principle is: folders are managed by Odoo, files are managed by the cloud client
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All files are synced with the same logic as usual attachments. Files created in Odoo will be added to the cloud storage and will be replaced with links in Odoo. Files created in cloud storage will generate URL attachments within a paired documents directory
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Standard DropBox sync and integration with Enterprise Documents are done within the same jobs. Avoid the scenarios when a single file is synced as a simple Odoo attachment and as an Odoo document simultaneously
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Odoo spread sheet files are not synced by the connector: so, they are still manageable in Odoo
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Please do not name synced models as 'Odoo Docs'. This is the reserved name for Odoo Enterprise Documents.
Konfigurations- und Installationstipps für DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Python dependency
The tool depends on external libraries 'dropbox'. Install this library for your Odoo server through the command:
pip3 install dropboxConfiguration and log in
- Follow the url https://www.dropbox.com/developers/apps/create
- Choose an API as 'Scoped access'
- Choose the type of access as 'Full Dropbox'
- Select any suitable name for the app and push the button 'Create app'
- Add the redirect URI as [YOURODOOSITENAME]/dropbox_token (e.g. https://faotools.com/dropbox_token). A valid SSL certificate (https) is required
- Grant permissions to the app: 'Account Info (Read)', 'Files and folders Metadata (Write)', 'Files Content (Write)', 'Collaboration (Write)'. For team DropBox assign also 'Team Data Members', 'Members (Read)'. Make sure no other permissions are assigned.
- Submit App
- Go to Odoo general settings - DropBox
- Copy App Key, App secret, and redirect URI to the Odoo configuration page
-
For team DropBoxes only
- Check the box 'DropBox Team'
- Set an email of DropBox user. Inside this user folder all Odoo related items would be created and only after that they are shared to all other users. Under this user all files and folders are created, changed, moved, and deleted
- Choose a suitable name for the root Odoo folder, e.g. 'Odoo' or 'ERP'
- Press Save
- Press 'Login and Confirm'
Create a DropBox app
Set up DropBox App: redirection URL
DropBox permissions for personal accounts
DropBox permissions for business accounts
Set up Odoo for DropBox integration
Odoo server configuration and cron job configuration
To make sure the synchronization works correctly apply proper timeouts to the Odoo configuration file: LIMIT_TIME_CPU, LIMIT_TIME_REAL, LIMIT_TIME_REAL_CRON should be more than 900 seconds.
For Odoo.sh this should not be done, since timeouts are predefined and are not configurable.
Then, timeout should be entered to your Odoo. To that goal find the section 'Settings' on the app configuration page and copy the number there.
Afterwards, it is needed to make the cron jobs suit the applied timeouts. In the debug mode go to the Settings > Technical > Automation > Scheduled Jobs:
- Set up the job 'Synchronize attachments with cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour +timeout. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution - at 08:15
- Set up the job 'Synchronize attachments from cloud' as (a) frequency - 2*timeout; (b) the next execution as the next hour + timeout*2. For example, for 900seconds timeout: frequency - as 30minutes; the next execution- at 08:30.
Reconnection
Reconnection might be required for the case a refresh token is expired and when you migrate the app from previous versions. In such a case:
- Press the button 'Reconnect'
- Press the button 'Login and confirm'
Häufig gestellte Fragen zu DropBox Odoo Integration Odoo v.14
Kann ich die Häufigkeit der Synchronisierungsjobs ändern?
Ja, das geht. Gehen Sie so vor:
Debug-Modus einschalten
Technische Einstellungen > Automatisierung > Geplante Aktionen öffnen
Die Jobs «Synchronize attachments with cloud» und «Update attachments from cloud» suchen.
Machen Sie sie nicht zu häufig. Ein Job sollte fertig sein, bevor der nächste startet. Die Einstellung hängt davon ab, wie viele Elemente zu synchronisieren sind. Üblich ist eine Frequenz zwischen 15 Minuten und 4 Stunden.
Setzen Sie außerdem ausreichende Zeitlimits in der Odoo-Konfigurationsdatei. LIMIT_TIME_CPU und LIMIT_TIME_REAL müssen mindestens so groß sein wie die geplante Cron-Zeit. Ab Version 13 beachten Sie auch LIMIT_TIME_REAL_CRON.
Wichtiger Hinweis für Odoo.sh-Kunden: Die maximale Laufzeit eines Cron-Jobs kann auf 15 Minuten begrenzt sein.
Kann ich eine andere Struktur der synchronisierten Verzeichnisse einrichten als die von der Synchronisierung vorgesehene?
Nein, diese Funktion gibt es erst ab Version 15. Davor arbeitet das Modul mit einer festen Ordnerstruktur:
Odoo - Stammordner für den Sync
Modelle - Ordner je Odoo-Dokumenttyp. Zum Beispiel «Projects», «Partners». Über die Domain kann es spezifischere Ordner geben: «Customer 1 Projects», «Projects of the Customer 2», «Internal Projects» usw.
Objekte - Ordner je Dokument, z. B. «Project 1» oder «Customer 1»
Dateien und Ordner zu diesem Odoo-Dokument, die synchronisiert werden.
Daraus kann zum Beispiel werden:
Odoo / Projects / Project 1 / Dateien und Ordner zu Projekt 1
Odoo / Customer 1 Projects / Project 1; Odoo / Customer 2 Projects / Project 3, ...
Odoo / Customers / Customer 1 / Dateien und Ordner zu Kunde 1
Die Struktur ist immer flach: nur diese Hierarchieebenen. Verschiedene Dokumenttypen gehören nicht in denselben Zweig. Im Ordner «Customer 1» können nicht zugleich Aufträge, Rechnungen und Projekte liegen. Jeder Dokumenttyp hat eigene(n) Ordner. Sonst wäre der Rückwärts-Sync nicht möglich, weil kein Kriterium bleibt.
Muss ich in Odoo spezielle Benutzerzugriffe einrichten?
Nein, das Tool nutzt einen einzigen Benutzer-Endpunkt. Alle Sync-Prozesse laufen unter einem Cloud-Admin (App). Zugriffsrechte für erstellte Ordner / Dateien werden nicht automatisiert. Verwalten Sie diese in Ihrer Cloud-Speicherlösung.
Wo werden die synchronisierten Dateien gespeichert? Werden sie in Odoo und in den Clouds dupliziert?
Die App geht davon aus, dass der Binärinhalt der Anhänge im Cloud Client statt auf dem Odoo-Server liegt. Solche Anhänge werden in Odoo vom Typ URL, und Sie können jederzeit aus der Anhangsbox oder aus dem Cloud Client darauf zugreifen.
Nach der Einrichtung sind keine manuellen Schritte nötig, die Synchronisierung läuft vollautomatisch. Legen Sie fest, welche Odoo-Dokumenttypen synchronisiert werden, und richten Sie für jeden ein zugehöriges Modell ein (Kunden, Verkaufs- oder Einkaufsaufträge, Aufgaben, Projekte usw.).
Kann ich mehrere Ordner für denselben Dokumenttyp anlegen? Zum Beispiel interne Projekte und Kundenprojekte?
Ja, das geht. Legen Sie dazu für jede Variante eine Regel an und setzen Sie Filter, zum Beispiel nach Projekttyp.
Machen Sie die Filter einander ausschließend, damit ein Dokument eindeutig zugeordnet wird. Zum Beispiel: „Kunde, aber nicht Lieferant“, „Lieferant, aber nicht Kunde“. Sonst springt der Dokumentordner von einem Modell zum anderen.
Brauche ich nur die App Cloud Storage Solution?
Nein, das Tool ist nur der technische Kern. Sie brauchen außerdem den Connector für Ihren Cloud-Client.
Ist es in Ordnung, wenn ich viele Objekte synchronisieren muss, zum Beispiel 10000?
Ja, auch wenn bei vielen Ordnern/Anhängen der Prozess langsam sein kann. Kunden berichteten jedoch von Umgebungen mit >10k Partnern und ~5k Produktvarianten, und die Abläufe waren akzeptabel.
Einige Punkte:
- Der Sync ist so gebaut, dass jedes Element synchronisiert wird und nicht verloren geht, auch wenn es nicht schnell ist. FIFO-Warteschlangen und das Commit jedes Jobs garantieren das.
- Die Objektzahl lässt sich logisch begrenzen. Die Modellkonfiguration erlaubt, veraltete Elemente auszuschließen (z. B. archivierte Partner oder Aufträge von vor 2 Jahren).
Ist eine Echtzeit-Synchronisierung möglich?
Nein. Es gibt starke Gründe gegen Echtzeit-Sync:
Leistung. Bei Echtzeit-Sync führt jeder Datei-Upload zum Ladebildschirm.
Konflikte. Ändern 2 Benutzer gleichzeitig ein Element, kann das unlösbar werden. Bei regulären Jobs können wir das danach beheben; in Echtzeit müsste eine Warteschlange her, das wäre noch verwirrender.
Funktion. Besonders Umbenennen und Umstrukturieren. Der Rückwärts-Sync stützt sich strikt auf die Verzeichnisslogik und prüft bei jedem Lauf 100 % der Elemente. Nach jeder Änderung wären das Tausende Anfragen pro Sekunde. Sonst gingen Änderungen verloren.
Kann ich die Standardnamen der Ordner in den Clouds ändern?
Sie können den Modellverzeichnissen (Verkaufsaufträge, Chancen, Lieferanten usw.) für jeden Dokumenttyp einen eigenen Namen geben.
Für Objektordner (SO-001, John Smith usw.) nutzt das Tool die Odoo-Methode für den Anzeigenamen. Sie können das mit einem Namensausdruck ändern. Es gilt die Syntax der Odoo-E-Mail-Vorlagen.
Kann ich Anhänge mit mehreren Cloud-Clients synchronisieren
Nein, diese Funktion gibt es erst ab Version 15.
Wir nutzen einen speziellen Editor in unseren Clouds (z. B. OnlyOffice, Office 365 usw.). Würden Dateien in diesem Editor geöffnet?
Ja, abhängig von der Konfiguration Ihres Cloud-Clients.
Wie sind die Update-Richtlinien Ihrer Tools?
Laut den aktuellen Richtlinien des Odoo Apps Store:
- Ein fur Version 12.0 oder fruher gekauftes Modul gibt Zugang zu allen Versionen bis 12.0.
- Ab Version 13.0 muss jede Modulversion separat gekauft werden.
- Unabhangig von der Version berechtigt der Kauf zu allen Updates und Fehlerbehebungen innerhalb einer Hauptversion.
Das faOtools-Team steuert diese Richtlinien nicht. Fragen richten Sie bitte direkt an die Vertreter des Odoo Apps Store.
Wie installiere ich Ihre App auf Odoo.sh?
Der direkteste Weg ist der integrierte Ablauf des Odoo Stores:
1. Offnen Sie die Modulseite und klicken Sie auf Deploy on odoo.sh
2. Sie werden zu GitHub weitergeleitet. Melden Sie sich an und klicken Sie auf Create a new repo oder nutzen Sie ein vorhandenes. Das Repository muss privat sein. Apps unter OPL-1 durfen nicht offentlich gemacht werden. Legen Sie bei Bedarf ein neues Repo fur das Odoo.sh-Projekt an
3. Gehen Sie zu odoo.sh, klicken Sie auf Deploy, bestatigen Sie und klicken Sie auf Continue. Die Installation startet.
Damit wird die App auf dem Production-Branch installiert. Fur andere Branches oder Updates:
1. Laden Sie den Quellcode aus dem Odoo Store
2. Committen Sie das Modul in das GitHub-Repository. Keine App-Ordner/Dateien durfen in .gitignore stehen. Von odoo.sh erzeugte Repos ignorieren oft wichtige Pfade (z. B. /lib). Laden Sie alle Modulverzeichnisse und Dateien hoch
3. Deployen Sie den Ziel-Branch des odoo.sh-Projekts oder warten Sie auf den automatischen Build.
Wie installiere ich Ihre App auf meinem eigenen Server?
2. Starten Sie den Odoo-Server neu;
3. Schalten Sie den Entwicklermodus ein (technische Einstellungen);
4. Aktualisieren Sie die App-Liste (Apps-Menü);
5. Finden Sie die App und klicken Sie auf Activate/Install;
6. Folgen Sie den Hinweisen auf der App-Seite, falls vorhanden.
Ihre App hat Zusatzmodule. Kann ich sie spater kaufen?
Ja. Odoo legt alle Abhangigkeiten automatisch in den Warenkorb. SchlieBen Sie bereits gekaufte Tools aus, um nicht doppelt zu zahlen.
Ich habe Ihre App auf Odoo.sh bereitgestellt und sehe eine Warnung/einen Fehler in den Tests
Eine rote/orange Warnung beeinflusst die Funktionen der App nicht. Manchmal bestehen unsere Module die Standard-Automatiktests nicht, weil diese ein Verhalten erwarten, das unseren Zielen widerspricht. Zum Beispiel andern wir die Preisberechnung, wahrend die Odoo-Tests den Endpreis mit dem Standardalgorithmus vergleichen.
Prufen Sie zuerst die Funktionen der bereitgestellten Datenbank. Funktioniert alles?
Wenn Sie dennoch annehmen, dass die Warnung echte Funktionen betrifft, senden Sie uns die vollstandigen Installationsprotokolle und die vollstandige Liste der bereitgestellten Module (Kern und Drittanbieter).
Kann ich Ihre App direkt bei Ihnen kaufen?
Nein, wir vertreiben die Tools nur uber den offiziellen Odoo Apps Store.
Ich mochte einen Rabatt
Leider haben wir keine technischen Mittel fur individuelle Preise.
Kann ich die App auf meiner Odoo Online (SaaS)-Datenbank installieren?
Nein, Drittanbieter-Apps konnen nicht auf Odoo Online genutzt werden. Odoo SaaS blockiert das.
Ihr Tool hangt von anderen Apps ab. Muss ich diese kaufen?
Ja, das Tool benotigt alle als Abhangigkeit markierten Module. Der Preis auf der App-Seite enthalt bereits alle noetigen Abhangigkeiten.
Was kostet das Modul in US-Dollar? Warum hat sich der Preis geandert?
Die Preise unserer Module sind in Euro festgelegt. Der Odoo Store rechnet nach seinem internen Wechselkurs um. Der Preis in US-Dollar kann sich andern, wenn der Kurs aktualisiert wird.
Die Texte der App und Website in anderen Sprachen als Englisch werden KI-gestützt erstellt und an die offiziellen Odoo-Übersetzungen angeglichen. Wenn Sie einen Fehler entdecken, ein Uebersetzungs-Ticket senden und wir korrigieren es.
Fehlermeldung
Wenn Sie auf Fehler oder inkonsistentes Verhalten stoßen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir garantieren eine Reparatur innerhalb von 60 Tagen nach dem Kauf und sind auch nach diesem Zeitraum stark daran interessiert, unsere Werkzeuge zu verbessern.
Sie benötigen keine Telefonnummer oder Kreditkarte, um mit uns Kontakt aufzunehmen. Sie sollten nur eine kurze E-Mail-Anmeldung durchführen, die nicht länger als 30 Sekunden dauert.
Bitte nehmen Sie moglichst viele Details in Ihre Anfrage auf: Screenshots, Odoo-Serverprotokolle, eine vollstandige Beschreibung zur Reproduktion Ihres Problems usw. Normalerweise dauert es einige Werktage, einen Arbeitsplan fur ein Problem zu erstellen (wenn ein Fehler bestatigt wird) oder Ihnen Hinweise zum weiteren Vorgehen zu geben (andernfalls).
Öffentliche Funktionsanfragen und Modulideen (kostenlose Entwicklung)
Wir sind stark motiviert, unsere Tools zu verbessern und wären für jedes Feedback dankbar. Wenn Ihre Anforderungen von öffentlichem Nutzen sind und effizient umgesetzt werden könnten, nimmt das Team diese in unsere To-Do-Liste auf.
Eine solche To-Do-Liste wird regelmäßig bearbeitet und erfordert keine zusätzlichen Gebühren. Obwohl wir keine Fristen und keinen endgültigen Entwurf versprechen können, könnte dies eine gute Möglichkeit sein, die gewünschten Funktionen ohne Investitionen und Risiken zu erhalten.
Sie benötigen keine Telefonnummer oder Kreditkarte, um mit uns Kontakt aufzunehmen. Sie sollten nur eine kurze E-Mail-Anmeldung durchführen, die nicht länger als 30 Sekunden dauert.
Das Werkzeug, um Passworter in Odoo sicher gemeinsam zu halten. Geteilte Tresore
198€
Das Werkzeug, um KPI-Ziele zu setzen und die Erfullung je Periode zu kontrollieren. Dashboards. Diagramme
198€
Das Werkzeug fur eine tiefe Wissensdatenbank intern und extern. KMS. Wiki-Revisionen
398€
Das Werkzeug fur terminbasierte Dienste von der Buchung bis Verkauf und Bewertungen
Das Werkzeug, um Odoo aus Ihren KI-Chats per MCP zu steuern. Claude. Jede MCP-KI.
198€
Das Werkzeug, um Odoo-Anhange in Ordnern zu strukturieren und mit Google Drive, OneDrive/SharePoint, Nextcloud/ownCloud, Dropbox, Amazon S3, Box und NAS zu synchronisieren. Dateimanager. DMS
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit OneDrive
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit Google Drive
Das Werkzeug zum bidirektionalen Sync von Odoo-Anhangen mit ownCloud/Nextcloud